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如何保证ERP系统数据准确性
作者:admin;更新时间:06-10 14:27

  在ERP(EntERPrise Resourse Planning企业资源计划)行业内流传着这么一句经典的名言”输入的是垃圾,输出的也是垃圾” ,同时许多经验丰富的实施顾问谈到ERP实施体会时说,要成功实施ERP系统,”三分靠技术,七分靠管理,十二分靠数据” 。ERP并不是全部的,ERP系统只有在数据准确、完整、及时的情况下才能发挥作用,否则只能带来错误的结果,可以肯定的说准确的管理数据是ERP系统运行的依据。

  首先判定ERP系统数据准确度是从实施开始的那一次基准数据录入开始的:

  1 实施前的基础数据整理

  收集完整而准确的基础数据,是ERP成功实施的必要条件。实施ERP并不只是购买和安装一套软件,在正式运行之前有很多工作要做,基础数据的收集准备就是一项很重要的工作。

  ERP系统如果没有基础数据的支持就成了无源之水无本之木,是无法运行的。而且如果支持系统运行的基础数据是错误的或不完整的,那么系统运行后也只能得到错误结果和不完整的信息,更不能提供给需求者有效的信息。因此,基础数据的准备可以说直接影响到系统能否正常运行,不可轻视。有了这些基础数据,将能够反应出企业拥有资源的现状,生产能力现状以及工作流程现状。认识到基础数据收集在实施ERP项目中的地位和作用的同时,更要注重研究基础数据收集的具体方法,并且按照数据准备的原则和要求将所需数据收集准确完整,才能保证ERP项目的顺利实施。基础数据是ERP正常运行的基础。但ERP上线后,系统里的数据是不是能够反映现实情况,就要看期初数据能不能及时准确地录入系统了。在这个阶段需要ERP实施顾问起到督促鼓励及指导的作用,同时强调数据准确的重要性,企业高层积极参与。大量的基准数据进行ERP系统登录是及其枯燥的工作,却又必不可少。在ERP系统上线后的一个月内,需要通过核对手工账和实物,检查系统数据是否准确,并查出差异所在,进行调整。

  由于期初数据反映的是某个时间点的数据,因此过早准备是没有意义的,这些事务处理数据都是动态的,每天都在变化。因此期初数据准备需要安排一个精密的合理的时间表。在上线之前一个月内进行全面的库存盘点,并在财务上进行盘盈盘亏处理。

  数据质量是数据的生命,因为错误的数据没有任何现实的意义,反而是系统无法上线或者掉线的导火索。保证数据质量是时时刻刻要做的事情。ERP实施的成功率不高,在这其中由于ERP数据不准造成失败更是占了很大的比例。所以必需控制住数据质量,但不管如何努力,数据都不大可能百分百的准确。我们所谈的数据准确是指数据的错误率控制在可以接受的范围之内,并逐步求精。企业要有一套高效的管理制度保证及时发现并处理数据差异。在ERP实施期间,企业也要为数据的损失做好“买单”的准备,有时重复工作是不可避免的,也可能会因处理账实不符而需要财务费用。在ERP应用期间,短期的对不上账,只要是控制在范围之内,就可以接受,俗话说“一段浊水、一段清水” ,只要坚持严格管理和定期核查,数据质量很快就会提高。

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  2 系统越权功能的开发

  2.1 内部顾问的成长

  在ERP系统实施之初,企业出于对未来的考虑,会选派一些各职能部门对本职工作尽职尽力的骨干人员作为ERP系统的关键人员,也就是未来的内部顾问,随着知识的沉淀,工作经验的日益增长,对ERP系统的使用已经是炉火纯青。企业在进行系统简单的二次开发过程中,完全可以由内部顾问独立完成,不需要软件供应商的参与(前提是软件供应商授予权限)。这样为企业在成本方面节减了不少。

  2.2 越权功能的诞生

  看到了企业内部顾问的能力如此之高,公司领导感到了欣慰,同时也给一些投机取巧的人创造了机会。不仅仅是企业内部人员,也涉及到了外协厂的库存保管员。这些人员会想尽各种各样的办法请求追加一些系统功能,用来处理库存帐务不一致的问题。甚至有的系统开发了这样的一种功能:不同的部件之间在ERP系统上可以直接转换。这种功能从诞生之日起就收到很多人欢迎,对于维护库存的准确性更少人关心,只要发现库存差异就可以使用这种类似的功能进行平账,如此员工们有了依赖性,方便了懒惰的,不负责任的员工,也影响了努力工作的员工,使得员工对本职工作失去了热情,产生了消极的影响,混乱了库存现况。

  2.3 改善对策

  2.3.1 权限谨慎发放

  严格控制系统权限,进行系统权限申请的过程中,进行严格把关,签订保证书,禁止滥用系统权限,违规者严厉处罚,上级领导承担相关责任。

  2.3.2 权限外部管理

  重要权限的管理不进行内部管理,交由软件供应商维护,这样的话,在申请权限的过程中会经过更专业的审核,加大了权限的申请难度。

  2.3.3 功能扩展审核

  通过一次的ERP实施不可能全面的覆盖企业的所有流程,通常企业业务流程扩展的时候,也通常标志着ERP进行二次开发的,每次开发会耗费人力,物力,财力,功能扩展进行严格审核不仅是为了控制成本,也是为了减少不必要及投机取巧的二次开发。

  3 库存盘点的有效性

  库存盘点是企业对仓库物料计量单位进行实地点算,以摸清家底,保证物料账实相符的一项常规且必要的工作。账实相符是企业仓库管理及生产管理的基本要求,也是企业信息化系统有效运行的重要前提,关联到生产计划,采购计划等一系列的重要工作。

  3.1 盘点准备

  失败的盘点既不能摸清家底、提升管理,又浪费了大量的人力和物力,所以盘点前充分准备、合理筹划是非常必要的。盘点准备主要是成立盘点工作组,制定盘点方案,确定盘点范围、盘点方式、盘点日程表等工作安排。要召开动员会,同时先对盘点人员进行培训,各盘点小组负责人、仓管员、盘点人员组织各自的碰头会,以明确工作安排,盘点物料位置,人员分工等,确保盘点工作务实高效。盘点前,物料要先整理归类,放置在同一区域,盘点用的报表、表格、卡片、手叉车、堆高机、人字梯也要事先准备好。盘点之前停止一切物流,使ERP的库存数据停留在静止状态。

  3.2 实施盘点

  盘点应由盘点总指挥统一部署,下设盘点小组、稽核小组、统计小组、保障小组等。各盘点小组组长及对应仓管员负责分管库位区域的盘点,各部门部长到岗督促、协调盘点过程中的细节,盘点过程中遇到任何异常及时向盘点总指挥报告,这样从组织上保证盘点工作责任到人。稽核组在盘点结束后对盘点情况进行抽查,检查盘点卡上的物料编码、库位、数量与真实环境是否相符,记录抽查的结果,并对差异大的物料要求重新盘点。统计小组则准确无误地将盘点卡上的物料编码、库位、数量统计到专用电子表格。应将生产线物料与仓库物料区分开来。如有仓库物料存放于生产线,需要明确标示物料所属部门。对于盘点出的车间不良品应按退料手续办理退库,对于仓库不良品应办理供应商退货,并在退货后及时传递退料单到录单员,以便扣减供应商货款。盘点过程中如发现没有编码的物料(如呆滞品、报废品),都集中到一个指定的地方并记录,以便问题点进行检讨后的集中处理。

  3.3 盘点结果

  每家企业的产品各不相同,生产规模大小不一,管理复杂度不均,管理水平也参差不齐,但是盘点的结果却几乎相同,库存准确不现实,但不论哪一类库存的差异肯定都会在允许的误差以内。

  3.4 盘点漏洞

  首先,就是盘点人员的选择,老员工有经验,对物料比较熟悉,对账容易,但同时也是”老油条”,最容易偷懒;另一方面,接受盘点的部门中也有老员工,都是老员工必定就会有一定的”交情”,老同事开了口,往往都是睁一只眼闭一只眼,如何婉拒。若是启用新员工作为盘点人员,即使进行了盘点前的培训,部件也不可能全部牢记,而且由于自己是新员工,也不敢得罪人,怕影响自己未来的职业生涯。

  其次,就是在实施盘点之前,利用系统的越权功能提前处理是ERP系统的数据,盘点结果已经在预料之内了,那么这样的话就失去了盘点的意义。

  3.5 改善对策

  3.5.1 权限屏蔽

  严格控制系统权限,进行系统权限申请的过程中,进行严格把关,签订保证书,禁止滥用系统权限,违规者严厉处罚,上级领导承担相关责任。

  3.5.2 高层抽查

  公司的领导人高度重视盘点工作,组织抽查小组,盘点结束后亲自进入盘点现场进行抽查。

  3.5.3 奖惩制度

  奖惩制度建立,不仅针对库存保管员,同样适用盘点人员,激励与约束双方认真对待盘点工作。

  3.5.4 盘点外包

  将盘点的工作交给第三方处理,同时高层的抽查与奖惩制度必不可少。

  高层领导通常只会在盘点结束后关心库存的准确程度,展现在他们面前的数据都是一些”谎言”,却换来了”真实”的庆功酒。

  结束语

  维护ERP系统数据的准确性不仅是在ERP上线之初所做的工作,系统顺利上线不代表一切都结束,仅仅是个开始,不应该是结束,更应该以”终”为”始”,继续努力,维护数据的准确度是一个艰难而又漫长的艰巨任务。


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