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浅议ERP系统的会计控制节点
作者:admin;更新时间:06-10 14:22

  伴随着业务的迅速发展,越来越多的企业实施了ERP系统(EntERPrise Resources Planning 企业资源计划),同时也建立了内部会计控制体系,在实现企业信息化的同时,也为企业的会计控制提供了更强有力的手段和措施,从而保障会计信息的可靠性,企业资产的安全性和合法性。

  ERP系统实现企业资源的较优调配,利用其先进的管理思想,以其在财务方面的核心价值体现,有效地融合会计控制思想,在经济活动各环节进行有效地控制:

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  1、货币资金的会计控制

  货币资金主要包括现金、银行存款、其他货币资金等,是企业的“血液”,其重要性不言面喻,2001年我国颁布了《内部会计控制规范-货币资金(试行)》。结合规范,ERP系统主要通过以下三方面实现控制。

  1.1 收支两条线

  ERP系统通过应收、应付模块严格执行收支两条线,应收模块主要核算销售收款以及杂项收款(如罚款收入、废料款收入)等,应付模块主要核算材料付款(含预付款,下同)、固定资产付款、员工借款、费用报销等。通过对业务的分类,并划分为不同的模块,实现收支两条线运作。

  1.2 出纳与会计的职务分离

  ERP系统不仅对业务进行了分类,而且根据内部控制的需要,也对一些关键岗位的功能作了分类。比如销售会计操作应收模块,材料会计操作应付模块,实现对业务的审核及记账、复核等,出纳操作现金模块,实现资金的对账、银行调节等。

  1.3 预算控制

  预算控制贯穿整个ERP系统,对每一个会计科目对应的业务实现逐笔控制,货币资金相关的业务自然也是其中的一个控制点。其他业务(如实物资产、采购、销售、成本费用等)的预算控制类同,以下不再累述。

  2、实物资产的会计控制

  实物资产主要是企业拥有或者能够控制的有形资产,主要包括存货和固定资产,它们在企业资产总额中的比重较大,是企业进行经营活动的基础。2001年我国颁布了《内部会计控制规范-基本规范(试行)》,明确指出:“单位应当建立实物资产管理的岗位责任制度,对实物资产的验收入库、领用、发出、盘点、保管及处置等关键环节进行控制,防止各种实物资产被盗、毁损和流失。”

  由于ERP系统中存货业务与采购、生产、销售环节的业务较为密切,并在其中有较为详尽的描述,所以本部分内容以固定资产为主。结合规范,ERP系统主要通过以下四方面实现控制。

  2.1 固定资产增加环节的控制

  在增加环节的控制包括预算控制、不同增加方式的控制等两方面。

  2.1.1 预算的控制,主要通过会计科目进行金额控制。

  2.1.2 不同增加方式的控制

  2.1.2.1 外购的固定资产(含融资租赁等):发票结算在应付模块处理,完成之后,将相关信息传递到固定资产模块并产生或调整相应的固定资产信息。由此做到财务结算与实物验收、管理的统一,落实验收入库的控制节点。

  2.1.2.2 自制的固定资产:完工之后,实物转移到资产使用部门时,同时在固定资产模块手工增加固定资产信息,其业务通过中转会计科目控制,以实现两者的统一。实物完工转出时,借:固定资产中转,贷:库存商品、应交税费-应交增值税;增加固定资产信息时,借:固定资产,贷:固定资产中转。(笔者注:以下中转会计科目的相关会计分录类同,不再累述)。如果固定资产中转科目未结平,则此环节存在问题,需要进一步核查。

  2.2 固定资产入库后的控制

  2.2.1 编号管理:对于每一笔固定资产,都按照编码规则编有的号码。

  2.2.2 责任人管理:对于每一笔固定资产,都明确相应的责任人。

  2.2.3 存放地点管理:对于每一笔固定资产,都指定具体的物理存放地点。

  2.2.4 使用部门管理:对于每一笔固定资产,都明确有相应的使用部门。

  2.3 固定资产使用过程中的控制

  2.3.1 资产移送的控制:资产在内部移动时,其所对应的责任人、存放地点、使用部门等也做相应的变更记录,以此跟踪实物移动的轨迹。

  2.3.2 资产折旧的控制:固定资产模块对每一笔固定资产都将其归属于某一个类别,每个类别下有统一的折旧方法、年限、残值率等,由此防患个别资产计提折旧时未遵循国家有关规定。在计提折旧时,相应的折旧费用科目也计入到相关使用部门的费用账上,做到一一对应,由此避免误提或错提折旧。

  2.4 固定资产处置的控制

  固定资产处置一般包括两种情况,即销售或报废。对于此环节的控制,ERP系统也是通过中转类会计科目进行岗位间的相互牵制,固定资产模块记录资产处置的相关信息,并留有中转会计科目的余额,对应的应收模块记录相应的发票和收款信息,并将中转会计科目余额结平。

  3、采购与付款的会计控制

  采购业务是企业生产经营、管理活动得以顺利进行的重要保证,采购部门根据业务部门的需要购入各种物质,满足生产和管理的需要。《内部会计控制规范-基本规范(试行)》中明确指出:“单位应当合理设置采购与付款业务的机构和岗位,建立和完善采购与付款的会计控制程序,加强请购、审批、合同订立、采购、验收、付款等环节的会计控制,堵塞采购环节的漏洞,减少采购风险。”,2002年我国颁布了《内部会计控制规范-采购与付款(试行)》,作了更详细的规范。结合规范,ERP系统主要通过以下三方面实现控制。

  3.1 事前控制

  3.1.1 预算控制:主要通过会计科目进行金额控制。

  3.1.2 计划控制:ERP系统解决的核心问题之一就是物料需求计划,ERP系统通过严谨的计算,得出物料的需求计划,包括需要什么物料,何时需要,需要多少,向谁采购、由谁负责等详细信息。

  3.2 事中控制

  3.2.1 岗位分离控制:在ERP系统中,物料需求计划来源于计划模块,主要是物料和数量以及供应商,一般由计划部门负责;采购价格一般有财务人员参与,最终定价后由财务部门管理,并录入和管理报价单或一揽子协议,按照协议明确的时段控制具体供应商的采购价格;采购合同的订立由采购员负责,由采购主管负责审批;采购入库由仓储部门在库存模块处理;结算与付款由财务部门在应付模块处理。贯穿于整个采购与付款环节的各个节点分别由相关部门负责,分离不相容的职责。

  3.2.2 请购与审批控制:请购单一般来源于计划模块的物料需求计划,在此已经基本确定了供应商、物料、数量,以及要求的送货日期等,而采购价格一般来源于一揽子采购协议或报价单,属于事先约定的内容。采购员根据请购单形成采购订单合同,并根据实际情况作适当的调整,最后由采购主管审批。

  3.2.3 入库控制:仓管员严格根据采购订单合同所约定的供应商、物料、数量、送货日期等在ERP系统库存模块作接收事务处理,并验收入库,不允许挪用或超额接收(累计数控制)或无订单接收,从而与采购环节保持一致。

  3.3 事后控制

  3.3.1 发票结算控制:供应商按照要求开来增值税发票,材料会计在此环节进行控制。首先将发票与采购订单、入库单进行匹配,确保供应商、物料、采购数量、入库数量等信息的一致,并对数量的进行累计控制,即发票累计数量不允许超过该订单该物料的采购订单数量,更不允许超过入库累计数量;其次对发票单价进行复核,确保其与一揽子采购协议或报价单一致;最后根据ERP系统计算的发票总额与实际发票总额进行比对,对数量、单价再一次验证。

  3.3.2 付款控制:应付模块在付款方面实行三方面的控制。首先,付款申请一般来源于ERP系统的资金需求计划,资金需求计划是由ERP系统根据发票及到期日自动计算而来,由此可以避免未到期的付款;其次付款必须匹配供应商及发票才能付款,而且是对发票余额付款,不是发票票面金额,另外,如果发票要求是银行承兑汇票的付款方式,则ERP系统也不允许用现金或银行存款进行支付;最后,对于有预付款的供应商,ERP系统会提示操作用户对此供应商先核销预付款,再作付款,防患重复付款。

  4、销售与收款内部会计控制

  销售与收款是企业销售商品、提供劳务以及由此引起的款项收取的业务活动。《内部会计控制规范-基本规范(试行)》中明确指出:“单位应当在制定商品或劳务等的定价原则、信用标准和条件、收款方式等销售政策时,充分发挥会计机构和人员的作用,加强合同订立、商品发出和账款回收的会计控制,避免或减少坏账损失。”,2002年我国颁布了《内部会计控制规范-销售与收款(试行)》,作了更详细的规范。结合规范,ERP系统主要通过以下三方面实现控制。

  4.1 销售订单的控制

  4.1.1 售价控制:ERP系统建立有独立的定价清单,可以对其进行职务分离管理,下达销售订单时,ERP系统会自动从定价清单中获取对应的商品售价,以及根据销售政策计算销售折扣。

  4.1.2 信用控制:对于每一笔销售订单的下达都可以适用于信用控制,同时ERP系统建立有较为严谨的信用控制体系。一方面ERP系统可以对客户进行总额信用控制,也可以对单笔销售订单的较大金额进行控制,还可以建立一个允差,允许存在一定的偏差。另一方面,ERP系统记录客户的回款记录、催款记录、账龄信息等,为该客户的信用额度调整提供信息支持。

  4.1.3 产品数量控制:下达销售订单时,ERP系统会列示当前可用的产品数量,如果订单数量超过可用数量,则需要核实之后再确认,从而防患有订单而无货可发的情况。

  4.2 销售发货的控制

  销售发货类同采购接收入库一样,仓管员严格按照销售订单进行发货,确保客户收货地点、商品、数量、发货日期等与销售订单一致。

  4.3 收款控制

  4.3.1 到期收款:每一笔销售发票ERP系统都会根据相关信息自动计算到期日,方便款项的跟进。

  4.3.2 逾期催款:对于逾期的款项,ERP系统记录催缴记录,便于了解整个催款过程,进行有效催收。

  4.3.3 账龄分析:ERP系统可以明细到每一笔发票的余额进行账龄分析,从而明确催收工作重点,以及应计提的坏账准备。

  5、成本费用的会计控制

  成本费用是企业生产经营活动中,为生产和管理所需要而发生的生产成本、期间费用活动。《内部会计控制规范-基本规范(试行)》中明确指出:“单位应当建立成本费用控制系统,做好成本费用管理的各项基础工作,制定成本费用标准,分解成本费用指标,控制成本费用差异,考核成本费用指标的完成情况,落实奖罚措施,降低成本费用,提高经济效益。”,并在2003年,颁布了《内部会计控制规范-成本费用(征求意见稿)》。结合规范,ERP系统主要通过以下三方面实现控制。

  5.1 事前控制:主要是预算控制,通过会计科目进行金额控制。

  5.2 事中控制:主要包括生产成本发生控制、产成品核算控制、期间费用控制。

  5.2.1 生产成本发生额控制:对于每一个生产工单,ERP系统都会根据事先定义的BOM(物料清单)及工艺路线计划物料需求,包括物料名称、数量、日期等。实际发送物料时则有据可依,从而实现过程中的控制。

  5.2.2 产成品核算控制:产成品生产完成后,ERP系统会核算该产品的实际成本,包括各费用要素的成本,或者其与定额的差异数量及金额,由此掌握该产品的成本情况。

  5.2.3 期间费用控制:将费用发票与付款分离开来,前者核算各成本中心、费用科目的发生情况,进行预算控制,后者对已经审批的发票进行付款,确保无错付、多付。

  5.3 事后控制:主要是成本费用分析。ERP系统提供较为详尽的信息用于纵向和横向的比较分析、预算差额分析等。

  6、其他

  除以上各环节的控制以外,《内部会计控制规范-基本规范(试行)》还涉及担保、筹资、投资、工程项目等规范,由于目前ERP系统在这些方面应用的不是太多,所以本文不作重点详述。

  综上所述,ERP系统的会计控制不仅可以提高会计信息质量,还可以保证资产的安全,维护制度的执行,为提高企业的经济效益起到了应有的作用。


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