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别让ERP系统变成记帐软件
作者:admin;更新时间:06-03 10:42

  核心提示: 很多企业用户向都反映,为何他们的ERP软件,只使一个简单的业务记帐软件,ERP系统其他的功能利用不是很好呢? 其实,ERP软件的功能从大致上来说,可以分为三块,一是业务记录功能,这是EPR...
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    很多企业用户向都反映,为何他们的ERP软件,只使一个简单的业务记帐软件,ERP系统其他的功能利用不是很好呢?

    其实,ERP软件的功能从大致上来说,可以分为三块,一是业务记录功能,这是EPR系统的基础功能;二是业务控制功能,这主要是用来保障业务的准确性与数据的安全性;三是数据分析与决策支持功能,这主要是利用系统记录的相关业务数据,进行分析,为企业决策者的决策提供相关的数据支持。

    而现在ERP软件的应用现状,很多企业ERP应用只停留在第一个层面,即业务记录功能,而对于其他两方面的功能,却甚少涉及。为什么会如此呢?原因很多,归结起来,有如下这几个方面。

    一、 手工作业时代观念的影响 
    ERP系统一般都有一套严格的业务控制流程,但是,由于受到手工操作观念的影响,很多企业,对于这一方面的功能做得不是很到位。

    如业务流程审批功能,很多企业的管理者不习惯在系统里审核。这就使得,企业在走相关单据的审核流程时,先让业务员从系统中打印出相关单据,然后再拿给他签字,然后,业务员再从系统中审核。如此,一来二去,不但浪费时间,更是存在隐患。因为业务主管部知道业务员回去后,是否对这张单据的数据有否进行修改。其实,在系统中直接审核单据,比手工签字审核要简单的多。他们为什么不愿意系统直接审核呢?其实,很大一部分原因是因为他们受到手工操作时代观念的影响,认为只有签字审核后,自己才会承担责任。

    再如成本统计功能。在以前手工操作时代,企业可能采用了简化的成本计算功能,如材料成本都按现价进行计算。这种简化的成本统计功能,虽然简单,但是,跟实际的差异会比较大。而采用了ERP系统后,其提供了比较复杂都成本统计功能,如对于材料成本可以按先进先出计算,也可以按加权平均成本计算。这最后结果的准确性,要比简化计算的准确性高的多。但是,可悲的是,企业用户习惯了简化的计算方法,把这个简化方法认为是真理,而不愿意采用更加合理的计算方法。

    应对措施:
    针对这种情况,最好的方法,就是彻底转变员工的观念。但是,俗话说,江山易改,本性难移。所以,若想改变员工的观念,还是需要企业花费一定精力的。

    一是要加强对于员工的培训。观念需要不断的培训才能够改变。在ERP项目的实施过程中,ERP项目负责人要时刻关注企业员工观念的冲突。当员工的观念跟ERP的理念有冲突的时候,不要放之任之,而是要记录下来。这是其以后工作的重点与关键的点。无论以后再项目培训还是在EPR软件的监督、稽核方面,这些冲突的地方永远是其应该特别关照的地方。

    二是通过制度进行约束。家有家规,国有国法。对于一些难以沟通的员工,有时候,还是需要通过制度来对其加强控制。如对于材料成本的统计方法,企业若是决定按照加权统计的方法更加合理,那在业务流程重组的时候,就要通过制度的形式确定下来,月加权平均成本的相关流程,规定以后材料成本的统计都按月加权平均来做。如此,以后监督稽核起来也有据可查、有据可依。

    三是要加强监督与审核。让员工去接受一种新的操作方法,是有一个过程的。在这个过程中,若企业放松了监督,则企业用户很可能就不会按新的操作方法来对业务进行操作。所以,在他们养成新的操作习惯时,企业项目负责人要组织人员,加强对他们的监督与稽核。所以,在需求调研或者业务流程重组时,记录有冲突的相关工作点,就显得非常的重要。因为,这些点就是日后进行稽核的重点环节。
   
    二、 ERP系统软件本身设计的不足
    在跟企业用户交流的过程中,发现有时会并不是企业自己不想利用,而确实是因为ERP软件功能本身设计不到位,功能再企业中无法实际利用起来的原因。如对于生产企业的排程功能,有一用户向我反映,ERP售前咨询顾问在向我们演示他们的排程模块时,演示的时候看起来好像很完美,但是,我们实际操作的时候,根本不是那么一回事情,利用系统排程模块计算出来的结果,跟实际情况相差十万八千里,别说是拿来用,甚至连个参考的价值都没有。的确,由于生产管理的负责,有些ERP系统的高级应用功能不是每个ERP系统都做得比较好的。如排程模块或者看板模块,做的好的ERP确实很少,可以说是凤毛麟角。

    应对措施:
    若是软件本身的缺陷,导致企业无法正常利用一些高级应用,那对企业来说,是一件很郁闷的事情。
    1、 把好选型关。企业在选型之前,就要考虑自己可能需要使用到的功能。因为有些ERP系统的高级应用,如排程管理模块,使一个非常复杂的功能。你若等到系统在实施的时候,才发现这个ERP系统的排程模块不适合自己企业,甚至他只是理论模型,在实际中根本无法利用时,就来不及了。因为软件公司不可能对于这个模块进行大规模的更改,而且,即使他们愿意为你进行个案定制,其开发成本也是非常庞大的。再说,现在排程模块设计的好的ERP企业,也是不多的,更多的是一些半成品。所以,企业若确实需要排程模块,则在选型时还是需要擦亮自己的眼睛,选择一个切实可用的应用模块。

    2、 若你不幸,在ERP实施过程中,还是遇到一些不怎么使用的数据分析或者流程控制功能时,那只好进行二次开发了。很多企业为了节省成本,遇到这个情况时,不愿意进行二次开发的投资,宁可手工来进行分析或者统计。其实,我们可以来算一笔帐。假设,我们这个ERP系统,企业要用5年,若利用手工来做这个数据分析功能,就拿客户利润贡献率来说吧,那5年总共需要多少劳动力?而二次开发的成本又需要多少?两者比较分析一下,哪个更划算,就可想而知了。况且,利用ERP系统,进行分析统计的话,其准确率比手工统计分析要高的多,其参考的价值也就要大的多。

    三、 项目实施时,太过于迁就企业 
    有些实施顾问,在ERP项目的实施过程中,为了减少跟企业用户的冲突,盲目的迁就企业用户。有时候,明明知道企业的操作流程不符合规范,或者采用ERP系统的控制程序可以更加安全更加便捷的实现作业的控制目的,但是,因为采取系统控制,可能用户会不接受。所以,顾问就做起了“老好人”,放弃了系统控制的做法,而仍然让他们进行手工控制。

    如此,一而再,再而三。系统的作业控制功能就如此的被用户“抛弃”了,相关作业的控制权限,又都下放给了操作用户。如此,一个好好的作业控制系统,就变成了一个简单的记账软件,如何不让人感到灰心呢?

    应对措施:
    无论是在业务流程重组还是在需求调研的过程中,企业都要以标准流程作为参考,若是标准流程作业与自己手工作业流程有冲突的话,则只要是标准流程的效率更高或者更加安全的话,就要采用系统的控制流程,相关作业的审批等等都从系统里走。而不要系统一套,手工又是一套。

    在顾问选择时,也要选择勇于对企业说“不”的顾问。若在顾问接触的过程中,顾问从头到尾都没有说过一个“不”字,老是在迁就企业用户,则企业要当心了,可能这个顾问就是“老好人”,不会为企业考虑,他的目的就是为了使得ERP项目顺利上线,而不管项目上线后,使用效果是否理想。

    其实,采用ERP系统,若只适用业务记录功能,即我们常说的记账软件,则其给企业创造的价值,不到其应发挥价值的10%,若想让ERP系统在企业中开枝散叶,发挥其强大的管理功能,还是要靠后续的作业控制与数据分析与决策支持功能。这两大功能才是ERP系统的魅力所在。可是,很多企业在ERP项目实施的时候,因小失大,认为流程跑的通顺了,库存数量与金额准确了,如此,ERP项目也就成功了。这是给非常错误的认识。

    所以,企业在ERP项目的实施过程中,还是需要分析自身情况,看看是哪些因素限制了其数据分析和决策功能的应用,然后,再对症下药,一一加以解决。让ERP系统,锦上添花,更进一步。让ERP软件,不再沦落为速记员,不再成为一个简单的记帐软件

 

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