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ERP系统中发票处理的方法与技巧
作者:admin;更新时间:06-03 10:42

  核心提示: 增值税对于跟企业各方面都是息息相关的,特别是财务处理上。但是,可惜的是除了财务部门,其他部门的人员对于增值税知之甚少。然而,对于ERP系统来说,财务模块要正常运作,需要其他部门的密切配合。...
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    增值税对于跟企业各方面都是息息相关的,特别是财务处理上。但是,可惜的是除了财务部门,其他部门的人员对于增值税知之甚少。然而,对于ERP系统来说,财务模块要正常运作,需要其他部门的密切配合。若没有其他部门的配合,财务模块很难有大的作为。
   
    所以,其他部门也有必要对增值税有所了解,才能配合财务部门做好相关工作,不要因为增值税的原因给ERP系统留下隐患。
   
    一、增值税计算模式
   
    在ERP系统采购管理模块与销售管理模块中,增值税的计算方式有两种方式,一是按行来计算,二是按订单总金额来计算。如一张采购订单,其一共要采购三项原材料。分别是A、B、C三项物料,采购金额分为为15456.70元、21234.00元、67483.90元,则此张采购订单的总的采购金额为104174.76元。若按订单金额来计算的话,则这张采购单的增值税为17706.89元。若按行来计算增值税的话,则为2627.24元、 3609.78元、11472.26元,总共为17706.28元。可见,若按行来计算增值税金额的话,跟按订单金额来计算增值税的金额还是有区别的。可能采购部或者销售部门,会认为才这么一点差异没关心的,但是,要知道,在财务帐务处理上,是一分钱都不能差的。有时候,相差一分钱,财务人员要查个半天才能查出来。
   
    所以,对于这种低级的错误,用户最好能够避免,必要因为这个跟自己的部门业务无关,就无视它存在。企业要根据自己通常的计算方式,选择合理的计算方法,以防止给财务部门到时候的帐务处理带来困扰。退一万步说,其实,这也是跟采购部门密切相关的。因为若跟供应商的账核对不上的话,到时候还是要采购出面跟供应商进行核对的。
   
    二、价格中是否含税
   
    操作用户在报价或者输入相关单据的时候,要注意其采用的价格是否含税。也就是说要区分,供应商给你的价格是否包含了增值税;你报给客户的价格中是含税的还是不含税的。不同的供应商或者不同的企业,可能其报价的方式都是不一样的,用户要注意区分。
   
    那为什么要做如此区分呢?这主要跟财务帐务处理上及企业成本有关。我们都知道,若企业是一般纳税人企业(现在一般稍微有点规模的企业,都是一般纳税人企业),则其采购时发生大增值税都不计入存货成本中的,即最后计算企业的生产成本时,增值税金额不能计入到生产成本中去。举个例子,若企业为生产某批产品,一共采购了50万的原材料,不包含增值税。增值税是额外支付的,一共达85000元。则材料在入库时,材料成本只能算50万(不包括其它的运输费、保险费等费用),而不能算585000元。虽然企业要付给供应商这么多钱。那企业不是亏了吗?其实不亏的。根据增值税的原理,这85000元的增值税,企业可以拿来抵扣销项税额。
   
    在ERP系统中,价格既可以按含税价,也可以在价格中不含税。这主要看用户自己的操作习惯及与供应商、开发商协商的结果。但是,要注意的一点,就是要在ERP系统中做出正确的选择。无论你采取何种报价方式,ERP系统都是支持的,但是,前提就是你要在ERP系统中做出对应的配置,否则,就会张冠李戴,闹出笑话来的。
   
    不过,为了减少错误的发生,我还是建议,在供应商这边可以统一其来。因为客户那边,可能是客户说了算,所以,企业没有自己的决定权,要根据客户的意思行事。但是,在供应商这方面,企业是上帝,企业可以要求供应商报价时按照含税价或者不含税价报价。
   
    三、见票付款
   
    我在跟几个做财务的朋友私下里交流的时候,他们有时候会向我诉说他们心中的苦恼。有时候他们在增值税发票上面,企业还要看供应商等脸色行事。这是怎么一回事呢?原来供应商来请款时,因为没有发票,刚开始被企业拒绝。但是后来供应商拍胸脯保证发票一定马上开过来,采购员也在一旁说好话,财务看单据老总都签了字了,就拉不下面子,只好先把款付了再说。可是,没想到款付后,供应商发票一而再、再而三的找理由推托。财务人员催了多少次了,都没有作用。你说,遇到这种事情,每个人都懊恼的呀。

    所以说呀,他们希望有个铁面判官,能够帮他们来把好这个关卡。即供应商只有把发票开过来,采购才能为供应商请款;若供应商没有即使把发票开过来,对不起,谁求情都没有用。因为ERP系统是没有情面可讲的。无论你是谁,ERP系统都会一视同仁。
   
    对于见票付款,ERP系统一般有两种控制方式。
   
    1、随货附发票,即要求供应商每进一次货,就必须配发票,这一般在零售、批发等商品贸易行业比较普遍,但是,若再制造业就不怎么合适了。这个可以在入货单或者结帐单上控制。若在入库单上进行控制的话,可以让系统进行判断,在入库单审核时,若入库单上没有相关的发票信息,就无法审核。如此,就可以保证,每张入库单都有发票与之相对应。但是,有时候,因为可能材料比较急,企业会考虑在没有发票的情况下,可以收货,但是,无法生成结帐单。如此,就可以通过结帐功能进行控制了。在系统根据入库单生成结帐单时,再去判断入库单上有没有相关的发票匹配信息,若没有,则系统就无法根据这张入库单生成应付帐款,供应商也就无法顺利请到款项。
   
    2、还有一种就是月结的方式。其企业要求供应商在月底的时候,一次性把当月的发票开了。用ERP的专业术语来讲,随货附发票,入库单跟发票是一对一的,而月结的形式的话,入库单跟发票是多对一的,即使当月有多张入库单,但是只有一张汇总的发票。遇到这种情况,ERP系统的处理方式跟前面的随货附发票,有明显的区别。月结的话,ERP系统是如下处理的。在月底收到供应商的发票时,先在应付发票中,输入这张发票的金额等相关信息;然后,再在发票匹配栏位内,找到对应的入库单,然后按匹配按钮,系统就会自动把相关的发票信息更新到入库单上;然后再进行结帐作业。在这个过程中,我们要注意两点。一是,结帐的时候,会判断入库单上有否发票信息,若没有发票信息的话,则结帐时,这张没有发票信息的入库单是无法结帐的,所以,在应付发票的匹配栏位内,一定要注意,选择正确的入库单;二是,为了操作的渐变,我们可以要求供应商在开发票的时候,注明是开哪几张入库单的,如此,企业用户在操作时,会比较方便。
   
    四、应付帐款的起算日期
   
    不同企业对于应付帐款的起算日期规定是不同的。有的企业规定的是,货到后开始计算应付帐款的付款日期,而有的企业则规定,是要发票到后才计算付款日期。
   
    而从ERP系统的角度出发的话,他只按一个标准,即结帐的日期为准。在ERP系统中,有只作业,叫做结帐作业,他的功能就是从入库单转换成应付帐款,ERP系统就是在这个作业中根据供应商的付款条件内来推算付款日期的。所以,企业可以根据自己的实际需求来定义到底是按照发票的日期来计算付款日期呢,还是按货到企业的日期来推算付款时间。若是按前者,则结帐作业会按入库单上的发票信息中的发票日期为基础结合付款条件来进行推算;如是按照后者,则结帐时,ERP系统考虑的就是入库单上入货的日期了。
   
    五、跨月发票问题
   
    根据相关的法律法规规定,当月的发票要当月开。但是,在实际业务中,出于种种原因,供应商当月的发票可能无法即时到达企业,这该如何处理呢?
   
    若当月的应付凭据,应付凭据不是供应商的发货单,也不是企业的入库单,法律规定,只有发票才是企业入账的原始凭证。所以,一般来说,企业在没有见到发票之前,原材料的无法入账的。按照相关的规定,要进行暂估处理。关于,暂估业务的处理,我会有专门的文章进行讲述。大家若有这方面的需要,可以关注我以后的文章。但是,暂估业务处理起来比较复杂,一般企业在遇到这种情况的时候,当月的就不计入,等到下月发票收到时,再进行结账。虽然,这种方式不被法律法规认可,但是,因为其处理其来比较灵活,所以,企业利用的反而更多。
   
    从ERP系统的角度来说,这两种处理方式都是支持的。企业可以根据自己的需求及企业相关的财务制度,来选择恰当的处理方式。

 

Tags:系统 发票 处理 处理的 方法 技巧 

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