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库管工作流程
作者:admin;更新时间:06-10 11:51

1. 入库工作流程
1.1 库管接到采购员购进的财产和物资,根据已审批的申购单和原始发票进行验证、点数、检查其规格、质量等,验收合格后在入库验收单上签字。
1.2 收货时以实际数量为准,不许以采购员报单为依据。参与收货人员必须每人认真检查质量,亲手过秤,认真填写收货单,签字加盖私章。未经亲自检查、过秤填写收货单的从重处罚。
1.3 收货物品质量上建立二级责任制:采购把第一关(采购的数量、价格,不论大小、多少都要控制好质量)。使用部门在收货时严格进行质量检查,如有不合格、过期商品应立即剔选出来通知采购员退给供货商。
1.4 所有入库物品需由库管员验收规格、数量、质量、品名、有效期后方能入库,收货数量必须填写大、小写,毛重、净重,多多少、差多少,必须写上个数、斤数。
1.5 重要物资的验收必须按规定流程执行:香烟必须检验、登记批号,酒水需在收货时要求交货人在发票上加注批号并开箱逐一检验,且要求供应商贴标,以防假烟假酒入库。
1.6 对有保质期的食品要检查生产日期和存放有效期。
1.7 不需要办理入库的直拨物品的验收,必须由使用部门、财务部门、采供部门三家到场验收,各自职责是:
1.7.1 采供部负责审核物品质量,送货与要货是否相符;
1.7.2 使用部门负责物品的质量检查,并监督数量的验收;
1.7.3 财务部负责物品的数量计量,并监督其质量;
1.7.4 验收数量、质量由采购、使用部门、供货商确认。
1.7.5 库管填制“物资直拨单”,经三方签字认可。

2. 入库登记
2.1 存货入库由库管员及时填制“入库验收单”。要求字迹清楚,填明入库日期、名称、规格、实收数量、单价、供货单位、物资大类编码和明细码,并由采购人员签字确认。直调单需由采购、使用部门负责人、供货商共同签字确认。
2.2 入库验收单一式四联。其中:第一联存根,库管员记账;第二联财务成本控制,由保管每天转财务部;第三联供应商联,交供应商作为结账的依据,第四联采购联,交采购员做报账依据。
2.3 不需办理入库的直拨物资仅指购入的餐饮所需的鲜活物品(蔬菜、鲜活品、禽蛋、肉类等)和购入的数量较少的材料或食品半成品。收货时应填制并打印“物资直拨单”,”物资直拨单”上,应由使用部门采购、使用部门负责人以及供应商共同签字确认。”物资直拨单”一式四联,其中:第一联使用部门存查;第二、三联财务成本控制,由收货员转交财务部;第四联供货商或采购结账依据。
2.4 少量办公用品或直接交有关部门的零星物品不办理入库的,收货人必须在发票上或清单上签字确认并注明实收数量,方可到财务部办理结算。
2.5 已验收且已办理入库的物资,若需退回供货单位,应用红笔填写“入库验收单”一式三联,并由收货人或采购员签字确认。
2.6 入库单和物质直调单应当在收货时现场开取,并由经办人当场签字,不得事后补办和补签。

3.出库流程
3.1 由部门填制“物资领用单”,注明领用项目或用途,经部门经理审批签字同意后,将单据交至库管手中。
3.2 库管员收到单据后,严格审核单据手续是否齐全,签字是否完善,发现手续不齐全的单据马上退至领货人令其补齐手续,待手续齐全后再发货。
3.3 按先进先出原则发放物资。
3.4 在不影响正常运营的情况下,保持最低存货量,避免积压,减少不必要的损失,有效控制成本,利于公司资金周转。

4. 物资管理流程
4.1 库管员对物资的出入库及时登记库存商品数量账,编制电脑号码,负责中心库房等经营物资以及干货库干货的入库单、领用单的编号和系统录入,确保录入及时,数据准确,并及时送成本会计。月末结出实际结存数与财会三级明细账核对,做到账账相符。
4.2 每季末全面盘点,对盘盈、盘亏的存货编制差异报告,查明原因,盈亏盘点表报成本主管及财务经理审核,报总经理批准后方可进行账务处理,保证账实相符,账账相符。
物资进行检查,定期向会计主管和财务经理汇报仓库是否有过期积压物资,自然损耗率应控制在合理范围内。按部门提供的最低库存量,及时提出补货计划。
4.3 货物应按分类整齐码放,货物不能靠墙或直接放在地上,储放时应保持一定距离,保证库房的畅通和整洁。
4.4 做到挂牌管理(标签),心中有数,合理规范。
4.5 严格遵守发货时间,禁止未经许可人员进入库房区域,正常工作时间以外,如遇特殊情况急需领货,需报当天值班经理和由当班保安主管陪同前往,共同开仓领货,严守发货程序,同时要求三人在登记本上签名确认。
4.6 进货物资建立好台账的同时,并登记好生产日期、到期日,定期清查即将到期物资,每月将即将到期物资报表(2个月内到期)交到财务部主管处。
4.7 负责做好仓库的防火、防潮、防尘、防鼠、、通风等措施,保证公司财产的安全性。

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