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产品入库、保管、发放管理程序
作者:admin;更新时间:06-10 11:52

1 目的
1.1 为使入库的各类物资、特种电机产品专用物资在保管、发放过程中确保符合规定的要求,特制订本程序。

2 适用范围
2.1 本程序适用于物资、特种电机产品专用物资、入库、保管、发放的控制和管理,也适用于各事业部二级库的管理。
2.2 本程序适用于顾客提供的物资,以及供方贮存的物资。

3 职责
3.1 物资采购部门负责采购物资进厂入库前的工作。
3.2 物资管理部门负责入库后物资的保管、发放。

4 工作流程
4.1 采购物资的验证和入库
4.1.1 凡由铁路、民航、邮局的到货,由采购人员负责凭货票入库待验;凡由采购人员自提物资到货,凭发票和交接清单与仓管员当面交接,由仓管员认真验证供货厂家、数量、外观质量、规格、型号后按到货实物登记表的内容逐项登记,同时将相关信息录入计算机系统。
4.1.2 物资入库前的运输和吊车,由调度负责,仓管员负责指定摆放场地和库区;入库后的保管、发放由仓管员负责。
4.1.3 物资入库前存放于仓库指定待验区内,由采购人员负责填写“物资到货检验通知单”提交质检处材检组检验,并验证物资的合格证或质量证明书,经确认合格出具检验合格证明后方可入库。物资在入库或转入生产现场时,仍须保存原合格证、检验记录等标识,以便追溯。
4.1.4 特种电机产品专用物资严格执行程序4.1.3,保存记录、做出批次标识区别存放。
4.1.5 待验区物资,按规定存放三天内必须验收完毕。未经验证和未经检验合格的物资不准入库和发放。
4.1.6 经检验不合格的原材料,由仓管员做出标识并隔离存放,按《不合格品的控制程序》办理。
4.1.7 生产急需的物资,必须按《检验和试验程序》中的有关规定执行。
4.1.8 当发现采购人员将未经检验合格的物资送往车间,仓管员在办理手续时有权拒绝签收和办理入库。
4.1.9 仓管员在对合格物资验收入库时,可采用点数、量方、检斤、检尺或技术理论换算等方法,对于批量进货物资(如钢材、铜线等)可采取码单重量和抽规格复核复核方法。既有件数又有重量的物资(如锻件等)除件数外,还须抽查复重进行核实。
4.1.10 凡需磅码称重的物资,以本公司复检的磅单重量为准,司磅人员应坚持原则、秉公办事,并按“过磅单”的内容逐项登记。
4.1.11 在对物资验收中如发现数量、质量等存在问题,按下列规定和《不合格品的控制程序》办理:
a. 数量盈亏在规定磅差范围内,按实数验收,超过磅差范围,由采购人员及时和供方联系解决,或报请领导与财务部门按批准权限处理;
b. 到货物资名称、规格、材料、技术要求等与合同规定不相符时,采购人员立即与供方联系协商解决;
c. 当发现外购产品数量、质量等存在问题时,由经办人负责联系补换或索赔。暂不能解决时,经办人员必须作出书面报告,由主管领导批准处理。需要回用或代用的物资,应按有关制度办理手续后方可使用;
d. 对入库前已发现物资缺损、潮损等情况,有商务记录时,则向承运单位或供货方提出索赔;
e. 当装卸、搬运过程中发生数量、质量等问题,由经办人员与装卸部门协商处理;
f. 因生产急需而不能及时调换的物资,需经有关部门(技术、中试室、工艺)评定批准,并采取相应的补救措施后才能使用,应作好标识、记录,便于追溯;
g.上述情况在没有作出明确答复结论之前(我公司主动采取补救措施的例外)应封存不动,妥善保管,并由点交员负责托收承付期内办理缓付或拒付手续。
4.1.12 经检验合格,数量验收相符的物资,方可办理入库手续,入库单据由经办人签名盖章,手续必须齐全,单据装订成册,妥善保存,便于查封。
4.1.13 仓管员依据入库单及时登记卡,并定期核对实物,保证账、物、卡相符。物资明细账栏目内容必须填写清除,包括:物资名称、型号、规格、计量单位及摆放区域等,做到全面、准确、一致,规定必须用蓝色钢笔或碳素笔下卡。
4.1.14 特种电机产品专用物资独立建账、标识、实行批次管理,按规定要求填写相关记录,保持可追溯性。

4.2 保管
4.2.1 公司所属的仓库称为一级库,按《仓管员账本编号表》的规定统一设置。库房管理按“三清、二齐、三一致、四号定位、五五化和十不”的要求进行规范管理。
三清二齐三一致:数量清、规格清、质量清;库容整齐、码垛整齐,账、物、卡三一致。
四号定位:架号、层号、规格、位。
四对口:账、物、卡、资金对口
五五化:按五的倍数计数摆放,例如五五成行、五五成方、五五成包、五五成串。
十不:不锈、不潮、不冻、不霉、不变、不坏、不混、不漏、不爆、不腐。
4.2.2特种电机产品专用物资与民品分离,单独存放作出明显标识,防止混用。
4.2.3 根据物资的不同特性,保管的基本要求:
a. 金属材料、炉料与铸造材料须按类别、规格分别存放、标记明显、防止混用;
b. 毒品、危险品、易燃易爆品、易变质品要隔离存放,定期检查,作出警示标识,并严格执行《安全管理细则》的规定;
c. 各类轴承、紧固件、标准件、机电设备等,要采取必要的防护措施做到防潮、防锈、避免接触酸、碱等化学物品;铝及铝制品不可接触盐水,防止表面划痕;管材要定量、架空堆放、防止压扁;漆包线要做到防潮、防热、防潮湿、防油污等。
e.电子元器件(含特种电机产品专用物资)须防潮、防尘、恒温保管。
f.对环境有特殊要求的原材料(如云母带),必须按规定的储存要求执行。
4.2.4 库房的贮存环境必须设有防火、防盗、通风、防潮等安全设施,由保卫部门定期进行检查,物管部门领导每月进行二次全面检查,保管人员负责日常检查。
4.3 发放
4.3.1 仓管员执行凭领料单发料制度。凡实行定额用料的一律凭计算机限额料单(一式二联)。“三包”、维修、辅助材料等的领用凭普通领料单(一式三联),缺联料单、审批手续不全不发料。
4.3.2 特种电机产品专用材料在领料时须注明产品工作号、批次号,凭机用料单发料。
4.3.3计算机料单如没有划出单价的要当场进行划价,其中一联返给领用部门;普通领料单要有领料单位主管签字盖章,领料人签字盖章,并经指定部门人员审批、领料单位凭内部转账支票结清款项后方能发料。
4.3.4 仓管员必须按领料单的规格、型号、数量发料;物资发放严格遵循“先进先出”的原则,做到数量准确、质量合格、手续齐全。
4.3.5 对于多余退库的物资应保留原有产品的标记,并分清规格,凭退料单由计划员核准,经复验合格后方能办理退库。仪表、电器元件的退库按有关规定执行。
4.3.6 仓管员必须凭领、退料单如实记账,保证入库物资的手续齐全,并做到:日清月结,账、物、卡相符。
4.3.7 执行清仓、盘点制度,对发出物资要随时清点,库存物资要定期清点,每年全面盘点一次,凡出现盈亏残损、变质、混串等情况由仓管员申明原因并列表上报,经财务部门审核,主管领导批准后再进行调整。
4.3.8对生产过程中出现的积压物资和报废物资的处理按《积压及账外物资处理和管理规定》、《废旧物资回收、销售管理制度》办理。
4.4 退库
a.领用单位在使用过程中发现材料、元器件不合格,必须持有质检部门开出的不合格处理单方可办理退库。
b.退库的材料、元器件不能有损坏,带包装的产品要保持包装完好,出厂标识及合格证齐全,保持产品原样方能办理退库,以便采购人员与生产厂商办理退货、换货事宜。
c.退库物品要单独存放,不得动用,做好标识,仓管员及时做好记录备查。
d.同意回用和代用的,应按有关制度办理手续后方可使用,重新领用时必须凭领料单领用。

4.5 外调物资管理
4.5.1 对于外调物资必须明确其名称、规格、型号、数量等,调拨手续必须齐全(自提物资在七天内办理完毕)。具体要求见《物资调整调拨管理制度》。
4.5.2 当外调物资发生数量、质量问题,经核实确属我公司责任的及时予以补换。
4.5.3 当因由于误发或误提的进入公司的其他单位物资,必须得到供货单位或承运部门证明文件后,并经物管处领导确认方可提货出公司。
4.6 顾客财产的保管
4.6.1 顾客财产包括:
a.顾客提供的构成公司产品的零部件、组装件、原材料;
b.代为贮存保管的顾客财产。
4.6.2产品入库
a.顾客存放的产品入库时应由经销人员或采购人员根据合同约定办理相关手续,凭入库单进库。
b.仓管员按入库清单认真核对产品名称、规格型号、数量,并检查包装完好情况。
c.验收入库时顾客或其委托人必须在场,对发现的问题当面加以确认。
4.6.3产品保管
a.入库产品应及时下账,单独存放,做好标识。
b.按库存物资保管要求进行存放保管。
4.6.4 产品出库
领用单位凭领料单办理产品出库,仓管员与领料人当面点交确认。
4.6.5 如产品在存放中发现丢失、损坏或其他问题时仓管员应及时上报部门领导,并通过有关部门及时与顾客联系,协商解决。
4.7 计算机信息系统工作程序
4.7.1 在材料进厂后一个工作日内,仓管员作好到货台账数据录入工作。检验员对材料进行检验。
4.7.2 采购员在材料进厂(检验合格)后,原则上2个工作日内完成入库单数据录入工作。
4.7.3 仓管员在入库单数据录入后,1个工作日完成各自相关数据核对工作。
4.7.4 材料招标人员在入库单数据录入、仓管员数据核对后,1个工作日完成各自相关数据的审核工作。
4.7.5 当月进厂的合格材料,采购员在收到发票后,2个工作日内到财务处报账,财务处核算人员及时审核发票等信息,并打印入库凭单。
4.7.6 每月23日以后进厂的材料,纳入下月管理。
4.7.7 每月23日(含23日)前入库的材料,在23日前仍未有正式发票的,均办理暂估入库手续,由相关采购员提供其字号、编号,并由财务处打印暂估入库凭单。次月冲暂估时,须持暂估入库凭单办理相关手续。
4.7.8 仓管员应将当天发生的领料信息下班前录入系统中。每月25日前,
保管员须将符合手续的领料信息录入系统中,不得无故结转、积压
4.7.9 每月24-28日为库房盘点时间。其中25日物管处完成实物盘点工作,27日计算机中心完成系统数据核对工作,28日计算机中心完成各类报表的生成输出工作。

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