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怎么保障DRP系统数据准确性
作者:admin;更新时间:06-04 10:51

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怎么保障DRP系统数据准确性

对于企业来说,一套DRP(DRP,Distribution Resource Planning分销资源计划)系统上线只是万里长征的第一步,上线时DRP的效用可能仅仅发挥了20-30%。如果想要系统更充分地发挥效用,还需要做很多坚持不懈、细致深入的工作,而这些工作当中,保障DRP数据的准确性又是一项非常重要的基础性工作。

DRP系统中的数据问题

    DRP上线前的数据主要是静态数据(如基础参数设置)和期初数据,这一部分属于项目实施工作的范围,一般如果实施方富有经验、企业方又能够充分重视和配合的话,这一部分的问题不会太大。

需要重视的是DRP上线后的数据准确性,这也是本文希望重点讨论的内容。

DRP上线后,其数据准确性管理的难度在于三个方面:

    一是数据以动态数据为主,如采购和销售订单、调拨出入库等数据。这些数据每时每刻都在发生;二是数据来源于“数以十计”的分公司或者代理商、经销商,来自以百甚至千计的门店,涉及范围广、人员多;三是DRP上线后的数据管理一般来说属于实施项目范围之外的事情,实施方不会关注,而企业方又往往重实施轻维护,把系统上线当成工作的结束,所以往往对DRP上线后保障系统数据准确性的工作重视不够、投入不够。

   DRP系统中最核心的数据是销售和库存数据,这两类数据也是企业通常最关心的。

一般来说,只要上了DRP系统,零售开单或者销售出库等操作都会通过系统来进行,所以销售数据的准确性还是比较高的。我们看到的数据不准确主要是分支机构仓库和门店仓库的库存数据不准确。

对于库存数据而言,通常分支机构仓库或门店仓库的总数或者到商品大类(鞋/服装/配件)的数量还是比较准确的,库存数据的不准确,主要反映在库存明细数据,即到款、到色、到码的库存数据不准确。

这种差异在不同企业、不同分支机构都不同程度的存在,有些企业、有些分支机构库存数据的不准确,已经到了从门店到分支机构都基本不看系统库存数据的程度,系统对于他们只是一个用来做销售和出入库开单的工具,而库存相关的查询和报表功能基本没有发挥。

数据不准确的负面影响

数据不准确造成的影响是多方面的,我们看到企业中的多数人员,对数据不准确所造成的负面影响认识不足。那么,数据不准确造成的影响都有哪些呢?

高层决策缺乏及时有效的数据支持

DRP系统提供的销售与库存数据是高层决策的重要依据,这些决策包括:期货与现货订货、分支机构间畅滞销商品调拨、销售与促销策略等。虽然目前销售数据是基本准确的,但库存数据的不准确,使高层的上述决策的有效性大大降低。

有些情况下,为了高层能够看到准确数据,企业在DRP系统之外,又根据手工单据及部分系统单据维护手工账,虽然通常手工账的准确程度要比系统账高一些,但因为工作量的增加往往造成手工账比实际业务和系统账时间大大延迟,所以高层看到数据的时间常常比期望的时间晚一两个星期甚至更多,时间的延迟也造成决策的有效性受到极大影响。

财务部、商品部及门店做手工账、工作量大

前面提到由于系统数据的不准确(或者说对于系统数据的不信任),为了管理层能够看到准确数据,也为了分支机构和门店自身的需要,很多分支机构和门店都在不同程度地维护系统账的同时维护一套进销存手工账。

一方面系统上的单据录入、确认、审核等工作在做,一方面还要手工维护一套进销存账簿,这使得分支机构的财务部、商品部以及门店的账务管理人员工作量增加了一倍左右。

工作量大的最直接影响是人员流动率高,这一点在分支机构的财务部和商品部反映比较集中。而人员的流动带来的过高的新人比例,又影响到工作效率和效果,从而反过来影响到工作量,由此形成“工作量大->人员流失->新人多->效率低->工作量大”的负循环。

分支机构内部的门店间调拨、门店要货等有效性低

由于系统数据不准确,而手工账的数据又有所延迟,造成不论手工账还是系统账都难以作为分支机构进行门店间调拨或者门店向分支机构要货的有效性,造成在还有大量库存时却仍然在进行货品调入等情况,造成季末货品滞销、不得不降价打折损失利润或者积压占用大量资金。

流程与部门职能的非正常化

系统数据的不准确还造成流程和部门职能的非正常化,其中最突出的反映在分支机构的商品部和财务部。

商品部作为商品流动的管理机构,负责监控和保障商品流动的合理性、有效性,其中一项重要工作就是对门店的要货进行审核。但我们在有的分支机构看到,由于掌握不到准确的库存数据,商品部难以对门店要货是否合理进行判断,同时限于前述的部门工作量大等问题,造成商品部不对要货进行审核,由门店直接向分支机构仓库要货,仓库以库存是否满足为依据直接发货,从而使商品部的商品管理职能大大削弱,也为门店货品滞销、积压等埋下引子。

同时,财务部的一项重要工作是盘盈亏审核和原因分析追查,但是由于花费大量时间维护手工账,财务的盈亏也往往以手工账为准,往往要到盘点之后次月较晚时间才能确定盈亏数字,再与门店进行盈亏的明细核对和原因的一一分析也因为时间较长而心有余而力不足。盈亏的无法追查也造成问题责任迟迟不能明确、问题原因无法细致分析、问题根源无法得到清除。

系统停用的风险

前面谈了很多影响,其实最大的影响,在于企业由于数据不准确、从系统中得不到及时准确的数据支持,也不能通过系统理顺业务部门间的流程、减轻各部门不必要的工作,而将责任归咎于系统本身、对系统失去信任。

这种情况下,企业对系统“食之无味、弃之可惜”,勉强在有限范围内使用,不能进一步推广应用,甚至停用系统或者转而使用其它系统。这不但是软件供应商和实施方的失败,更是企业自身的损失。

Tags:怎么 保障 系统 数据 准确 准确性 

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