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如何走出ERP系统的物料编码的误区
作者:admin;更新时间:06-03 10:42

  核心提示: 最近遇到几个项目,总是卡在物料编码(包括其他编码)阶段,花费较多时间,项目不能顺利推进。 一个项目是企业认为其目前的编码体系非常混乱,需要全面整理,重新建立新的编码体系,于是,从产品开发及...
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    最近遇到几个项目,总是卡在物料编码(包括其他编码)阶段,花费较多时间,项目不能顺利推进。
   
    一个项目是企业认为其目前的编码体系非常混乱,需要全面整理,重新建立新的编码体系,于是,从产品开发及各业务部门召集8人形成一个编码小组,广泛研究国内外标准零件编号,耗时4个多月,却以失败告终,企业认为涉及方面太多,很难用一套编码把上万中材料清晰地区分开来。
   
    另外一个项目是企业原来的物料编码太复杂,把供应商、客户信息也放在了物料编码中,导致很多问题无法处理,需要重新编码,但各层管理人员总是把注意力停留在如何分类上,财务、销售、采购、库存等各自有不同的意见,找不到一个好的分类标准能够满足各部门的要求,所以一直停留在讨论方案阶段。
   
    还有一些项目,在选型阶段,受到某些厂商以有丰富的行业经验为诱惑,大谈物料编码的重要性,仅一个编码就讲两三个小时,以显示其专业性,这些被误导的企业在编码时往往不知所措。
   
    在此结合APICS的观点、计算机软件的特点及个人经验提出一些看法,供参考。
   
    一、编码的目的
   
    给物料编码,就象给人取名,取名的目的首先是能够和其他人区别开来,然后要好读、好听、好记、好写,好用。
   
    好读:即没有生僻字、多音字等,让每一个人都能够正确读出你的名字,否则每听到别人叫错你的名字一定不爽,与自己不利,也给别人带来麻烦;
   
    好听:不仅仅是听起来动听、悦耳,更主要的是当你读出来后,别人能够马上知道是什么字,怎么写的;
   
    好记:便于记忆,有一定的规律,如串起来是一个词,或者一个地名等;
   
    好写:即名字要大家都能够写出来,电脑也能够输进去,不然,办什么事总要比别人花费多一些时间,有朋友因名字的一个字电脑中没有,机票上的名字和身份证不符,每次都要手写、盖章,非常麻烦;
   
    好用:当有了前三个条件自然就好用多了。
   
    给物料编码,目的就是要好用,一个好用的编码自然也要好读、好听、好记、好写。
   
    二、APICS对物料编码的几个基本原则
   
    1.统一性原则:一个组织内只能使用一套物料编码,以方便组织内不同企业间的数据交换;
   
    2.唯一性原则:即一种物料只能有一个编码,同样一个编码只能对应一种物料;
   
    3.严谨性原则:所有物料编码的建立需要授权专人负责,以便保证其正确性;
   
    4.终身制原则:即使某物料以后不再使用,其编码也不能重新分配给其他物料使用;
   
    5.简单性原则:编码必须简单,一套复杂的编码体系需要昂贵的学习成本,也不利于推广;
   
    6.清晰性原则:编码中使用的字符必须能够清晰辩识,避免使用容易引起混淆的字符,如字母“O”和数字“0”,字母“Z”和数字“2”,字母“Q”和数字“0”等;
    
    7.扩展性原则:考虑预留足够的扩展空间,便于以后记念新增的物料能够继续使用该编码体系。

    三、有含义的物料编码
   
    用有含义的物料编码是很多喜欢的编码方式。特别是老一代管理人员,对物料编码的方案有着深入的研究。记得在一个项目中,有一位做了20多年编码工作的工程师问到,你们的系统是支持“线编码”还是支持“面编码”?够专业吧,到现在为止,我还不知道什么是“线编码”,什么是“面编码”。
   
    我们之所以非常喜欢有含义的编码,主要是因为它非常有效,能够通过编码本身非常快速地识别物料,也便于理解和解释,使用过程中不需要辅助以物料名称、物料规格。比如:某化工厂生产胶片,某一规格的产品编码是:“300-015-150-100”,总共15位,“300”表示产品大类,“015”表示厚度,单位是“毫米”,“150”表示宽度,单位是“厘米”,“100”表示长度,单位是“米”。这样当需要知道某规格的产品是否生产过、是否有库存等信息时,只要按照要求的规格组成编码输入电脑即可,业务人员只要记下规则即可,这样的编码非常好用。
   
    然而编码如果赋予了太多的含义,不同类型的物料含义又不同,则问题就复杂多了,曾经遇到一个企业,编码长度达到32位,编码规范就长达30多页。这样的编码虽然符合基本原则,但显然不是好读、好听、好记、好写,好用。当我们使用时,要在电脑中录入32位,要在电话中讲32位,要在纸上写32位,其难度可想而知,也产生更多出错的机会。还有就是其可扩充性受到很大限制,如果开始考虑不周,几年后编码规则将不再有效。
   
    很多人比较喜欢有含义的编码,除了上文讲的优点外,更多地是在考虑编码时是基于一个没有计算机系统的前提下使用的。很多人对计算机系统还不够深入理解,总是假设在没有计算机时,如何仅凭一个编码能够更多地知道物料的信息,因此就出现了复杂的规则,久而不决的编码方案。当然一些易用性不好的计算机系统即便使用了,有些时候也需要仅凭一个编码就需要更多地知道物料的信息。因为在物料编码出现的地方,并没有同时显示物料的名称、规格型号、计量单位等基本信息,厂商只能去误导客户编码是多么重要,必须要重视编码,否则系统就无法运行等等。
   
    四、无含义的物料编码
   
    无含义的物料编码即使用字母或数字的流水顺序,好处是比较短,可以快速录入和书写,有充足的扩展空间,缺陷是不好记忆。然而在计算机系统普及的今天,这一缺陷已经被计算机系统所弥补。好的软件,在任何时候只要你看到物料代码,就同时能够看到物料的名称、规格型号、计量单位等基本信息,因此编码是否有含义其实已经不重要了,因为不需要根据编码去判断它的其他信息。因此,采用无含义的物料编码,更适合于有计算机系统的场合。这就是为什么有些人非常喜欢采用无含义编码的原因。
   
    五、一点补充建议
   
    纯粹的有含义和无含义在使用中都有一定的局限性。现实生活中,某些情况下我们是在一个有计算机的环境下使用,某些情况下是在无计算机的情况下使用。因此对于编码有几点建议:
   
    1.不要赋予太多的含义在编码中,建议以一到两项为宜;
   
    2.有计算机的情况下,尽可能使用无含义的编码体系,或者二者结合的体系,充分利用计算机的优势;
   
    3.在中国,尽可能采用数字编码,主要原因是大多使用的人员对字母的读、说、写、听及输入计算机还远没有数字那么准确、敏感、熟悉,纯数字编码也便于用小键盘输入,发挥一部分人的优势;
   
    4.图号和物料编码是完全不同的事情,图号可能存在复杂的借用关系,在产品更新换代频繁的今天,这种借用关系如果反映在编码中将使问题异常复杂;
   
    5.没有一个十全十美的编码体系,只要基本原则符合就可以,不必要耗费太多的时间,况且有些软件本身也支持编码的修改,可以很好地支持规则的进一步完善。

 

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Tags:如何 走出 系统 系统的 编码 误区 

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