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后ERP时代的九九八十一道难关
作者:admin;更新时间:05-25 11:31

  核心提示:耗费巨资引进并成功上线企业资源管理系统ERP之后,庆功宴席散了,聚光灯暗淡了,故事似乎圆满结束了。  但残酷的事实往往没有如此顺理成章,企业资源管理系统ERP系统实施者在经历了“八十难”后,还有“第九...


  耗费巨资引进并成功上线企业资源管理系统ERP之后,庆功宴席散了,聚光灯暗淡了,故事似乎圆满结束了。

  但残酷的事实往往没有如此顺理成章,企业资源管理系统ERP系统实施者在经历了“八十难”后,还有“第九九八十一难”在考验着系统实施者的耐心和智慧,这一难就是“磨合”,也是取得“真经”的必经之途。

  案例:数据质量管理不可小视

  某机械公司于2004年花巨资历经千辛万苦将某品牌ERP系统成功上线,正当他们以为可以松一口气、充分享受一下成功愉悦的时候,系统的问题接二连三地暴露出来。

  其中既有人员操作不当带来的问题、又有流程变革带来的问题、还有很多是实施过程中留下的后遗症。

  如今这些矛盾一起爆发,带来了一系列的数据错误以及由此引发的管理混乱。

  信息中心主任敏锐地意识到,如果数据错误不能控制在一个可以接受的范围内,用不了多长时间整个系统就可能沦为一个“垃圾进、垃圾出”的摆设,前期付出的所有努力都将化作流水滚滚东去。

  于是公司以ERP实施小组成员为主,迅速成立了一个专门的项目小组,试图系统地解决这一问题。

  项目小组成员认为数据错误是一个复杂的“综合症”,决不能头疼医头、脚疼医脚,必须找到隐藏在表象背后的多个深层矛盾。为此,项目小组首先采用头脑风暴法,对数据出错率高的原因进行初步分析,并一一标记在鱼骨图上。

  在整理出上述分析框架后,项目小组成员系统的对上述可能的原因分别进行了访谈和问卷调查,对出错的原因深入剖析,确定了导致数据错误的三个主要因素。

  生产计划的不规范调整

  由于市场激烈竞争导致产品生产计划的经常变更,随时需要增加或减少订单,需要修改产品出产计划,而目前生产计划中的零部件有些已经开始领料,有些正在加工中。

  如何终止这些执行中的生产计划,改为执行其他计划并处理零部件库存等问题是一个巨大的挑战,需要对ERP中的生产数据进行大量的调整。

  由于大量的数据修改难免产生错误,以至于造成信息流与物流的不一致,ERP生产计划失去可信度。这种频繁修改ERP数据产生的错误占错误数据总数的40%左右。

  基础资料不够严谨

  经过统计,项目小组发现技术数据资料错误占了错误总数的30%左右,错误来源包括以下几种:

  根据Meta集团对财富500强企业的调查发现,1/4的企业都承认他们的ERP系统在发挥作用之前的一段时间内困难重重,许多实施ERP项目的企业都表示非常后悔。Meta集团的调查显示,新系统完全建立之后,大概还需要8个月之久企业才会开始看到收益。

  在德勤(Deloitte)对财富500中的64家公司的调查中,也有近四分之一的企业承认,他们的经营业绩在ERP系统运行后曾经历了一个下滑期。

  据调查,造成业绩下滑的最普遍的原因是ERP运行后每件事情看起来和操作起来都和原来完全不同,当人们不能按照熟悉的方式工作和对新的工作方式还不熟练的时候,他们就会产生恐慌情绪,业务自然就受影响。

  国内外的经验和数据都显示,系统上线后还远远不能“刀枪入库、马放南山”,后面的路可能会随着实施顾问的撤出、人员的流失、精神的松懈变得更加凶险,因此要平安渡过磨合期仍需厉兵秣马,再接再厉。

  最高负责人的持续关注

  ERP上线后,仍然有很多调优的工作要做,比如说由于企业经营特点的调整需要业务流程做相应的调整,各业务部门会提出更高的业务管理需求,这些貌似简单的事做起来仍然充满挑战,还需要“一把手”尤其是各业务部门负责人“扶上马再送一程”。

  因此在磨合期,仍然要定期组织会议、整合来自不同方面的声音,制订改进项目,同时坚持不懈地从一线收集使用建议,将系统功能的完善与实际管理需求不断融合。

  ERP相关的岗位责任和绩效考核

  进一步完善ERP岗位制度,要根据新形势的要求,重新明确每个工作的职责范围,切实做到事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查。

  在这里要强调的是,ERP系统的完善与维护是全体使用、管理ERP系统员工共同的责任,而不单单是IT人员一己的事,否则就很容易出现案例中所说得那样业务人员故意出错,消极抵制的尴尬情况。

  稳定并持续发展IT项目团队

  ERP系统上线后,IT人员的工作重点往往从前期的调研、分析设计、开发、培训工作转到了系统维护,ERP从业人员不知道未来企业还需要他们做什么。

  由于没有了继续学习和提高的机会,他们往往担心知识和经验贬值,产生失落感和挫折感,一旦遇到高薪的诱惑时,离开就成为必然。

  因此,所以系统上线后,CIO要努力创造条件留住这些宝贵的人才。要留住人才最主要的是创造让他们发挥能力的环境,事实上,这一环境在系统上线后不是小了,而是更宽广了。

  随着ERP应用的成功,企业可以从被动的业务需求走向主动,更多的去寻找业务部门的需求,促进IT与业务的进一步融合。此时的工作更富有挑战性和主动性,是一种更高层次的应用,将这点与IT人员及时进行交流,可以激励他们留下并继续发挥聪明才智。

  完善ERP管理制度和作业指导

  通过ERP操作管理制度的不断完善,明确规定上机操作人员对ERP软件的操作工作内容和权限,对操作密码的严格管理等,杜绝未经授权人员操作ERP软件;预防未经审核的各种原始凭证输入系统;操作人员离开机房前,要执行相应的退出命令。

  根据本单位的情况,由专人保管必要的上机操作日记,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容,减少人为操作错误和人为破坏带来的损失。

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Tags:时代 时代的 八十 八十一 十一 一道 难关 

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