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企业管理水平直接影响了ERP系统实施效益
作者:admin;更新时间:05-25 11:32

  核心提示: 为什么在ERP系统进行演示时,流程都跑的都很流畅;但是,一到用户手中,使用时,就全变了味。这其中的奥妙在于哪里呢?这是因为ERP系统在演示时,都没有考虑例外情况。而企业日常活动中,总难免会...

    为什么在ERP系统进行演示时,流程都跑的都很流畅;但是,一到用户手中,使用时,就全变了味。这其中的奥妙在于哪里呢?这是因为ERP系统在演示时,都没有考虑例外情况。而企业日常活动中,总难免会出现意外情况,而这些意外情况,ERP一般都规定了比较严格的处理要求。但是,实际上,企业日常管理达不到这个要求。

  也就是说,企业的管理水平跟ERP的要求还有一段差据。但是,两者的差据到底有多少呢?也没有人专门作过统计。今天我就做个始作俑者,来总结一下,企业一般由于各种因素的限制,在哪些方面,没有达到ERP大人的要求。

  一、原材料入库与领料的矛盾

  如一笔原材料,在1月5日晚上8点,供应商送到企业,但是,员工都下班了,只剩下一个仓库值班员在上班,其不会进行ERP的相关操作。若平时,可以在第二天下班再补单据,但是,有可能这笔材料是急料,生产部门1月5日晚上10点就需要安排生产,需要用到这笔材料。企业往往没在系统中开单据的情况下,就直接从仓库中领料。若没有前者情况的发生,直接领料第二天补料也没有多大关系,只要用户不要忘记就可以了。但是,若两者同时发生,就有点麻烦了。一是因为同一笔材料,有两张单据需要补录,其前后有严格的顺序要求,如必须先补录原材料录入单,再补录原材料领料单,若两者的顺序搞错,要么领料单无法审核,要么会出现负库存,从而影响ERP系统的使用效益;二是若用户忘记了,则麻烦更加大了。我遇到一个客户,他们原材料入库单跟领料单因为上述这种情况,刚好没有录入单据,恰巧的是,事后都忘记了这件事的存在,而因为供应商送的材料跟用户领的材料数量恰好一样,所以,仓库中也没有剩余材料的存在,结果呢,在对账时,才发现供应商送过这批材料。事后,查了好久,才发现已经在生产线上用掉了。

  在很多企业,这种情况都普遍存在,因为,在晚上的话,一般都没有文员值班,也就是说,ERP系统操作员不能够时刻就位,这就会导致ERP系统的单据无法及时录入。而这跟ERP系统的单据及时录入的原则相违背。显然,若一味的追求单据的及时录入,就会加大企业的管理成本,对于企业来说,可能是一种得不偿失的行为,企业明显不会答应。那该如何调和这两者之间的矛盾呢?

  笔者认为,可以采取如下这几种方案。

  1、当ERP操作员不能就位时,如员工下班后进行的一些交易,先用手工单据代替,第二天上班后,再在系统中补录。不过,在实际操作时,还是需要注意一点,就是时间上面的问题。用户在第二天一上班,做的第一件工作,就是把单据录入系统。同时,有些单据还要注意先后顺序。如上面的的单据,原材料入库单跟领料单就有先后顺序的要求,遇到这种有时间要求的单据,我们一般可以如此做,对各个部门设立时间的限制。如对于仓库部门,要求在第二天上班后,半个小时内,把昨天晚上的交易单据补齐;而生产部门,则在接下去的半个小时内,把单据补全,如此,就不会发生负库存或者单据无法审核的问题了。

  2、可以对一些员工进行简单的培训。虽然一线的操作员,不怎么会利用电脑,但是,稍加培训后,其还是可以进行一些简单的操作,如单据的生成等等,当然,企业在排班时,也可以做一些调整,把那些有一定电脑基础的员工,排在不同的班次。其次,可以给他们开单据的权限,而没有审核的权限。如此,第二天上班后,其他人员可以对他们开的单据校对一次,看看有没有错误,校对无误后,在审核。如此做,可以防止员工漏开单据。

  二、采购价格无法确定如何处理

  当前由于原材料市场价格波动大,所以,有些企业,在采购单下发时,都不能确定采购价格,甚至在原材料到达企业时,还无法确定价格,只有在对账时,才能最后确定价格。这也是不符合ERP的精神的。

  对于这种情况,一般来说,企业可以先估计一个价格,然后先以这个价格下单,然后,再在恰当的时机修改价格。但是,有些用户害怕变更麻烦,所以,宁可在下单的时候,先不审核采购单,等价格确定后,再修改价格,然后审核采购单。如此,不是很合理,一方面,可能在原材料入库时,价格还没有确定,而采购单没审核的话,入库单就无法开;另一方面,在采购单没有审核的情况下,采购单可以被随意的更改,无论是有意的、还是无意的更改,都具有风险。

    所以,笔者建议,采购单即时在价格没确定的情况下,只要已经发给了供应商,就要及时审核。价格,可以在有需要的时候,再进行变更。

  1、当在采购订单还没有进货前,可以通过采购订单变更单进行变更。通过采购订单变更单进行变更的话,价格的变动还可以留下历史纪录,方便以后查询。

  2、若采购单已经有进货,则ERP系统是不允许对采购单进行任何的变更动作的,除非把采购单指定结束。所以,若采购单已经结案,或者已经有进货的情况,则采购变更单就无法处理了。此时,有些ERP系统,如神州数码的易飞ERP系统,在原材料入库单上,加入了一个小功能,通过此,可以更新采购价格。在后续的应付帐款上带出的价格,就是更新后的价格。

  3、若原材料已经入过库。已经跨月了,还没有确定价格的话,则在月末要走暂估流程,这个流程比较复杂,企业最好不要到这个地步,也就是说,在月底时,最好能够确定这个材料价格,否则,很可能导致月底仓库库存成本不准确,从而导致企业的生产成本有问题。若在不得已的情况下,也只好采用暂估流程。

  三、月底退料的麻烦

  在月底,ERP系统进行成本结转以前,ERP要求用户把多余材料及时整理退库。如某张生产订单需要用到某种材料800千克,在实际生产中,由于采用了先进的生产技术或者其他的一些原因,其实际采用了750千克材料,就完成了这张订单的生产。ERP要求在订单完工入库的同时,就能够把这500千克材料退回给仓库,因为若订单入库后再进行退料的话,ERP系统是不允许对已经完工入库的生产订单就行更改,此时就算退料,也不能关联到这张生产订单,从而,在实际成本计算时,会把这多余的500千克材料,仍然计算到这张生产订单中去,成本计算的结果就与实际成本有差异。

  但是,若每张生产订单完工后,都要求企业整理车间,把余料及时退回仓库,对于企业来说,是不可能实现的工程或者虽然可以,但是成本太高或者会影响生产的计划等等,所以,企业一般不会这么做。ERP考虑到这种情况,就退了一步,要求企业在月底成本结转作业运行前,把当月完工订单的余料及时退回给仓库。

  这要求比前面的要求宽松了很多。所以,我在实施时,一般建议对于那些价值比较大的材料,或者专用于某些产品的材料,在生产订单完工时,无法及时退回余料的情况下,在月底至少要整理一次,把余料按照生产订单一一退回给仓库,从哪里来,就回哪里去,不咬搞混;而对于那些价值不大的材料,如包装袋等就没必要按月整理仓库了,因为这些材料由于价值下,所以对于最后的成本影响也不大,也就没有必要费这个精力,每月清理车间了。

  所以,对于余料来说,月底时最后的期限,在月底还无法完成这个工作的话,则当月的生产成本肯定会受影响,而且,这个影响是不可逆转的。如上月现场余料的价值为5000元,在下月才清理入库时,ERP系统不会递减上月的成本,而只会递减当月的成本。也就是说,其会至少会影响两个月的成本计算,企业要慎重对待。

  以上这三个差距,是大部分企业不可避免的,或者虽然可以解决,但是,需要花费大量的成本,对于企业来说,失去的远比得到的要多,企业认为不合算。所以,在这种情况下,企业应该跟顾问一起,商讨一些解决方法,通过补救或者规章制度的规范,尽量减小其对于ERP系统的影响。

 

Tags:企业 业管 管理 理水 

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