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货物入库验收管理
作者:admin;更新时间:06-12 10:32

货物入库验收是根据合同或标准的规定要求,对标的物品的品质、数量、包装等进行检查、验收的总称。货物入库以前必须进行货物验收工作。货物验收工作是一项对时间性、技术性、准确性要求很高的工作。

一、货物验收的目的与基本要求

(一)货物验收的目的
搞好货物验收具有十分重要的意义,首先它为货物的储存保管工作打下良好的基础,其次,能够对生产企业起到监督和促进作用,另外,验收记录是索赔、退货、换货的主要依据。

1.验收是做好货物保管保养的基础
货物验收工作是做好货物保管保养的基础。货物经过长途运输、装卸搬运后,包装容易损坏、散失,没有包装的货物更容易发生变化。这些情况都将影响到货物的保管和保养。

2.验收记录是仓储企业提出退货、换货和索赔的依据
货物验收过程中,若发现货物数量不足,或发现规格不符,或质量不合格时,可根据仓库检验人员做出详细的验收记录,由业务主管部门向供货单位提出退货、换货或向承运责任方提出索赔等要求。货物只有经过严格的检验,在分清了货物入库前供货单位以及各个流转运输环节的责任后,才能将符合合同规定,符合企业生产需要的货物入库。

3.验收是避免货物积压,减少经济损失的重要手段
保管不合格品,是一种无效的劳动。对于一批不合格货物,如果不经过检查验收,就按合格货物入库,必然造成货物积压;对于计重货物,如果不进行检斤验数,就按有关单据的供货数量付款,当实际数量不足时,就会造成经济损失。

4.验收有利于维护货主利益
对于进口货物,国别、产地和厂家等情况较为复杂,必须依据进口货物验收工作的程序与制度,严格认真地做好验收工作。否则,就不能及时发现数量与质量方面的问题,若超过索赔期,即使发现问题,也难以交涉,这就会给货主造成重大的经济损失。

(二)货物检验的基本要求
在进行货物验收时,要做到“及时、准确”。

1.及时
及时就是要在规定时间内及时将货物验收完毕。及时验收可以及时发现入库货物中存在的问题,特别是质量问题,以便及时采取措施。一般情况下,在仓储保管合同中对货物验收时间都有明确规定,如果收货方的仓库或业务检验部门在规定的时间内,未能提出验收中发现的问题,供货方按合同规定,则不再受理查询和负责赔偿损失。因此,货物入库验收具有很强的时间性,必须做到及时验收。

2.准确
准确就是以货物入库凭证为依据,准确地查验入库货物的实际数量和质量状况,并通过书面材料准确地反映出来。做到账、货、卡相符,提高账货相符率,降低收货差错率,提高企业的经济效益。

二、货物验收的工作流程及内容
货物验收的依据主要是货主的入库通知单、订货合同、调拨通知单或采购计划,在这些资料中,最主要的依据是货主的入库通知单。对于无合同、无计划的到货,应及时通知货主查询,经批准后,才能办理入库手续。货主应及时将订货合同、到货计划送交仓库。仓库接到货主的入库通知单等资料后,应接着资料的要求及有关规定认真核对,如内容不完备,不明确或者有错误,应及时通知或退回货主补齐。货物验收具体包括验收准备、核对证件和检验实物三个作业环节。

(一)验收准备
仓库接到提货通知后,应根据货物的性质和批量提前做好验收前的准备工作大致包括以下内容。

1.人员准备
安排负责质量验收的技术人员或用料单位的专业技术人员,以及配合质量验收的装卸搬运人员。

2.资料准备
收集并熟悉待验货物的有关文件,例如技术标准、订货合同等。

3.器具准备
准备好验收用的检验工具,例如衡器、量具等。

(二)核对凭证
人库货物必须具备的凭证及说明有以下几方面。
(1)入库通知单和订货合同副本,这是仓库接受货物的凭证。
(2)供货单位提供的材质证明书、装箱单、磅码单、发货明细表等。
(3)货物承运单位提供的运单,若货物在入库前发现残损情况,还要有承运部门提供的运输记录或普通记录,作为向责任方交涉的依据。
(4)核对凭证也就是将上述凭证加以整理全面核对的单据。入库通知单、订货合同要与供货单位提供的所有凭证逐一核对,相符后才可进行下一步实物检验。

(三)检验实物
检验实物包括货物的数量验收、质量验收和包装验收。
货物数量验收是在初步验收的基础上进一步验收货物数量的工作,验收的方法是:对于计重货物一般采用过磅检斤的方法;对于计件货物,一般都采取抽检的方式。采用抽检方式时,为比较准确地反映入库货物的实际情况,应科学地确定验收比率。验收比率是一批货物中抽检货物的数量占全部被验货物数量的比例。

货物质量验收是检验货物质量指标是否符合规定的工作。仓储部门按照有关质量标准,检查入库货物的质量是否符合要求。质量验收有感官检验法和仪器检验法两种方式。感官检验法是依靠验收人员丰富的货物知识和实践经验,通过视、听、味、触、嗅觉来判断货物质量的方法。它的优点是简便易行,不需要任何设备,或者只需要一些简单的工具就能迅速做出质量判断。这种方式曲缺点是检验效果有一定的局限性,很难精确地测定出货物质量的数据指标。仪器检验法是利用各种仪器设备,对货物的规格、成分、技术要求标准等进行物理、化学和生物的分析测定。它的优点是检验的准确度高,但需要投入比较昂贵的仪器设备。

货物包装验收,通常是在初步检查验收时进行的,主要是查看包装有无水湿、油污、破损等,其次是查看包装是否符合有关标准要求,包括选用的材料、规格、制作工艺、标志、打包方式等。另外对包装材料的干湿度也要检验,包装的干湿程度,表明包装材料中含水量的多少,这对货物的内在质量会产生一定的影响。对包装物干湿度的检查,可利用测湿仪进行测定。当需要开箱拆包检验时,一般应有两人以上在场同时操作,以明确责任。

仓库在货物验收过程中,如发现货物数量与入库凭证不符,质量不符合规定,包装出现异常情况时,必须做出详细记录。同时将有问题的货物另行堆放,并采取必要的措施,防止损失继续扩大,立即通知业务部门或邀请有关单位现场察看,以便及时做出处理。

三、验收中发现问题的处理
货物验收中,可能会发现诸如证件不齐、数量短缺、质量不符合要求等问题,应区别不同情况,及时处理。

(1)验收中发现问题等待处理的货物,应该单独存放,妥善保管,防止混杂、丢失、损坏。
(2)数量短缺在规定磅差范围内的,可按原数入账,凡超过规定磅差范围的,做好验收记录,与货主一起向供货单位办理交涉手续。凡实际数量多于原来发出数量的,可由主管部门向供货单位退回多发数,或补发货款。在货物入库验收过程中发生的数量不符情况,其原因可能是发货方在发货过程中出现了差错,误发了货物,或者是在运输过程中漏装或丢失了货物等。
(3)质量不符合规定时,应及时向供货单位办理退货、换货交涉,或征得供货单位同意代为修理,或在不影响使用前提下降价处理。货物规格不符或错发时,应先将规格对的予以入库,规格不对的做出验收记录交给主管部门办理换货。
(4)证件未到或不齐时,应及时向供货单位索取,到库货物应作为待检验货物堆放在待验区,待证件到齐后再进行验收。证件未到之前,不能验收,不能入库,更不能发货。
(5)属承运部门造成的货物数量短少或外观包装严重残损等,应凭接运提
货时索取的“货运记录”向承运部门索赔。
(6)价格不符,供方多收部分应予以拒付,少收部分经过检查核对后,应主动联系,及时更正。

四、抽样检验介绍
货物验收有全检和抽检两种基本方式。所谓全检是指对于批量小、规格尺寸和包装不整齐以及要求严格验收的货物,必须对所有货物全部进行检验的一种方式。它需要消耗较多的人力、物力和时间,但是可以保证验收质量。所谓抽样检验,就是借助数理统计方法,从一批货物中,随机地抽取部分货物进行检验,根据这部分货物的质量情况,判断该批货物的质量状况,从而决定该批货物质量是否合格的一种货物检验方式。一般情况下,对于批量较大、规格尺寸和包装完好、货物质量信誉较高以及验收条件有限的情况,特别是进行货物的理化性能检验时采用这种方式。

(一)抽样验收的必要性
采用抽样检验的方式进行货物质量验收的好处是:可以节约人力,提高货物入库速度。可以保证检验的准确性,减少因拆包开箱而对货物质量产生的影响。由于许多货物部是连续地批量生产,抽验一定数量,就可以代表整批货物的质量状况。另外,有些货物包装技术性较强,如使用专用机械打包,或真空压缩包装,拆开验收后,其包装便不能复原,势必会影响货物质量,使用抽样检验方式,可以减少因检验而造成的经济损失。有些货物经开箱、拆包检验之后,因与外界(如空气、水分、阳光等)接触,会引起质量变化,有些货物经过破坏性的检验便失去其使用价值(如灯泡使用寿命检验),采取抽检的方式,可以使损失控制在合理的范围之内。

(二)验收比例的确定
在确定验收比例时,一般考虑以下因素。

1.货物的性质、特点
不同的货物具有不同的特性。如玻璃器皿、保温瓶胆、瓷器等容易破碎;皮革制品、副食品、果品、海产品等容易霉变;香精、香水等容易挥发,这些货物的验收比例可以大一些。而肥皂、香皂之类,外包装完好,内部不易损坏,验收比例可以小一些。

2.货物的价值
贵重货物,如价格高的精密仪器、名贵中药材(人参、鹿茸等),入库时验收比例要大一些,或者全验。而一般价值较低,数量较大的小货物可少验。

3.货物的生产技术条件
对于生产技术条件好、工艺水平较高、产品质量好而且稳定的货物可以少验;而对于生产技术水平低,或手工操作、产品质量较差而又不稳定的需要多验。

4.供货单位的信誉
有的企业历来重视产品质量,并重视产品的售后服务工作,长期以来仓库在接收该厂产品时没有发现质量、数量等问题,消费者对该企业的产品也比较满意,这样的企业供应的货物可以少验或免验,而对于信誉较差的企业提供的产品则要多验。

5.包装情况
包装材料差、技术低、结构不牢固,都会直接影响货物质量和运输安全,从而造成散失、短少或损坏,因此,收货时,对包装质量完好的货物可以适当少验,反之则要多验。

6.运输工具
货物在运输过程中,使用的运输工具、运距以及中转环节的不同等,对货物质量、数量都会有不同程度的影响。因此,入库验收时,应视不同情况确定验收比例。如对于汽车运输,且运距较长,由于途中振荡幅度大,损耗会多一些,因此,需要确定较大的验收比例;而水路或航运,由于途中颠簸小,损耗自然会少一些,因此可以少验。

7.气候条件
经过长途转运的货物,可能由于气候条件的变化,质量会受到一定的影响。即使同一地区,季节变化对货物质量也会产生影响。所以,对怕热,易熔的货物,夏天要多验;对怕潮、易溶解的货物,在雨季和潮湿地区应多验;怕冻的货物,冬天应多验。

(三)抽样检验方案的确定
由于待检的货物可能有些不合格品,采取抽样方式进行检验,可能抽到不合格品,也可能抽不到不合格品,并决定是接收还是拒收该批货物。因此,抽检方案的合理性非常重要。

1.不合格率指标
不合格率是评价货物质量的指标。P=D/N(其中P为某批货物的不合格率,D为该批货物中不合格品的个数,N为该批货物的总数),P值越小货物的质量越好。
为了衡量一批货物是否合格,在抽样检验时,供需双方共同协商确认一个不合格品率的标准值Po,然后将抽检的实际不合格品率同Po。进行比较来确定是否接收该批货物。
抽检方案是为了抽样检验而确定的一组规则。一个抽样检验方案要规定用什么方法抽样和抽取的样本数以及拒收该批货物还是接收该批货物的标准。

最简单的抽样检验方案包含两个参数:一个是抽检的样品(本)数n,另一个是样品检验的不合格判定数c(判断合格与否的界限),用(n,c)来表示,此方案可以采取以下两种方法来判断被检验货物的质量情况。
第一,按不合格品数进行判断,对抽取的样本进行检验,假设不合格品数为d,若d<c,则可判断这批货物是合格批,若d>c,则这批货物就是不合格批,可以拒收该批货物。
第二,按不合格品率进行判断:Po=c/n×100%,根据样本检验结果可计算出样本的不合格品率,其计算公式为P=d/c×100%。若P<Po,则判断为合格批,若PPo,则判断为不合格批。
合理的抽样检验方案(n,c)是搞好货物抽检的前提。为了合理地制定抽样检验方案,必须弄清楚该批不合格品抽取的概率同抽检方案的关系,接收概率与不合格品率的关系。

2.不合格品的抽取概率
不合格品的抽取概率,就是在抽样检验中,不合格品校抽到的可能性,以Pd表示。
设一批待俭货物总量为N,批不合格品率为P,从中任意(随机)抽出n个样品,则从样品n中恰好抽到d个不合格品的概率Pd,根据古典概率,其计算公式为

由公式可以看出,不合格品的抽取概率与抽取的样品数n有关,在批不合格品率P一定的前提下,不同的抽检方案,其不合格品的抽取概率是不同的。

3.批接收概率的计算方法
批接收概率,也叫批合格概率,就是按照一定的抽样检验方案,判定货物合格而被接收的可能性,用L(P)表示。

从批量大小为N,不合格品率为P的货物批中抽取容量为n的样品,如果规
定样品出现的不合格品数小于或等于c为批合格,可接收;而出现的不合格品数超过c以上为批不合格,则


如一批货物,N=l000,其不合格品率P=0.04,按抽样检验方案(30,1)抽检,求该批货物的接收概率。依据上述公式计算:L(0.04)=0.660 3。这一结果表明,该批货物被接收的概率为66.03%。

4.抽样检验的两种错误判断和两种风险
采用抽样检验可能产生两种错误的判断,即可能将合格批判断为不合格批,也可能将不合格批判断为合格批,这就是抽样检验的两种错误判断。
第一种错判,是当一批质量较好的货物,在交检批的不合格品率PPo情况下,由于采用抽检的结果,只能以较高的概率接收,而不能100%接收,因为还有很小的概率拒收这批货物。这个小的概率被称为“第一种错判的概率”,或称“生产者的风险率”。
第二种错判,是当一批质量较差的货物,在交检批的不合格品率PPo的情况下,由于抽检的结果,也不能100%拒收,还要以小的概率接收。这个小的概率标为“第二种错判的概率”,或称为购买者的风险率。

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