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仓库物资管理流程
作者:admin;更新时间:06-11 10:18

1总则
为实现公司质量方针公司必须对仓库物资进行控制,以确保仓库管理规范,各种物资符合规定要求,帐物相符,物资财产完整、安全。

2适用范围
本程序适用于公司仓库物资的管理控制。

3职责

3.1仓库负责所有入库物资的验收、储存、保管及限额发料。

3.2财务中心负责对仓库物资的帐物监督、指导与财务管理,

4工作程序

4.1物资分类

4.1.1物资分类按自然属性的划分详见“材料目录”。按物资用途划分为生产用物资、非生产用物资和专项物资。

4.1.2生产用物资分为产品结构用物资(又称结构材料或主要材料)和工艺过程用物资(又称工艺设施与辅助材料)。

4.1.2.1 产品结构用物资指产品本身所用的各种物资材料。

4.1.2.2工艺过程用物资指产品生产制造过程所用的各种工艺设施与辅助材料,包括设备、工装、包装材料、润滑油、维修用材料、气体、棉纱等。

4.1.2.3生产物资按形成方式又分为外购件、外协件、自制件
(1)外购件指从市场上或生产厂家、供应商直接采购的物资,包括原材料、标准件、电器件、机械件、液压件、化工产品等。
(2)外协件指由公司设计,全部或部分委托其他企业代为加工制造的各种零部件。
(3)自制件指由公司自行设计、生产制造、装配调试的各种零部件。

4.1.2.4生产物资中还包括顾客财产和各种原因从外部返回物资。

4.1.3非生产用物资分为以下三类
(1)办公设施及办公用品。
(2)后勤服务、房屋、水、电、气、暖及其维修物资。
(3)车辆及其维修物资。

4.1.4专项物资指国家、省、市批准立项的重要项目所用物资,列在“在建工程”项下管理,不在生产范围之内,但在计划、采购、保管、使用上的均可比照生产用物资的管理办法执行。

4.1.5科研开发物资指新产品开发和新工艺新技术研制试验用的物资,按其最终用途,分别按生产物资或非生产物资进行管理。

4.2物资入库

4.2.1外购外协物资到公司,由采购员、外协员填写验收入库单或电脑录入“收料通知单”,通知质检员进行检验。检验合格后2天内办完入库手续。
a、入库单上要填写清楚:供方名称、日期、入库单编号、材料代码、物资名称、规格型号、计量单位、数量、物品单价、采购总金额(均为不含税),赊购物品的入库单应在“标准价”栏内填写估价;
b、入库单一式三份,采购员、仓库、财务各一份;
c、入库单编号有发票者为发票号,无发票者为个人代码加顺序号,共7位阿拉伯数字;
d、材料代码应符合设计文件规定,自制件、外协件写产品图号7位码或8位码,外购件写国家标准号或生产厂标准号或公司自定义的7位码。

4.2.2仓管员员接到验收入库单(收料通知单)和材料现品后验收入库:
a、首先依据采购计划和外协计划(包括临时计划)核对入库单上采购物资的代码、名称、规格型号、数量,对超计划进料要经生产副总裁批准,否则,仓管员员有权拒绝接收;
b、入库单填写不全或随意涂改或无质检员盖章,仓管员员有权拒绝接收;
c、应及时点数过秤和质量复检,检查核对该物品的生产厂名、厂址、合格证、化验单等,查看是否“三无”产品,否则拒收;
d、确认无误后在入库单上签字,24小时内录入电脑;或通过“单据号”和“库号”从电脑中调出“收料通知单”,审核确认后打印;
e、自留“记帐联”,将“报帐联”返给采购员作为报销凭证,将“核算联”于次日九时前返财务中心,以便进行会计核算。

4.2.3 对外购外协件和自制件,均必须先办入库再办出库,不得不入库先出库,更不得没有手续先使用;无发票者必须办赊购入库,至少一周办一次。

4.3领用出库

4.3.1仓库应确保做到限额领料。

4.3.2各单位操作者或兼职领料员依据生产计划、材料定额或零部件明细表等技术文件填写领用出库单,由部门负责人复核签字,也可通过电脑打印的“配件发放表”领用。
a、出库单要写清楚:日期、出库单编号、材料代码、名称、规格型号、请领数量、生产编号(生产计划号),领用原材料时应写全毛坯尺寸;
b、出库单编号为出库人个人代码加顺序号;
c、材料代码应符合设计文件规定的零部件代码
d、出库单填写不全或随意涂改,仓库管理员有权拒绝发件;
e、出库单一式三份,车间、仓库、财务各一份。

4.3.3仓管员员按上述要求审核出库单,并依据生产计划、材料定额或零部件明细表限额发料,发料后在出库单上签字。无依据或依据错误不得发料。此时若生产急需可填写“领借单”,先借料,待依据具足后以出库单更换领借单

4.3.4生产现场存放的原材料也要严格按上述程序办理出库手续和管理控制。

4.3.5 领用出库单应当天录入电脑或当天完成对“配件发放表”的确认。

4.3.6领用开发部研发试验用物资必须经开发部长审核,总工程师批准。

4.3.7凡发生代料情况,均应由要求代料的单位负责人审核,总工程师批准。

4.3.8在生产过程中产生并由质检员鉴别确认为废品后,使用单位必须凭废品单和废品以旧换新办补件出库手续。无废品和废品单,仓库不得重复发件。

4.4仓库物资管理

4.4.1物资存放要做到“四号定位”(库号、架号、层号、位号)、“五五堆放”,使库存物资清洁无尘,整齐有序,一目了然。

4.4.2 物资标识每种材料要挂一个标签,标明材料品名、规格型号、数量,

4.4.3帐、卡、物一致仓管员员应作到出库、入库品名、数量、规格型号准确无误,录入及时正确,确保库存物资帐物相符。

4.4.4妥善保管、先进先出、保持物品质量严格按物资的种类特性、存放要求妥善分类保管,先进先出,防止磕碰划伤、混串、腐蚀、老化、自燃或其它化学变化。对于等离子电源、焊接电源、控制系统等贵重外购件应保护好原包装,不要损坏,以便发货时可原样包装。

4.4.5定期检查仓库保管员应每季度对帐、物进行检查清理、整顿,对库存物资的质量问题如锈蚀、老化等应及时发现、及时处理,保证库存物资完好。对老化物资应请技术人员鉴定注明可利用价值或报废意见,由仓库管理员转再生库存放登记上帐或作废品处理。

4.4.6防止产生新的积压仓管员员应及时发现、及时反馈存货积压情况。

4.4.6.1新进库存物资单价在100元以上的超过三个月不领用的,以信息反馈单向生产准备部、事业部反映,要求尽快使用;

4.4.6.2库存物资单价在100元以上的超过六个月不领用的,除向生产准备部、事业部反映要求尽快利用外,还应列表向总裁助理和人资部反映,以便对积压原因进行调查、处理,对责任者或部门进行考核处罚。

4.4.6.3库存物资超过一年不领用的,列入积压物资。以上年末为基础,对由于仓管员员未认真履行职责造成的新增积压物资,按积压物资的1%扣发绩效工资。

4.5服务物资管理

4.5.1服务物资指为客户安装调试、维修用的零部件。服务物资领借返还手续具体见《服务物资管理程序》。材料目录

4.5.2售出产品安装调试过程中需更换零部件时,必须由事业部办理领借出库,列入生产费用,设备验收后,调试人员负责或请顾客将重要旧件寄回公司。

4.5.3调试人员外出需带备件时,由售后服务室办理领借单,领借单经事业部长批准后,由外出调试人员凭此单到库房办理领借手续;工作结束后,及时将备件返还库房,如果已用于维修用或正常损坏,则应办理出库手续。

4.5.4为方便生产和严格限额发料,对各事业部电调岗位所需调试用备件,由电调人员开领借单,经事业部长批准后领取。岗位变动时将备件交还仓库取回领借单。返回的备件可在调试人员中领用周转。

4.5.5直接用于顾客服务用生产物资,售后服务室先办领借单领用寄给客户,待顾客将旧件寄回后再办出库手续,抽回领借单。每3个月应清理一次服务领借物资。

4.5.6因顾客要求,销售员拟提供合同之外的备品时,必须提出申请,销售总监审核,销售付总裁批准,下达生产通知单,由生产准备部采购或制造,由事业部凭生产通知单办理出库发货。

4.6非正常物资的管理

4.6.1不合格品的管理

4.6.1.1依据《不合格品管理程序》有关规定执行,不合格品不准入库。

4.6.1.2采购物资入库前发现的不合格品不能及时退货的可由库房代保管,隔离存放并做好明显标识,记入不合格品临时帐户,仓管员员应督促采购员及时退货。

4.6.2外部返回物资的管理

4.6.2.1依据《外部返回物资管理规定》,外部返回物资主要指改造设备等顾客财产,应由经办部门负责组织进行鉴别、鉴定、评估。

4.6.2.2评估确定属于8成新以上合格物资的可以办理入库手续返回各有关仓库;有利用价值的,由经办人办理入库手续入再生库;没有再利用价值的入废品库进行处理。参加鉴定的人员必须在入库单上签字。入库单上应写明来源及用途。

4.6.2.3未按规定进行鉴别鉴定的外部返回物资一律不准入库,

4.6.2.4公司设置再生库(可利用物资),由仓库负责建账、标识、上架管理,财务中心负责监督检查,开发部负责尽可能地充分利用再生库物资。对利用再生库物资有贡献的员工按再生库物资评估价格的3%奖励。

4.6.3废旧物资的管理

4.6.3.1仓库负责回收保管、处理废旧物资。公司设置废品库。废旧物资入废品库,每月处理一次。废品处理金额归财务中心。

4.6.3.2废铁屑、边角废料由仓库负责定期处理,废料款交财务,处理时仓管员员应现场监督,防止可利用材料丢失。

4.7辅材管理

4.7.1生产用工装即工、卡、量、刃具。

4.7.1.1领用工装采取工具牌借用制,其它各部门采取借条(以出库单代为借条)借用制,借条上应标明借用期限,届时必须归还,仓管员员负责及时催要。

4.7.1.2金属切削刀具采用指标考核和以旧换新出库单领用制。仓管员员负责严格执行,认真登记和统计考核。具体见《工卡量具及刀具管理规定》。

4.7.2将其他生产用辅材分为6类:焊接辅材、涂漆辅材、气体、油类、打磨辅材、日常辅材。

4.7.2.1生产用辅材采用出库单领用制和指标控制办法。

4.7.2.2数控车间领用辅材必须严格执行《数控车间生产调试用辅助材料配置明细表》的规定,不得超标领用。具体见《生产用辅材管理规定》。

4.8其他物资管理

4.8.1后勤物资分为易耗办公用品、耐用办公用品、印刷品、卫生清洁品、电脑耗材、劳保用品、办公家具等7类。具体见《后勤物资管理办法》

4.8.2固定资产指使用年限在一年以上,价值在二千元以上的设备、工具、仪器、装置等物资。固定资产由其管理部门登记台帐,进行管理,由使用部门维护、保管;具体按《固定资产管理程序》执行。

4.8.3价值低于2千元,但可长时间使用的“低值易耗品”,应由仓库保管员建立个人辅助帐,由使用者维护保管,部门负责人综合管理。使用者离开公司时必须退回仓库,否则必须按规定赔偿。正常损坏不能使用的低值易耗品由使用部门提出报告,主管副总裁审批后,交仓库注销辅助帐。

4.8.4其他物资入库应由以下人员验证审核,由后勤仓管员员负责验收入库,登记建帐和发放出库:
(1)办公用品由需求部门部长验证审核签字;
(2)电器、电话及其维修物资应由电工组长验证审核签字;
(3)车辆及其维修物资应由车队长验证审核签字;
(4)后勤服务、水暖、房屋等维修物资应由维修工和后勤主任验证审核签字;
(5)计划外物资应由需求部门部长验证审核。

4.8.5专项物资指技改项目或基建用物资。专项物资到公司后由基建办负责人组织验收。由有关仓管员员负责验收入库、登记建帐、维护保管和出库:
(1)建筑用物资应具有合格证、材质化验单等质量证明资料,基建办负责人组织建筑工程师检验验收,办理入库;
(2)生产设备由基建办负责人组织生产准备部长进行检验验收并签字;
(3)其它物资由基建办负责人组织有关部长和采购员参加检验验收并签字;
(4)属于销售易货物资由营销中心负责填写入库单,并派人参加入库验收;
(5)专项物资出库单应有领用部门负责人、基建办负责人、仓管员员签字

4.9仓库物资核算

4.9.1仓库物资帐要实行数量、金额全面核算。为工作简便、可比、通用起见,材料单价执行计划价格,一个计划期内执行,年终决算按实际结算,而在核算产品实际成本时可由财务中心按物资分类差率还原为实际价格。

4.9.2仓库保管员负责仓库物资日常核算。当天整理出、入库单,核对计划价格、实际价格,录入电脑,同时按出、入库单及时改写料签。

4.9.3财务中心负责审核确认。材料会计应第二天核对入库单,采购计划、采购合同及仓库电脑录入数据,准确无误后及时“确认”、及时过帐。

4.9.4赊购入库。月末结转时仓库保管员将无发票的入库单按计划价格办理赊购入库,同时自动生成赊购冲回单据,月初自动冲回。

4.9.5物资盘点。仓库物资实行电脑动态管理,随时入、出库,随时盘点。仓管员员应有计划地每天核对一部分库存,每月实现全面循环自盘点一次。每月将库存物资报表报财务中心。

4.9.6全面财产清查

4.9.6.1为保护公司财产的安全、完整,公司要组织财产的单项清查和全面清查。
7月末由财务中心和仓库组织单项清查;11月末由财务中心和仓库组织对库存物资的全面清查。

4.9.6.2财产清查可以现品为准逐项清查,作好标识,防止重查、漏查,再核对仓库与财务帐面是否帐卡物相符,发现差异,找出原因,及时调整处理。

4.9.6.3物资监审:财务中心、仓库、生产准备部长、材料会计要不定期地对合同、库存物资进行抽查,确保物资数量、价格准确,仓库管理规范化。

4.9.7仓库实行电脑动态管理和永续盘存制,公司审计员应不定期组织财务人员对仓库的帐、物进行监督抽查。

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