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库存物资管理业务流程
作者:admin;更新时间:06-10 11:52

一、业务流程范围
库存物资(包括材料、成品、工程物资)的入库、账簿登记、仓库保管、出库、退库、调拔、清查盘点、处置、账务核算等。

二、目标
1、确保库存物资记录的真实性、准确性、完整性和及时性;
2、确保库存物资的转移得到适当授权;
3、确保库存物资价值公允,核算正确。
   
三、风险
1、实物保管或记录不当,造成库存物资账实不符,给企业带来潜亏(盈);
2、财务账目记录有误,造成库存物资价值不准确;
3、对库存物资的可实现净值估计不准,造成库存物资价值高估或低估;
4、库存物资的转移未得到适当授权;
5、闲置库存物资未能得到及时反映、调拨和妥善处置,造成重复采购或价值贬损;
6、库存物资被盗或被毁损;

四、相关会计科目
原材料、低值易耗品、库存商品、存货跌价准备、应收账款、应付账款、主营业务成本、管理费用、营业费用、其他业务收入、其他业务支出、营业外收入、营业外支出、工程物资、在建工程。

五、流程概述
1. 库存物资的入库
1.1 库存物资入库
1.1.1 库存物资验收
1.1.1.1 材料物资验收
采购部门及时将采购单交物资管理部门,物资管理部门依据采购单、产品交付清单以及到货地点,组织相关人员进行验收;集中采购的物资,由集中采购部门发出调拔单给各公司库存管理部门,各公司组织相关人员对材料的数量、质量进行验收。
1.1.1.2 工程物资验收
经仓物资的验收由仓库保管员负责,仓库验收以外观、数量验收为主,对需要进行质量检验的物资,仓库保管人员应组织质检等专业技术部门进行验收;对非经仓物资,相关发货部门人员必须到现场接货验收,经验收合格的物资,由经办人在验收单上签字。
1.1.1.3 成品物资验收
生产部门在交付产品时,仓库保管应对外观、数量进行简单验收,对需要进行质量检验的产品,仓库保管人员应组织质检等专业技术部门进行验收,并在验收单上签字;对非经仓物资,相关发货部门人员必须组织仓库、技术人员在现场验收,并办理出入库手续,经验收合格的产品,由验收人员在验收单上签字。

1.1.2 库存物资入库
1.1.2.1 经仓库存物资的入库管理:
1.1.2.1.1 经仓材料物资的入库管理:
物资管理部门料帐员根据已确认的验收单、采购单(或退库单、报废清单,下同)开具连续编号的入库单,经办人和仓库保管员在入库单上签字,仓库保管员根据签字的入库单登记库存物资实物登记簿。物资管理部门的料账员根据库存验收单、入库单及时登记库存物资明细帐。新购备品备件入库时注明为“新购”。
库存管理部门料帐员应及时将连续编号的入库单交财务部会计审核,财务部门会计根据采购合同及入库单确认应付款项。同时料帐员按月制作收发存汇总报表,经部门经理或其授权人复核签字后,报计划财务部与连续编号的入库单进行核对入账。
1.1.2.1.2 经仓成品物资的入库管理:
物资管理部门料帐员根据已确认的验收单(或退库单、报废清单)开具连续编号的入库单,交货人员和仓库保管员在入库单上签字,仓库保管员根据签字的入库单登记库存物资实物登记簿。物资管理部门的料账员根据验货单、入库单及时登记库存物资明细帐。
库存管理部门料帐员应及时将连续编号的入库单交财务部会计审核,财务部门成本会计根据生产领料情况分配计算产品成本。同时料帐员按月制作收发存汇总报表,经部门经理或其授权人复核签字后,报计划财务部与连续编号的入库单进行核对入账。
1.1.2.2 非经仓库存物资的入库管理:
1.1.2.2.1 非经仓材料物资的入库管理:
对于无法入库保管直接进入生产或建设现场的库存物资,物资管理部门的料帐员根据已确认的验收单、采购单同时开具入库单、出库单,同时办理入库、出库的手续。入库单由采购人员、料帐员签字,出库单由料帐员、领用人签字。物资管理部门的料帐员根据入库单,核实供货采购单或发货单、送货清单、验货单后登记库存物资明细帐。
库存管理部门料帐员应及时将连续编号的入库单交财务部会计审核,财务部门会计根据采购合同及入库单确认应付款项。同时料帐员按月制作收发存汇总报表,经部门经理或其授权人复核签字后,报计划财务部与连续编号的入库单进行核对入账。
1.1.2.2.2 非经仓成品物资的入库管理:
对于不入库直接销售的成品,物资管理部门的料帐员根据已确认的验收单、采购单同时开具入库单、出库单,同时办理入库、出库的手续。入库单由生产部门交货人员、料帐员签字,出库单由料帐员、发货人员签字。物资管理部门的料帐员根据验收单、入库单登记库存物资明细帐。
库存管理部门料帐员应及时将连续编号的入库单交财务部会计审核,财务部门成本会计根据生产领料情况分配计算产品成本。同时料帐员按月制作收发存汇总报表,经部门经理或其授权人复核签字后,报计划财务部与连续编号的入库单进行核对入账。

2. 办理库存物资的出库
2.1 库存物资的出库
2.1.1 材料物资出库
对于大宗材料的领用,生产领用部门开具限额领料单记录大宗材料(水泥、沙石)的生产领用数量,当天结束时,将限额领料单的一联交料账员签字核对记账,一联交财务人员签字核对。对于一般材料的领用,每月月底料账员编制收发存汇总表,报送财务部成本会计,成本会计将收发存汇总表与领料单核对无误后,据此核算产品材料成本。
对一般材料物资的出库,库存物资需求部门经办人填写领用申请单,部门负责人审批后,送交物资管理部门。直接领用的由物资管理部门的料账员开具连续编号的出库单,登记库存物资明细账。领用人持出库单到仓库,仓库保管员必须严格审核出库单及签字手续的完整性,根据出库单发出货物。如因签字等原因不完整的,应退回出库单,不予发货。发货后库管员和领用人在出库单上签字,库管员在实物登记簿上记录。
库存管理部门料帐员及时将连续编号的出库单交财务部,会计应对出库单的金额与签字是否齐全进行核对后进行账务处理。同时料帐员还须按月制作收发存汇总表,经部门经理或其授权人复核签字后,报财务部与连续编号的出库单进行核对。
库存物资的申领、审批、保管与记账等业务的人员职责要分开。
仓库设有分库时,从总库中领用存货入分库时开具移库单,当从分库领用存货时由分库库存管理人员定期(至多一个月)编制进销存报表,经库存管理部门料帐员进行审核后统一办理出库手续。
2.1.2 工程物资出库
库存物资需求部门经办人填写领用申请单,部门负责人审批后,送交物资管理部门。直接领用的由物资管理部门的料账员开具连续编号的出库单,登记库存物资明细账。领用人持出库单到仓库,仓库保管员必须严格审核出库单及签字手续的完整性,根据出库单发出货物。如因签字等原因不完整的,应退回出库单,不予发货。发货后库管员和领用人在出库单上签字,库管员在实物登记簿上记录。
库存管理部门料帐员及时将连续编号的出库单交财务部,会计应对出库单的金额与签字是否齐全进行核对后进行账务处理。同时料帐员还须按月制作收发存汇总表,经部门经理或其授权人复核签字后,报财务部与连续编号的出库单进行核对无误后,财务据此核算在建工程成本。
库存物资的申领、审批、保管与记账等业务的人员职责要分开。
仓库设有分库时,从总库中领用存货入分库时开具移库单,当从分库领用存货时由分库库存管理人员定期(至多一个月)编制进销存报表,经库存管理部门料帐员进行审核后统一办理出库手续。
2.2 库存物资的紧急领用
对于紧急领用的库存物资,领用人填写《库存物资紧急领用单》,按规定的权限审批同意后,仓库保管员发货,单独存放紧急领用单,并在库存物资实物登记簿上登记、进行标注。事后经办人员须在规定的时间内补办材料领用申请单,完成相应的请领审批流程,补齐出库手续。保管员依据《库存物资紧急领用单》在一个月内进行催收。保管员对超过一个月未补填手续的清单上报部门经理审核,并进行相应处理。

2.3 成品物资的出库
公司销售内勤根据已经审批的销售订单,开具产品发货通知单,赊销的订单,赊销前应审查该客户的信用情况,是否在赊销额度内(超出赊销额度的不予发货)。发货通知单一式七联,一联销售部留存,一联送交仓库备货,一联交装运部门装运,一联交财务部备查,一联留门卫处检查,另外两联随货通行,其中的客户签收联由客户签收后返回至销售内勤。仓库记账员接到发货通知单后,开具出库单(一式三联,记账、保管及财务各一联),由领货人签字后,保管员凭此直接发货,仓库记账员及保管员凭出库单登记库存明细账和实物登记簿,财务部将“产品发货通知单”保存备查,并定期与产品出库单核对。月末结帐前,销售内勤根据返回的客户签收单以及发货通知单汇总编制《库存商品销售结转汇总表》,将已经开具的正式发票予以和未开具正式发票的予以标注并登记,由责任人签字后送交财务部门进行账务处理。
 公司内部领用的库存商品的,需填报并经审核的“产品领用单”领取。核算会计序时登记库存库存商品的内库帐和中转库帐。月末,财务部会计根据“产品领用单”中记录的产品领用数量和经核算的平均成本,结转研发项目费用和库存商品成本。
月末,财务部销售核算会计根据一下公式计算库存商品的加权平均成本。
加权平均成本=(期初成本+本月入库成本)/(期初数量+本期入库数量)
销售核算会计按照计算的库存商品加权平均成本做结转产品销售成本的会计分录,并据以登记“库存商品明细帐”(数量金额帐)。
月末,财务部产品核算会计根据正式销售发票、产品领用单、装运凭证的产品名称、数量、产品的结转仓库等资料编制《库存商品发出汇总表》。该汇总表需与《库存商品销售汇总表》所列发出仓库、产品品种、数量完全一致。
产品核算会计(仓库记账员)根据《库存商品发出汇总表》登记“库存商品明细帐”(数量帐),并与保管员登记的保管明细帐核对。
库存商品各明细帐需要进行如下核对:
 “库存商品数量明细帐”与销售部销售业务员核对(发出库存商品部分),该核对工作由财务部核算会计与销售部业务员按月进行。
库存商品的核对工作应于每月20日前进行完毕,核对双方要将核对的结果填制《库存及发出库存商品帐目核对表》备案。核对出的未达帐项,要逐项逐笔查明原因,杜绝串户等现象发生。
3. 库存物资的退库
3.1 库存物资的退库申请
物资领用部门填写退库申请单,注明退库物资的种类、规格、数量等,物资管理部门向其提供退库资产价值,工程退料须在退库申请单上填写项目编号,由领用部门负责人审核签字,经签字后的退库申请单连同退库材料送库存物资管理部门办理退库手续。
3.2 库存物资的退库验收
库存物资管理部门的仓库保管员根据退库申请单与实物数量一一核对,对退货按照新入库标准进行验收,填制验收单,验收合格后,由保管员、经办人员、料账员签字,料帐员填制退货单并登记库存物资明细账。每月由料账员汇总退库情况,经过部门负责人或其授权人复核签字后送计划财务部进行账务处理。

4. 库存物资的调拔
库存管理部门料帐员在进行库存平衡后做出库存调拨的决策,出具库存调拨申请单,报库存管理部门领导审批同意后,开具调拨单发给相关仓库。发出仓库核对调拨单后发货并根据调拨单开具出库单,接收仓库收到存货后,根据调拨单,与实物数量一一核对并根据规定对需要进行调拨质检的物料执行质量检验,验收合格后入库。分公司间的物资调拔由省公司库存管理部门发起,分公司内物资调拔由分公司库存管理部门发起。
5. 库存物资的盘点
5.1 库存物资的日常盘点
库存物资的日常盘点检查以库房为对象进行,至少每月一次。
各公司库存物资管理部门应根据库存物资的重要性制定统一的制度对库存物资进行分类清查(每月盘点品种不得少于所存物资品种数量的10%,盘点物资金额不低于库存物资总金额的20%),对重要(主要从金额和数量角度考虑或根据ABC分类法来确定)的库存物资实行经常性的账实盘点。
仓库保管员与料账员根据库存物资实物登记簿共同清点库房实物,盘点无误后填写库存物资盘点表并签字确认。盘点中如发现库存物资毁损、呆滞、盘亏、盘盈等情况,应报库存物资管理部门,经核实,明确责任后物资管理部门对呆滞、毁损物资编制待处置库存物资汇总表,对盘亏、盘盈物资出具库存物资差异报告,经库存物资管理部门经理审核后报计划财务部,按本流程8库存物资处置环节规定办理审批。
5.2 库存物资的全面盘点
库存物资每年至少进行一次全面清查,由库存物资管理部门发起,市州分公司的计划财务部和监察室进行现场监盘与复核。在盘点前,仓库保管部门制定盘点程序,经过保管部门经理和计划财务部负责人审核。盘点时,编制库存物资盘点表,盘点人和监盘人在盘点表上签字,盘点后要出具盘点报告。盘点中如发现库存物资毁损、呆滞、盘亏、盘盈等情况,经核实,明确责任后物资管理部门对呆滞、毁损物资编制待处置库存物资汇总表,对盘亏、盘盈物资出具库存物资差异报告,经库存物资管理部门经理审核后报计划财务部,按本流程8库存物资处置环节规定办理审批。
5.3 存于外部库存物资的清查盘点
对于外部库存物资,库存物资管理部门制定清查盘点制度,定期进行外部库存物资盘点,将库存物资实物、仓库保管部门实物登记簿和财务账进行核对。

6. 账账核对
财务部和物资管理部门每月进行财务明细账与库存物资管理部门的库存明细帐的核对,并在相关汇总报表上签字确认。出现差异后,采购部负责出具存货帐帐核对的差异分析,明确差异数量及原因,提交给生产部门、物资部门、财务部等相关部门。各责任部门对相关差异进行落实解决后,由采购部编制差异报表,经财务部经理、物资管理部门经理批准后,调整财务账或实物台账。
物资管理部门库存物资明细账每月与库存物资保管部门的库存物资实物登记簿核对。对账中出现的差异应查明差异原因,编制差异报表,经库存物资保管部门经理、物资管理部门经理审批后,调整物资管理部门库存物资明细账和仓库库存物资实物登记簿。
7. 处置库存物资
库存物资管理部门对待处置库存物资进行审核,并组织技术小组进行技术鉴定,需要时要请上级主管部门参与,出具技术鉴定报告并签字。库存物资管理部门根据审核结果及技术鉴定报告等提出处置意见,经其部门经理、财务部、需求部门审核后,按权限列表规定权限进行审批。
处置账面价值在一万元以上的资产,其处置价格及方案需报总部财务部备案并按权限列表规定权限进行审批,处置账面价值十万元以上的资产,需报经总裁批准,处置账面价值一百万元以上的资产,需报董事会批准。
对于盘盈、盘亏、毁损及报废库存物资,在授权范围之内的由各公司总经理批准处理。超过处理权限的需报总部按权限列表规定权限审批,对于重大的盘亏、盘盈需报董事会审批。
库存物资处置意见经批准后,对于拟报废的库存物资,库存物资管理部门根据批复,牵头组织计划财务部、审计部等部门进行报废库存物资的清理,核定废旧物资清理后的价值或账面余值,并出具资产清理报告,经以上部门参与人员签字。库存物资管理部门根据处置结果对报废的库存物资开具出库单,由收购单位或领料单位签字后,按本流程的物资出库环节办理。
财务部会计会同税务管理人员按规定向当地税务部门报批。会计根据资产清理结果,进行相应的账务处理。
物资的处置应在审计部、财务部门的监督下进行,所有的废品由仓库管理员单独存放。

8. 相关的账务处理
8.1 库存物资成本核算和低值易耗品的摊销方法
财务部执行公司统一规定的库存物资计价方法,购进时,按实际成本进行核算,领用和发出时按加权平均法确定存货的发出成本。各级公司库存物资按实际成本正确进行核算,经专人复核凭证并签字。库存物资计价方法变更必须向向总部财务部门报告,由总部财务部门报公司领导审批。
库存物资中的低值易耗品的摊销方法按规定,一次性入成本。低值易耗品摊销方法变更必须向总部财务部门报告,由总部财务部门报公司领导审批。
8.2 库存物资入库、出库账务处理
8.2.1 库存物资购入前,必需签订合同。库存物资入库前,如果没有收到发票,要按合同及实际数量暂估金额入账。
8.2.2 财务部负责库存物资核算的会计人员每月末根据业务部门提供的发票、合同、收料单及经物资采购部门、物资管理部门及财务部经理签字后的资金使用审请表,复核各类出、入库单、产品验收单等出入库凭证,并对库存物资出入库进行相应的账务处理。对货到发票未到的情况,月底要根据保管部门开具的入库单、合同暂估入账,财务部专人进行复核后,进行账务处理。编制记账凭证时,须由另一名会计进行复核并签字。

六、主要控制点相关资料
1、库存物资验收单
2、库存物资入库单
3、库存物资实物登记簿
4、库存物资明细帐
5、库存物资分析报告
6、库存物资保管协议
7、库存物资实地检查表
8、库存物资出库单
9、库存物资领用申请单
10、库存物资退库申请单
11、库存物资调拔单
12、库存物资收发存汇总表
13、存货盘点表
14、库存物资差异报告
15、待处置存货汇总表
16、库存物资盘点报告
17、存货盘盈盘亏的处理方案及批复文件
18、对待报废存货以及待处置存货中拟报废存货的技术鉴定报告
19、对待报废存货以及待处置存货中拟报废存货的处理意见及审批文件
20、资产清理报告
21、资金使用申请表
22、存货采购合同
23、存货发票
24、存货收料单
25、存货跌价准备报告
26、权限列表及流程图

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