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仓储主管推动仓储团队建设的五点重要工作
作者:admin;更新时间:06-05 11:37

仓储主管进行团队管理的首要任务是进行团队建设工作,这也是保证团队正常运营的基础,仓储主管推动仓储团队建设的五点重要工作如下。
 
一、设计部门结构,分解部门职能
仓储主管在进行部门结构设计时,首先需要与企业领导进行沟通,了解企业对于仓储部门的工作要求。
 
1.明确企业对于仓储部门的工作要求仓储主管在设计仓储部门结构前,必须与企业领导进行沟通,了解企业的发展规划,以及企业领导对仓储组织的期望与要求。
一般而言,企业对仓储部门的工作要求包括3个方面,具体如下:
1)存货管理方面
对入库的存货应当妥善保管,以保证存货质量,账实一致。
2)仓储服务方面
及时为生产、销售、研发等相关部门提供所需的物料。
3)仓储成本方面
采用适当的方法和手段,优化仓储成本。
 
2.设计仓储部门的组织结构
仓储主管在明确了企业的相关要求后,在接下来的组织结构设计中,要综合分析仓储管理的规模、性质、物资品类及进出的频率等因素。通常来说,仓储组织结构可分为直线型组织结构、直线型职能组织结构、事业部型组织结构三种。下面我们将这三种结构的模型及优缺点进行简要介绍,以供仓储主管在具体的工作中参考选择。
(1)直线型组织结构。
直线型组织结构是由一个上级直接管理多个下属的一种组织结构形式,这种组织结构适合仓库规模小、人员少、业务单一的小型仓储企业(部门)。其组织结构如图所示。
a.直线型组织结构的优点:
组织结构精简,指令传达迅速,办事效率高
责任权限明确,管理意图可得到充分的执行
职能的专业化分工程度高
上下级沟通方便,发现问题可及时解决下级有充分的发表意见的机会,可以直接是出自己的意见
工作目标一致,向心力强
 
b.直线型组织结构的缺点:
权力集中于最高管理层,下级缺乏必要的自主权
单一的领导结构容易使决策者思维受限,导致决策偏颇
业务量大、作业复杂时,领导者压力增大,会出现判断失衡
各作业人员之间的横向联系较差,容易产生脱节和矛盾
需要团队合作的事项,难以确定责任的归属
 
(2)直线型职能组织结构。
直线型职能组织结构是建立在直线型组织结构的基础上,增加了若干职能部门的一种组织结构。这种组织结构中各职能部门分管不同的工作,适合于大中型企业,其组织结构如下图所示。
a.直线型职能组织结构的优点:
适应现代化企业技术复杂、分工细密、管理工作专业化的特点
“集权式”管理模式,权力集中于最高管理层,上层指令可以得到充分执行
发挥职能科室的专业管理作用,减轻直线领导人员的工作负担
保证管理体系的集中统一,在各级管理者的领导下,充分发挥各专业职能科室的作用

b.直线型职能组织结构的缺点:
权力集中于最高管理层,下级缺乏必要的自主权
各职能科室之间的横向联系较差,容易产生脱节和矛盾
不利于建立和健全各级管理责任人和职能科室的责任制
需要多职能小组合作的事项,容易出现抢功、推诿现象
在上级领导和职能科室之间的指令发生矛盾时,影响工作的正常进行
 
(3)事业部型组织结构。
事业部型组织结构是分级管理、分级核算、自负盈亏的一种组织结构,它在总公司的领导下,实施统一决策、分散经营的管理方法。它适用于规模庞大、品种繁多、技术复杂的大型仓储企业。其组织结构如下图所示。
事业部型组织结构的优点有:
1)管理层决策程序完善,仓储运作效率高
2)各事业部的管理权力相对集中,有独立经营能力,抗风险能力强
3)高层领导可以从繁琐的事务中脱离出来,更好地进行发展规划
4)单个事业部与市场联系更加紧密,加强了库存物资的流通性
 
事业部型组织结构的缺点有:
1)单个事业部相对独立,容易形成小集体,忽视长远发展,损坏整体利益
2)相对独立的事业部,难以驾驭
3)独立的事业部之间容易产生矛盾,协调较难
二、做好定岗定员,明确岗位职责
在完成仓储部门组织结构的设计后,仓储主管就要接着开展岗位设计和定岗定员工作,并细致划分各岗位职责,保证团队成员都能人尽其事。

1.设计仓储部门的工作岗位
仓储部门的工作岗位通常包括以下几种,如下表所示。
在明确各岗位之后,仓储主管就可以按照企业的实际情况进行岗位人员的合理配置。

2.进行岗位工作分析
对于每一个岗位配备相应的岗位人员之前,仓储主管需要先对每个岗位进行工作分析。工作分析是一种描述职责规范及任务构成的系统方法,具体实施的形式也是多种多样,常见的形式有面谈、发放问卷调查等。
通过工作分析,可以进一步确定各个岗位的职位内容、职位权责以及工作关系等,从而更好地规范各个岗位。
(1)职位内容。
一般是从职位的广度、深度、完整性、自主性等几个方面去阐述的。
a.广度代表了内容的多样化,保持了员工的兴趣,不致过于单一。
b.深度要求内容具有层次性,根据员工能力不同,设计一些具有挑战性的工作。
c.完整性强调的是有一个完整的过程,对工作细节的合理安排会使人具有成就感。
d.自主性,充分重视员工,使其具有被信任的荣誉感。
 
(2)岗位职责。
岗位职责强调的是从工作权限、方法及协作关系等方面设计。
a.工作权限强调权力与责任相匹配,责任适度,避免脱节现象的产生。
b.工作方法要多变化,根据任务不同设计不同方法,不要出现重复的“模子”现象。
c.协作是岗位间的基本关系,在各部门相互监督、互相制约的基础上保证团队的正常运行。
 
(3)工作关系。
指在工作中,各部门、人员之间相互监督、相互协作的关系。
从这三个方面进行的岗位分析确保了人岗协调的关系,讲究实效,为人力资源的优化提供保障,严格按照职能进行岗位分析与设计,遵循了“因事设岗,因职定人”的岗位设计基本原则。
通过上述形式汇总的信息,最终经分析整理,形成岗位描述。岗位描述主要包括:向谁做汇报、平级之间如何沟通、需要调查的供应商、需要完成什么任务、岗位需要的精神和身体条件等。

3.设计仓储部各岗位的素质模型
仓储主管通过对岗位进行分析,明确各岗位的内容与责任后,就可以根据岗位的责任要求设计岗位素质模型了。
岗位素质模型是指完成每一项工作所必须具备的专业知识、工作经验、职业性格和专业技能的总和,主要包括以下四方面的内容:
1)专业知识。如学历,专业,培训经历等。
2)工作经验。有相应的仓储经验,丰富的管理技能和经验。
3)职业性格。如工作态度,沟通能力,团队管理能力等。
4)专业技能。如业务操作能力,规划能力和领导能力等。
值得一提的是,仓储主管在进行人员的选择时,除了依据素质模型外,还要深层结合企业的实际情况和人员发展潜力进行选择。
 
4.编制岗位职责说明书
设计好岗位素质模型之后,仓储主管就可以依据此模型,编制《岗位职责说明书》,明确岗位职责内容。下面以某企业仓储专员的岗位职责说明书来进行举例说明,如下表所示。

三、协助招聘工作,聘用适宜人员
仓储主管应协助人力资源部门做好人员的招聘工作,以获取适宜的人才,增强部门实力,提高仓储管理的效率。
 
1.分析招聘需求产生的原因
仓储部门的员工招聘工作,是由仓储主管依据部门工作的需要进行申请,再经人力资源核实确认,协同进行的。
在提出用工需求申请前,仓储主管首先需要分析招聘需求的产生原因,如下所示。
1)工作任务增加
在工作定额合理、工作量饱满的前提下,为完成新增工作任务需要及时补充人员
2)工作难度和专业化程度增加
行业发展、企业的发展、市场竞争加剧、市场环境变化等都会引起工作难度和专业化程度的增加,从而产生用工需求
3)工作内容增加
随着企业逐步走向正规化,仓储部的功能越来越健全,会有大量新职位产生,这是仓储部招聘需求的另一重要原因
4)员工离职
劳动合同到期不续签、企业快速发展而员工不胜任该岗位工作、出于个人发展考虑而跳槽等,都会造成员工离职,形成最直接的招聘需求
 
2.递交人员招聘需求申请
仓储主管对招聘的原因分析完毕后,需要向人力资源部递交招聘需求申请,通常以岗位需求清单的形式实现,如下表所示。
岗位申请需求表提交后,经人力资源部门进行审核确认,在满足企业发展需要的基础上安排下一步招聘工作。
 
3.协助开展招聘活动
在招聘仓储人员时,仓储主管需要协同人力资源部做好以下几方面的工作:
1)招聘信息发布
当常规的招聘渠道和招聘信息发布方式不能招聘到合适人才时,仓储主管可以协助人力资源部寻求和拓展更为有效的信息发布渠道。
2)参与简历筛选
为人力资源部提供应聘人员的简历筛选的条件说明,对于一些关键性岗位亦可协助人力资源部依据招聘条件对应聘的简历进行筛选,同时监督简历筛选的进度,缩短整体招聘周期。
3)参与面试活动
会同人力资源部对应聘者进行面试考核,仓储主管主要对应聘者的专业技能进行测试,全面了解应聘者的潜质和胜任能力
4)确定录用名单
仓储主管根据面试情况和人力资源部门意见,最终确定录用人员名单。若有必要,可要求人力资源部对录用人员进行背景调查。
5)督导试用过程
被录用人员按约定时间到公司办理入职手续并进入试用阶段,在这个过程中,仓储主管应当及时引导被录用人员,并在试用期结束后判断其岗位胜任能力,并将信息及时反馈给人力资源部门。
四、实施岗位培训,提升胜任能力
新入职仓储人员进入仓储部门后,仓储主管需要对他们进行系统化的培训引导,以帮助他们尽早进入工作状态。

1.制订培训计划
在仓储人员正式上岗前,仓储主管需要制订新员工培训计划对新招募的员工进行培训。培训计划内容主要包括以下几个方面,如下所示。
1)培训内容设计
一般情况下,新入职仓储人员培训的内容包括3个方面:
a.企业的概况、组织结构、产品等物质文化,以及企业的价值观念、道德规范与行为准则等精神文化
b.仓储的专业知识和技能培训,以及辅助的知识和技能
c.现代仓储管理技术,例如,掌握MRPⅡ、ERP等系统的操作
2)培训时间选择
仓储主管在安排培训时间时应考虑以下因素:
a.培训时间的长短
b.培训时间与培训内容、方法的匹配程度
c.课程时间的合理分配
3)培训地点选择
a.在企业多媒体教室进行培训
b.在仓储部内部进行培训
4)培训讲师选择
a.企业内部专业讲师
b.优秀仓储人员或老员工
c.仓储主管亲自培训
5)培训方法选择
包括讲授法、视听法、案例研究法、角色扮演法和帮带法5种方法,仓储主管可以根据具体情况进行选择。
6)考核培训结果
仓储主管应根据培训的内容拟定考核试卷,在培训结束后,对员工的培训效果进行考核。
 
2.开展指导工作
除了制订完善的培训计划外,仓储主管作为本部门员工的入职引导人,还要向新职员介绍本部门职能、人员情况、讲解本职工作内容和要求等,在指导的过程中,仓储主管还要根据新员工的具体情况有差别地开展工作,采用不同的指导方式,其具体内容如下所示。
1)具体指示
|对于那些对完成工作所需的知识及能力较缺乏的员工,常常需要给予较具体指示型的指导,将做事的方式分成一步一步的步骤传授并跟踪完成情况。
2)方向引导
对那些具有完成工作的相关知识及技能但偶尔遇到特定的情况时不知所措的员工,给予适当的点拨及方向指引。
3)鼓励建议
对那些具有较完善的知识及专业化技能的人员给予一些鼓励或建议,以促进其达成更好的效果。
 
另外,对下属实施指导之后,一定要跟踪和确认结果。对于做得好的下属要给予鼓励,对做的尚未达到标准的下属,要及时进行反馈和进一步的指导。
五、完善制度建设,规范仓储行为
只有有了科学合理的纪律制度,一个组织才能按秩序正常地运转。仓储组织也是一样,只有依靠严明的工作纪律约束员工的行为,才能保证员工的工作不会偏离标准。

1.开展制度建设前的沟通工作
在制度编制工作开展之前,仓储主管需同企业领导和相关部门人员就仓储部制度的建设工作进行沟通,并综合汇总相关意见,在此基础上展开制度的编制工作,具体如下所示。
1)企业领导
a.企业领导对仓储部目前工作的满意度,有哪些方面需要改进等
b.了解企业领导对仓储部管理工作的期望值
c.了解企业领导目前急需仓储部门承担和解决的问题有哪些
2)相关部门
这些相关部门主要是指与仓储部工作联系较密切的部门,如生产部、采购部、质量办和财务部等,仓储主管在组织编制部门制度时,需要多了解这些部门希望在哪些方面得到仓储部的大力支持等信息
3)部门员工
a.对仓储部现状的评价
b.对仓储部制度建设的一些想法和建议
 
2.组织开展制度建设的准备工作
仓储主管组织仓储人员进行制度资料的收集,为制度的编写工作做准备。在这个过程中,仓储主管应安排下属人员尽可能全面地收集各种有关制度制定方面的资料。在资料收集完成后,仓储主管就应组织仓储人员分析仓储部现状和人员情况,现有的制度情况,有何弊端等。
资料的收集和分析工作等准备工作结束后,仓储主管就可以组织部门人员开展具体的制度建设工作了。

3.制定和完善各项管理制度
系统化制定仓储部门的管理制度,要基于仓储管理的实际情况,好的管理制度既要明确,不容易出现误读,也要尽量将一些因素量化,同时制度本身要具备可操作性,这样在执行中才不会出现偏差。
仓储部门的管理制度一般是在公司管理制度的基础上进行适当的调整与完善。我们可以从以下几个方面进行考虑,具体如下所示。
1)管理制度
对仓储管理各基本方面规定活动框架,调节集体协作行为,如考核、奖惩等
2)业务规范针
对仓储业务的一系列规定
3)个人行为规范
所有对个人行为起制约作用的制度规范的统称
 
在管理制度的制定和实施过程中,仓储主管要考量仓储部的实际情况,选择最适合本部门的制度体系。

4.仓储部管理制度的修改、公示和推行在制度初步形成后进行试行时,仓储主管应组织仓储人员就试行过程中发现问题,及时进行修正,使之更加符合团队管理的需要。通常仓储部管理制度的试行时间不宜过长,以两个月为佳。
仓储主管在部门管理制度的试行修改活动结束后,就可以将管理制度进行公示,并以书面形式进行保存,同时在日常的仓储活动中进行大力推行。

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