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会议管理:OA办公系统功能需求分析
作者:admin;更新时间:06-04 10:52

  核心提示:上接:OA办公系统需求分析之资料管理、文件管理 ???会议管理该模块管理单位内的会议通知、会议纪要。会议通知由会议的安排部门建立,并通过系统通知各相关人员。会议通知的建立人可以通过系统及时地了解到相关...
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上接:OA办公系统需求分析之资料管理、文件管理

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??会议管理
该模块管理单位内的会议通知、会议纪要。会议通知由会议的安排部门建立,并通过系统通知各相关人员。会议通知的建立人可以通过系统及时地了解到相关人员的回复情况。会议在结束后会生成一个会议纪要,并通知会议纪要撰写人更改会议纪要内容。在会议纪要中可以加入决议,决议可以加入到计划模块进行考核。
1、会议模块管理员定义会议的类型,并选择此类型会议形成的决议属于指令性决定还是临时工作。建立会议议题库,会议起草部门可以方便地查询、组织会议议题,确保议题尽快得到处理,起草人可追加会议议题。
2、会议组织者可以查询和预定会议拟召开期间可用的会议室,从而确定会议地点;同时确保会议室资源的合理、充分使用;员工还可以直接切换到会议室管理中查看所有会议室的占用情况。
3、会议召集部门建立会议安排,并根据预先定义的流程决定是否送交领导审批,审批完毕后发送会议通知。
??? 4、会议召集部门在系统内可实时跟踪各与会人员的状态,并在结束会议通知的时候,统计出能够参加会议的人员名单。会议召开时,由会议召开部门指定专人做好会议记录,会后形成纪要及会议决议。
5、会议纪要及会议决议经审批后,正式下发。会议的决议如果涉及责任部门并规定了执行的开始时间和结束时间下发的决议将加入到计划管理模块中,并纳入部门工作考核。
??计划管理
工作计划分为指令性工作计划、临时性工作计划、本部门执行性工作计划、本部门考核性工作计划。其中本部门执行性工作计划指本部门自己应完成的工作;本部门考核性工作计划是指由本部门负责的、考核其他部门工作情况的考核工作计划。
1、系统中普通员工只能建立本部门执行性工作计划、本部门考核性工作计划和临时性工作计划。指令性工作计划只有指定了权限的领导才有权建立。系统管理员为系统设定权限,并设定工作考核的管理部门。
2、临时性工作计划、指令性工作计划还可以由会议决议、收文办件产生。计划的内容包括:计划的标题、计划的制定部门、计划的制定人、计划的执行部门、执行部门接收人、计划的具体内容、计划执行效果的监督部门。
周计划:按部门、按时间、按状态三大分类管理部门、员工周工作报告信息。
月计划:按部门、按时间、按状态三大分类管理部门、员工公司月工作计划信息。
季度计划:按部门、按时间、按状态三大分类管理公司季度工作计划信息。
年度计划:管理公司年度计划。
本部门执行性工作计划、本部门考核性工作计划经审批后生效,指令性工作计划无需审批直接下达。
3、计划在进入生效执行状态后,系统开始计时。预计结束时间到达时,系统会提醒员工填写执行结果。
4、计划执行结果由计划执行部门填写,送交计划的监督部门确认,并判断其是否完成了计划。计划如果未完成,则由监督部门根据原有计划,建立一个新的计划,下达给计划执行部门,重新确定计划的内容及完成时间,由计划执行部门按照新的计划继续执行。
5、工作考核的管理部门在规定的时间进行计划执行结果统计,通过触发系统的统计事件,系统自动按部门将各类计划进行计算。其计算方法由综合管理部另行规定。并生成一个工作考核结果文件。
?? 申请审批管理
利用表单审批管理一般员工填写申请表格、申请书,管理人员可以填写申请表格、申请书,审批其他人发出的申请表格、申请书,所有员工都可以查看自己发出的申请的审批情况。对自己发出的申请可以撤销。申请表格、申请书将作为工作的附件和依据。
??报表管理:利用表单审批管理,根据员工不同的权限,完成表单的申领、下发,填写、审批、查询功能。
?? 催办、办理事宜:利用工作流管理管理功能,完成日常工作的催办、办理。
?? 考勤管理:考勤管理由签到、签退、请假/销假、加班申请、统计查询(迟到、早退、矿工)等模块组成。可以对单位员工的考勤情况一览无余。同时设置打卡式考勤机等相关设备。
??考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班申请、加班核准,生成考勤统计(迟到、早退)、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤信息查询等。其中审批请假单、加班申请审批在办公事务里完成。
??功能包括:请假/销假、销假核准、加班/确认、加班核准、生成考勤统计、考勤统计查询、个人考勤信息查询、全部考勤信息查询、考勤参数维护、休息日设置、请假类别字典维护。
?? 绩效考核:管理人员通过查询员工的工作日志、接受任务情况、任务完成进度、考勤情况,填写员工绩效考核表,对当月员工的工作情况给出量化考核。
??车辆管理
车辆档案:对于单位内部车辆建立相应的车辆档案,详细记录购买情况,车辆情况。
用车管理:对于出车情况建立申请、审批、登记的流程化管理制度,对车辆使用进行合理安排,可以有效提高车辆的利用率。
补贴管理:对于出车司机的补贴情况进行登记管理。使管理者对于补贴费用情况一目了然。
??日志管理:员工填写、查询本人工作日志,管理人员根据任务完成情况审核日志的真实性,签署意见,查询下级的工作日志。
?? 消息中心:包括消息的发送,接收,查看,转发,删除功能,消息分为系统消息和一般消息,系统消息由系统管理员发送。
?? 即时交流:分为聊天室功能和对话功能。可用于网络会议、讨论。应有电子白板、共享桌面。
??授权管理:当管理人员出差,请假时,可以将自己的工作委托授权给其他人完成。委托授权后,被授权人具有授权人相应的权限,可以代被授权人接受任务,办理审批事项。授权结束后,收回授权。
7.4专项应用
专项应用包括以下功能模块:OA接口、财务管理、人力资源管理、合同管理、物料管理,质量管理,生产管理、资产管理等模块,此外还有各部门、公司购买或开发的自己应用的专用软件。OA接口是连接OA系统与现有软件的接口,实现专用软件直接向OA系统产生、传递报表。财务管理包括会计凭证报表管理、固定资产管理、工资管理,费用管理等模块。人力资源管理包括人事管理、培训管理、工资管理、三金管理等模块。合同管理包括供货商管理,客户管理、采购合同管理、经销合同管理等模块。物料管理主要仓库管理。质量管理包括质量体系管理、认证取证管理、产品质量管理(原材料、生产过程、售后服务)等模块。生产管理包括生产计划、统计、调度、生产过程控制等模块。
8 其他需求
软件的设计、选择应遵循以下原则:
??满足稳定性要求
??满足可维护性要求
??满足易用性要求

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Tags:会议 议管 管理 理O 

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