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永大(中山)ERP系统实施
作者:admin;更新时间:05-31 10:46

  核心提示: 引子 说起永大,相信许多上岁数的人都会记得在上世纪80-90年代,在国道、省道公路旁围墙上粉刷的白底蓝框红字大幅'永大胶粘带'广告,其鲜明的形象在延绵不断的公路上陪伴着人们的旅途,也使永大...

    引子
    说起永大,相信许多上岁数的人都会记得在上世纪80-90年代,在国道、省道公路旁围墙上粉刷的白底蓝框红字大幅"永大胶粘带"广告,其鲜明的形象在延绵不断的公路上陪伴着人们的旅途,也使永大成为了大家心目中胶粘带产品的代名词。
    是的,永大(中山)有限公司确实是国内胶粘带企业的杰出代表,它创建于1984年,是国内第一家专业从事压敏胶粘带研发及生产经营的厂家,在业内具有崇高的地位,拥有庞大的用户群和良好的市场口碑。
    经过20多年的发展,永大已拥有广东中山小榄总部、江苏无锡工厂和浙江杭州工厂三大压敏胶粘制品生产基地,总占地面积21万平方米,压敏胶粘带的年生产能力达12亿平方米,全公司年产值累计达10亿元,产量、销量、纳税均居全国同行业之首。2007年,永大公司被评为中国名牌企业(全行业仅三家),在庄严的人民大会堂接受了国家的授牌仪式。
    随着国际国内市场竞争日趋激烈,机遇和挑战并存。在新的形势下,永大决策层明确提出贯彻新的第三个五年规划(2007-2011),即实施"互联动力、数字化管理、工业化革命和环保增值"四大战略,而其中数字化管理的核心,就是通过信息化建设不断推进管理创新、观念创新、技术创新和服务创新,进一步改善内部管理,建立现代企业管理制度和运作机制,从而达到扩大产品市场占有率和促进公司效益提升的目标。
    实施ERP系统,成为永大执行数字化管理战略的重要措施,中国名牌企业将借助ERP系统焕发出更亮丽的光彩。
   
    ERP选型
    ERP项目选型如同谈婚论嫁一样,其实是实施企业和ERP公司相互了解并对实施目标达成共识的过程。
    永大对ERP的选型颇为慎重。从2007年1月开始,在选型过程中在对国内外十多家一线ERP厂商进行了全面的评估。在选型过程中安排了产品总体演示、企业实际数据导入模拟运行并验证等多个考察环节,在双方交流沟通的过程中,天剑由于表现出高度专业的知识水准、敬业的职业精神。以及确保ERP成功实施的坚定信念,给永大留下了深刻印象;而通过与永大的调研和交流,天剑也对永大信息化需求和业务特点有了更深入的了解,并以此为基础,结合天剑的经验,制定了解决方案。
    另一方面,天剑公司采用完全自主知识产权的产品,已经在广州宏昌胶粘带厂成功实施了包括ERP、MES、CRM、OA在内的综合自动化系统。广州宏昌胶粘带厂是行业内另一家中国名牌企业,也是国内首家成功实施ERP的胶粘带企业,无论从产品、工艺制造流程、企业规模与永大公司极为相似,天剑在宏昌项目上取得的成功经验,无疑增强了永大成功实施ERP的信心。
    沟通充分,水到渠成。永大与天剑于2007年8月签约,双方决定通力合作,共同努力,铸造又一个胶粘带行业ERP成功典范,永大ERP系统的实施拉开了序幕。
   
    项目实施
    1)组织落实,高度重视
    好的开始是成功的一半。在ERP项目启动的时候,永大在天剑顾问的指导下成立了三级项目实施组,永大何汉健总经理亲自任领导小组组长,并主持召开了项目启动大会。永大各部门经理、主管共60多人参加了会议,天剑公司作为ERP项目的合作方由孟总带队出席了会议。在启动大会上,天剑项目经理胡高明宣读了项目内容和实施计划,永大项目负责人林经理宣布了项目管理制度,天剑孟总着重分析了项目实施的要点和难点,表达了成功实施项目的信心,永大何总最后作了重要讲话,强调了ERP项目对企业的重要性,要求企业全员要有认真参与的态度和追求卓越管理、战胜习惯势力的决心。
    2)严格制度,认真执行
    ERP系统的实施是一场企业的管理变革,需要企业真正下决心去做,并建立和执行严格的项目管理制度,否则就会"叶公好龙",无果而终。为了保证项目工作的顺利进行,天剑和永大共同成立的联合项目组经过认真考虑,从项目启动的时候就制定出一套严格的实施制度,要求各级项目组成员都必须严格遵守和执行,对工作表现积极者进行奖励,反之则进行处罚,实践证明,严格的项目管理制度使ERP系统的推行在企业形成浩荡之势,稳健前行。
    3)重视需求,量体裁衣
    ERP系统功能是否能真正满足企业的实际管理需求,是ERP系统实施成败的关键。无疑,ERP系统的原型产品中包含了大量国内外先进的企业管理思想,学习并运用这些先进的管理思想是企业实施ERP系统的一个重要原因,但如果企业不根据自身特点进行认真思考对ERP系统功能的取舍与调整,而只是无原则地围绕ERP系统调整自身的经营业务流程,则就会象"削足适履"一样,最终会造成企业管理上的不顺畅,乃至项目最终宣告失败。
    因此,软件服务商要重视企业的需求,主动与企业共同了解清楚企业的实际情况,进行必要的客户化开发,从而做到"量体裁衣",这才是确保ERP系统适合企业应用的正确方法。当然,这需要软件服务商具备良好的需求调研、系统分析和客户化开发实施,更重要的是,这需要软件服务商具有为客户负责而不惜自身投入更大成本的合作精神和对项目的负责态度。
    在永大项目的实施中,虽然天剑采用的是具有胶粘带行业特色的ERP产品版本,但永大作为中国名牌,决非浪得虚名,它经过20多年的稳健发展,在自身的管理上已积累了一些与别的企业不同、而且经过实践证明更加适合自己的管理方法,这些"永大特色"的管理方法需要在永大ERP系统中得到实现,从而成为了永大ERP的个性化功能需求。为了能够深入了解永大的这些个性化需求,天剑实施顾问入驻企业,通过为企业各岗位员工进行ERP系统的分模块功能介绍和共同探讨,引导和提炼出企业更细化的信息化管理需求。经过详细调研和系统分析,天剑-永大联合项目组形成并确认了各部门的需求调研报告与总体需求报告,并以此作为永大ERP系统在天剑ERP产品基础上所要进行客户化开发的需求依据。
    4)克服困难,解决问题
    大型ERP系统的实施是一项复杂的系统工程,永远存在着难点,只有下定决心,总结经验,排除万难,才能到达成功的彼岸。ERP系统的实施是企业管理思想的升级和管理流程的优化,势必造成企业各部门间利益和工作职责的重新分配。在项目推行过程中,部分员工存在抵触心理在所难免,永大项目也同样遇到这样的问题。
    在实施过程中,联合项目组严格要求企业各操作岗位完整,及时、准确地录入数据,为企业管理和决策提供有效的辅助信息。同时明确,联合项目组经过详细调研所确定的流程,都是从企业总体利益的层面考虑制定的,业务部门各岗位必须认真执行,不能有任何本位主义的思想。
    在永大项目的实施过程中,虽然项目组在这方面给大家打了预防针,但问题还是出现了,具体情况是这样的:按永大原来的采购入库流程,是由采购部下订单->仓库收货->财务部付款,在这个过程中,采购部的订单数与仓库实际收货数常常是存在差异的,因此会造成采购部未能及时准确地掌控好实际收货数量,而是以仓库反馈数量为准,如果仓库未能准确反馈实际数量,采购人员不能第一时间掌握真实信息,一方面会造成应付款的错漏,给企业带来直接经济损失,另一方面也影响了采购计划的准确执行,造成生产原料的短缺或不必要的库存积压。同时,在整个流程中,没有考虑到对原料的质量检验,给后续的生产部使用原料和财务部对不合格原料的理赔追溯等工作带来了隐患。
    项目组在调研过程中敏锐地发现了以上的管理问题,经过分析,拟定了新的采购入库流程:采购部下订单->采购部收货->质检部进行原料检验->仓库接收合格原料->财务部付款。新的流程要求采购人员在收货时需要明确到货数量,并通知质检人员做检验,经过检验合格后,再通知仓库进行收货,货物进仓后最后通知财务部支付货款,新的流程使得采购与仓管间相互监督,比旧的流程更严密,管理更规范;同时,新流程中所有的数据都是通过ERP系统统一管理和流转共享,使采购、质检、仓库、财务部门的相关人员都能第一时间掌握并处理相关信息,ERP系统功能和新的流程制度相辅相成,成为给企业把关的"哼哈二将"。
    就在采购入库新流程和ERP采购模块同时推行的时候,相关操作人员表示不适应,抱怨系统增加了他们的工作量,由于是ERP项目刚刚启动,手工、电脑两套系统并行,确实使操作人员在这段时间里的工作量急剧增加,个别员工更表现出明显抵触情绪,使系统此模块的实施停滞不前。经验丰富的天剑实施顾问立即采取措施,在与业务部门的主管领导说明情况、取得共识后,加强与具体操作人员沟通,晓以利害,加强关怀与鼓励,最终得到各级人员的支持和认可,新的流程得以顺利推行,有效地堵住了企业原有的漏洞,促进了企业管理的规范化,提高了企业管理的水平。
   
    实施成果
    实施ERP系统后,永大各部门甩掉了所有的"信息孤岛",整个企业的管理信息完全融为一体,各部门数据按权限充分得到共享,全公司的业务报表都能及时在ERP系统中自动输出,有效地减轻了业务层进行数据统计处理的工作量,极大地提高了决策管理层把握全局的应变速度和准确性。
    永大通过实施ERP系统也取得了明显的经济效益。经过初步统计,企业的销售收入增加12%以上,而库存明显下降,节省了大量流动资金,企业订单执行的出错率也大大降低、交货准时率大幅度提高,产品质量和客户满意度也在原来的基础上得到了进一步的提高,中国名牌的称号更显得实至名归。

    以下是永大各主要业务部门在实施ERP系统前后在管理上的对比:

   

    实施体会
    每个幸福的家庭都是一样的,每个成功的项目在实施过程中的方法和过程也都大体相同,以下是我们在永大项目的实施体会,它是天剑实施方法的又一次成功验证。
    1)规范的项目管理方法,有效的实施推进措施。
    项目经理每月初必须及时做好项目的当月计划及上月总结,在实施工作中严格按计划来执行,具体工作要安排到每周甚至每天;及时跟进项目进度,充分沟通,做到事前计划、事中控制、事后弥补。只有强有力的项目管理,才能保证ERP实施成功。
    2)数据的完整性、及时性、准确性是信息化成败的关键。
    信息管理中最重要的就是数据,如果数据不能完整、及时、准确地录入,系统产生的结果将是片面的,不真实的,也就不能及时将企业现状反馈给企业决策者。
    3)企业是实施ERP的主体
    ERP不仅仅是一套软件,更是企业管理思想的体现,企业员工是信息系统的主人,在实施过程中应采取逐渐由学习到参与,从参与到主导的步骤。如果最后不发展到企业为主导的阶段,ERP系统的实施即使上线,也不会得到巩固。
   
    经过双方的共同努力,永大ERP系统已成功上线并稳定运行,为企业带来了可观的经济和社会效益,随着企业对信息化认识的不断深化,永大的信息化需求将更为深远,永大的信息化建设道路将迈向更加宽广的明天。
    作为中国名牌的永大,在信息化的推动下将继续发展和壮大,越发闪亮在人们的心里!
(作者:广州市天剑计算机系统工程有限公司  胡高明  洪委)

Tags:中山 系统 实施 

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