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熙可集团BPM系统与ERP、BI、PLM、HR信息化系统集成应用研究
作者:admin;更新时间:05-31 10:46

  核心提示: 熙可集团是一家以食品、农业、全供应链整合管理为主营业务的跨国集团公司。熙可食品是我国最大的酸性水果出口商之一。熙可集团从水果基地选择、水果种植、水果收获到水果运输、产品生产、检验等环节进...

    熙可集团是一家以食品、农业、全供应链整合管理为主营业务的跨国集团公司。熙可食品是我国最大的酸性水果出口商之一。熙可集团从水果基地选择、水果种植、水果收获到水果运输、产品生产、检验等环节进行食品的垂直供应链整合,且成效卓越。公司的安全标准在国际上处于领先水平,食品质量得到了美国、英国、日本等国家的认可。

    总部设立在中国上海,分部遍及美洲、欧洲、大洋洲、亚洲和东南亚,目前在国内外拥有19家分公司、8家下属工厂,在全球拥有超过450多名管理人员和10000多名员工。随着业务发展,熙可集团寄已经成立以中国为中心,面向全球市场的全球化公司。

 

图1 熙可集团

熙可的挑战

    食品安全是食品企业的生命线。作为一家食品出口公司翘楚,熙可集团需要遵守包括日本食品标准、美国食品标准、欧洲食品标准以及中国国家标准在内的,不同国家严格的食品检验检疫标准达17项之多。熙可集团不仅需要在食品种植和加工生产等方面严格遵守相关标准,在管理上对文档、配方、质量和信息的管理也需要严格的标准操作。这就要求熙可集团在整个食品的垂直产业链管理环节,从食品种植、食品生产、到内部管理均需要各部门、各环节同步遵守相应的操作规范和审计标准。

    熙可集团从成立之初就非常重视食品安全,所以在食品种植和食品生产环节的质量控制和食品安全追溯借助信息化的工具控制得相当成熟。然而,在熙可集团的内部管理上,传统的各个部门横向业务的管理方式已经不能适应跨部门、跨公司业务协作的发展要求,这对食品安全管理带来隐患。

    集团拥有包括生产、研发、财务、人事等多个部门。各部门均有各自业务流程,当涉及跨部门审批业务时,传统以纸质、邮件为主的审批方式将效率大大降低,同时,超长且繁琐的跨部门审批内容也加大各部门工作量。

    ·业务流程缺乏明确的跨部门授权审核体系,影响业务的管理进程;

    ·在执行的过程中缺乏标准化的监管工具,难以及时发现问题,对事后的追溯和纠错也很难发现。

    ·对文档、信息跨部门传递的安全不能有效保证;

    ·手工的文本信息传递方式,带来大量可避免的人为错误率的发生;

    ·传统的电话、邮件的通知方式,使管理者不能有效掌握流程进度;

    ·传统的跨部门审批管理方式也越来越不适应管理者多地办公的需求;

Ultimus实现熙可的垂直业务资源整合

    面对众多的管理挑战,熙可集团希望通过垂直业务资源整合的方式,对跨部门管理实施标准化控制。针对跨部门协作流程建立标准管控体系,统一信息的发布渠道、整合各类信息资源来保证熙可集团的其他业务部门解放一部分非核心管理的压力,更能专注核心管理环节,从而提高集团的整体业务能力和业务效率。

    2009年,当熙可集团迅速意识到垂直资源整合的重要性时,便开始在各知名软件厂商中寻找合适的信息化工具和解决方案。熙可集团IT总监黄桥勇先生在谈及与Ultimus公司合作时说“我们先后了解了4家杰出的BPM厂商,最终Ultimus公司的解决方案脱颖而出。首先,Ultimus解决方案的快速发布能力和沟通效率让我们对项目的成功实施树立信心;其次,全面、简洁、完整的报表界面是我们需要的管理助手;再次,系统的稳定性、强大的技术支持以及在业界良好的客户评价也是我们所看中的;另外,Ultimus解决方案的高性价比也令人心动;当然,最最重要的是Ultimus的解决方案与我们垂直业务资源整合的需求最为匹配。”

    在2009年里,Ultimus很快与熙可集团IT部门、业务优化部组成联合实施小组,率先开始了公司的信息化流程管理的建设工作。在实施小组的通力配合下,通过三年的时间,共推进六期BPM信息化项目工程,将信息化流程管理范围覆盖合同审批、财务管理、ITEM管理、人事管理、研发流程管理、行政管理、IT流程管理的43支业务流程,同时在国内的12家分公司实施应用。

 

图2 熙可集团IT框架图

熙可集团BPM的实施

    熙可集团非常重视BPM项目,为了保证该项目的成功落地,熙可集团首先成立了“业务优化部”,所谓“业务优化部”是各业务部门的骨干人员,他们对各部门的工作流程非常熟悉,由这支专业的人员牵头负责集团内部跨部门间的流程优化工作是再合适不过的;另外,请来第三方咨询机构,建立科学的方法论为集团作严谨的跨部门授权审批体系。

    在这两项强大的管理支持下,Ultimus实施顾问与熙可集团的IT部门对集团的业务需求有了清晰而全面的认识,在Ultimus解决方案的支持下,项目得到迅速推进。往往一个业务流程在短短一两周内就能测试、上线。

    合同审批管理——合同管理对食品行业尤为重要,合同管理中不仅涉及金额、数量、交货期等关键信息,另外对于非常关注食品安全标准的熙可集团而言,合同内的食品质量体系标准也尤为重要。公司首先将金额最大、涉密信息最多的合同审批体系纳入BPM系统中管理。系统涉及到公司的全部不同类合同流程以及在集团旗下9家分公司应用与推广。目前,公司合同审批流程已完全纳入系统化进行。

    财务费用审批管理——通过BPM系统,熙可集团将过去有关财务费用报销的部分完全剥离财务系统管理。通过BPM系统在技术上实现与ERP系统中的生产管理和费用管理完全整合。财务费用审批由原来9个节点部门/人员完成的审批工作,目前仅需要4个节点部门/人员就能完成。BPM系统还与网上银行做了接口,财务人员发出确认支付的指令后,系统能够将支付金额的数据,通过网上支付形式自动转入员工个人银行账户,非常方便且智能。

    ITEM(产品编码)申请管理——集团借助BPM系统对ITEM进行统一管理,改变过去产品编码申请难、多头管理、错误高的情况。在BPM系统中建立创建ITEM规范索引,通过特定的流程审批后,新的ITEM即时在系统中生效。同时,BPM系统直接将信息同步至ERP系统中,减少中间冗余的信息传递环节,降低出错率,提高信息传递效率。

    人事审批管理——熙可集团将HR系统中的人事审批环节也进行了管理剥离,将员工出入职审批管理、休假审批管理、加班审批管理、员工调动审批管理等流程纳入BPM系统中。例如,新员工跨部门、跨公司的职位调动,通过完成BPM系统流程的申请与审批后,员工新的工作权限即可生效。

    研发流程审批管理——BPM系统与公司的PLM系统进行集成,目前PLM系统专注负责与研发相关的数据、文档的管理工作,而有关食品的研发申请和审批流程已完全纳入BPM中进行。

    IT审批管理——人员账号权限的开通、计算机维修申请、固定资产采购等业务流程也在BPM中进行。

    行政审批管理——包括访客管理、行政车辆调度等流程管理。

    在BPM系统实施的过程中,联合实施小组做了非常多细致的工作保证系统的顺利实施与安全运行。Ultimus联合熙可IT部门制作了大量中英文的培训手册和视频,每年对业务部门进行多次系统培训,保证系统的顺利实施。另外,公司设立一年两次的系统需求反馈机制,员工能够针对系统的使用情况向公司提出更优良的反馈建议,IT部门与Ultimus一同对反馈意见进行系统的升级与优化。为保证系统运作安全,系统引入动态口令卡的登录方式,审批用户需要输入一段动态的口令后才能安全登录,以确保系统账户的安全管理。

流程管理使业务核心化成效卓越

    目前,熙可集团的BPM系统实现了与ERP、BI、PLM、HR等管理信息化系统充分集成。BPM系统帮助熙可集团其他系统核心管理内容固化,将非核心管理部分以垂直资源整合的方式进行集中管理。通过实施流程管理使熙可集团业务在各个方面成效卓越。

 

图3 熙可集团BPM流程界面

    流程标准化——过去公司的授权体系不清,实施BPM系统后,各项流程均在系统中有标准的定义与流向,业务根据系统的流程进行标准化运作即可,公司的许多规章制度也在系统中得到固化和灵活升级。

    改进业务速度——有了明确的流程体系的支撑,在信息化工具的帮助下,业务的速度大大提高。以财务费用审批为例,过去差旅费用审批需要20天,现在6天内就可以完成整个费用报销流程。合同审批速度也大大提高。

    流程优化和消除不必要任务——BPM帮助熙可集团根据业务需求对流程进行优化,增加必要流程或删减不必要的任务。例如增加ITEM流程,删除了原有的人事部门审批员工出差的申请流程等。流程的调整使业务指向更加明晰。

    降低工作量——BPM系统实现了熙可集团的垂直资源整合需求,将各部门的非核心流程进行剥离,大大降低原有各部门的管理压力和工作量。

    信息安全显著提升——由电子化、系统化的信息管理方式代替原有手工、纸质的管理模式,使信息的追溯、查询和存储更为安全。

    增加人性化管理——员工可以随时随地通过系统查看流程进度。

未来扩展应用

    目前,BPM系统是熙可集团下属12家分公司员工的业务对外窗口,涉及到全部的跨部门审批的工作都在BPM中进行。熙可集团IT总监黄桥勇先生说“这些分公司员工基本上每个人会使用一到两个信息系统,其中一个肯定是BPM系统。”

    黄桥勇先生介绍说,熙可集团的BPM系统是基于B/S结构(Browser/Server,浏览器/服务器模式),系统灵活且开放。应公司全球化的发展进程要求,BPM系统在未来将进行全球化业务范围推广。他说“我们下一步计划将BPM项目持续的向国内外其他分公司进行推广;目前,系统并未与工厂层面进行对接,与MES系统集成也是我们未来计划的一部分;另外,我们打算将系统模块化的功能处理得更加细致,同时,对简单的核心流程的审批实现移动应用。”

关于Ultimus公司

    Ultimus 是企业流程管理(BPM)和工作流程自动化软件及服务全球的领导厂商,提供最优秀的企业流程自动化和流程改进的解决方案。帮助全球超过1,600 多家客户部署了Ultimus BPM 系统,解决了他们在企业流程管理所面临的各种挑战。Ultimus 在中国的客户包括:DHL 亚太区、GE 中国、联合利华(Unilever)、微软(Microsoft) 和西门子(Siemens) 等等。

    Ultimus BPM (Business Process Management) 企业流程管理,能够协助企业进行流程全生命周期管理,包括模型化、自动化、管理及优化企业每一支流程。Ultimus 提供超过300 个即买即用(Out of box)功能,独创流程自适应技术(AdaptiveDiscovery)应对企业流程快速自动化及自适应变化,真正达到流程随需应变。

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