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一种ERP风险评估法——企业资源功能展开法EFD
作者:admin;更新时间:05-30 11:44

  核心提示: “企业资源规划”(entERPrise resource planing,ERP)自20世纪90年代出现开始,一直获得了突飞猛进的发展。这使得ERP的最大厂商SAP迅速成长为全球500强的...

    “企业资源规划”(entERPrise resource planing,ERP)自20世纪90年代出现开始,一直获得了突飞猛进的发展。这使得ERP的最大厂商SAP迅速成长为全球500强的领先公司。ERP系统试图通过将企业中的生产、财务、人力资源、供应链管理等所有功能集中在一个软件平台进行监控和处理,以此达到提高运作效率,改善管理决策的目的。在市场化和国际化日趋完善的今天,这种企业集中化管理的方法发挥了巨大的作用:降低了库存、提高了工作效率、贴近了企业供应链的上下游关系。

    与此同时,由于ERP系统本身的复杂性、业务流程与软件系统的配套难度、企业文化与软件系统的融合偏差等原因,ERP在实际的实施过程中并没能取得预想的美好效果。在国际上ERP实施的成功率只有不到70%。而在中国,这个比率只有5%~10%(Gartner Group统计数据)。在ERP实施项目中的高风险一直以来都是ERP系统提供商和实施咨询方无法回避的重大问题。为此,本文探索出一种评估ERP实施风险的新方法,以达到有效控制风险、实现ERP效益的目的。

    本文回顾了ERP风险评估的几个方法,概率法和主观评估法,分析了原有评估方法的不足;论述了一种新方法——企业资源规划功能展开法(ERP func-tion deployment,EFD)的原理,以一个企业的实例来说明EFD的具体应用。

1  风险评估的理论回顾

    专门针对ERP项目的风险评估方法论述的文章在学术界还是比较少。而在软件开发的项目中,则有大量的文献提出了丰富的风险评估方法。主要分定性和定量的两类,使用到的定性方法有:头脑风暴法,名义小组评述法(NGT),德尔菲方法,层次分析法等。这类定性的方法主要是通过研究专家或是项目的关键人物对风险的主观评价,以此总结得出整个项目的风险因素的重要程度排序。

    定量的对风险进行评估的方法有:统计学模型,成本因素法,CPN方法,决策树法,故障树的方法,影响图法,人工神经网络的方法,基于规则的系统,灵敏性分析法,Monte Carlo模拟法,ID3算法以及LA-LEARN算法。另外,模糊学和粗糙集模型也被用到了具体的风险评估中。主要的几种方法的简要介绍如下:

    1)统计学的模型就是最早用来计算风险大小的方法。它通过估计软件项目中涉及风险因素的发生频率和风险发生时可能造成的平均损失的乘机来表示风险的重要程度。统计学的方法是目前使用最多、最广泛的风险评估方法。并且在后来被发展成QRA和QRAS的计算机软件来支持实际的风险管理。因为这种方法容易理解而且很好操作。但是由于估计风险因素发生的概率和造成的损失往往非常困难,所以评估的效果不佳。

   2)成本因素法,在成本评估中运用成本因素来探测项目风险的类型和程度。即是成本因素中占最大比重的类型就是最需要关注的风险因素。

   3)CPN(Colored Petri Nets)方法,这种方法通过定义适当的图形来表示数据集、转化事件、转化路径、路径描述以及转化条件,从而构造一个完善的系统模型来分析系统的活动状况。

   4)决策树的方法,决策树的方法是通过将软件项目可能遇到的所有风险体现在一个决策树的结构里。然后,在计算出各自的损害值后。再最终得出风险大小的排序。

   5)故障树的方法,故障树的分析方法可以说是决策树方法的一种扩展,他不仅用到定性的判断,而且还包括定量的计算。故障树方法通过对导致一个事件发生的成因进行归纳和整理,分析他们之间的逻辑关系以及计算彼此发生的概率,进而由此来最终确定父事件的发生概率或危害。

    由于ERP系统的实施工程在很大程度上是一次管理上的革新,具有很高的灵活性和变化,可能涉及的企业管理内容以及影响的范围都扩展了许多。如果将上面提到的风险评估方法直接应用到ERP实施项目中,就很容易遇到下列的一些难题:

    1)实施风险的具体大小很难以数量的形式进行量化,ERP的实施风险往往带来企业管理方面的漏洞,由此造成的损失很难以概率或者其他数量
方法来进行统计;

    2)ERP实施过程中可能引发的多变化和影响的广度,使得风险评估很难使用逻辑性太强、相对固化的评估方法进行操作;

    3)多方面的因素将同时对ERP的实施结果产生不同程度的影响,所以使用原有的评估方法很难将这些因素综合地加以考虑;

    基于上述的一些考虑,以往针对ERP实施风险的研究大都采用主观的方法进行。这种做法很大程度上受到片面性和个人经验的影响而显得效果不佳。

2  EFD方法及其应用

    为了更加充分合理地分析ERP实施过程面临风险的大小,以及为企业挖掘控制ERP实施风险的正确方法,本文介绍一种新的、基于QFD思路演化而成的ERP分析方法。

    由于智力因素被认为是导致ERP实施失败的关键因素,所以文章通过一个实例来阐述如何使用EFD的方法来对企业的人力资源方面进行分析,以此来评估在实施ERP过程中将面临的风险,同时也确立企业在实施过程中应该重点关注的风险因素。
    2.1 QFD及EFD

    19世纪70年代,Sullivan在日本首次提出“质量功能配置”(quality fanction deployment,QFD)的概念:一种综合方法,它能将客户需求转化为产品开发和生产中的各阶段(比如:市场战略,市场规划,产品设计与工艺,原型评估,生产流程设计,生产,销售等)所需要的技能需求。此后,在Lai-KowChan和Ming-Lu Wu在文章中回顾了QFD的发展历史,介绍了这个工具在日本、美国等地不断地获得发展;在产品开发、软件项目开发以及BPR等领域得到了广泛的应用;并且QFD在企业管理的各个职能中都可发挥作用,比如:产品开发,质量管理,顾客需求分析,产品设计,计划编制,工业工程,决策支持,一般管理以及团队合作、时间控制、成本控制等等。

    在这里,EFD是指将ERP的内在机理以及内在要求转化为对企业员工的行为和素质要求,企业运作的要求以及企业其他方面的要求,以评估企业实施ERP的风险大小,并依此进一步指导企业的运作革新,最终达到控制ERP实施的风险的目的。

    2.2 EFD的原理

    EFD借助一个类似房屋的工具——ERP屋,将ERP的内在特性(见图2的左翼)与企业的具体运作(见图2的顶端上方)通过他们中间交叉的矩阵来分析其相互关系和影响,并将这些影响转化为实施ERP对企业经营运作的新要求;比较这些新要求与企业现状的评估值;就可以得出为了成功实施ERP、企业需要提高和关注的重点因素。由此也可以评价企业实施ERP可能遇到的风险大小。

    与QFD中用到的质量屋的创建过程相类似,创建ERP屋也包含5个步骤。

    步骤1确认ERP的内在机理和特性;也就是ERP正常运作发挥其巨大功效的前提或者必然表现的特征。有些ERP的内在特性对企业的具体经营运作没有要求,而有些则将对企业的具体经营运作产生很大的影响,这部分特性将是重点讨论的对象。

    步骤2确定企业经营运作的技能要求和特征;这里主要是将企业在经营运作过程当中重点考虑的因素和工作方向总结出来,形成企业管理的要求。比如:企业对员工素质的要求(员工责任心,员工计算机知识等),企业对组织架构的要求(等级要求,柔性要求,分权要求等),企业对工艺流程的要求(固定程度,复杂性等)以及其他要求。

    步骤3将ERP的内在特性与企业经营运作的技能要求对应起来进行分析,得出在保证ERP内在特性的前提下,企业经营运作的技能要求需要的达到的目标值(以具体的数值表示);也就是为了ERP正常发挥功效而需要企业在经营运作方面得到哪些条件。

    步骤4对企业经营运作的技能要求的现状进行评估;这部分就是对现今企业在经营运作各个因素的现实情况进行数值化的评估。

    步骤5对比步骤3和4的结果,确定企业未来应该强化的企业经营运作的技能和发展方向;根据步骤3得出的目标值和步骤4得到的现值进行对比分析,就可以得出实施ERP企业在经营运作方面还存在哪些差距;而具体的差距大小则表明了企业在实施ERP时可能遇到的风险大小;同时,那些差距比较大的因素也就成为企业在ERP实施过程中需要重点关注和提高的对象,这也为企业控制风险提供了依据。

    图1表明了这5个步骤的相互关系。


图1 EFD的5个步骤


    2.3一个应用EFD的案例

    为了说明如何构建ERP屋以及如何应用EFD的方法,我们通过分析一个即将实施ERP项目的企业如何通过EFD方法来确立自己对智力资源和员工素质的管理方向来具体说明EFD的使用。

    第1步:确定ERP的原理或基本特征。除了提到的ERP的四大原理:业务流程再造,数据集成,自动化数据处理,信息管理规范。这里也将ERP的复杂性作为ERP的一个特征,因为ERP的失败往往会与ERP系统本身的复杂性有很大的关联。这5个方面就组成ERP的基本特征,分别由图2的左侧五行来表示。

    第2步:确定企业员工以及实施人员的素质要求。这些素质要求主要体现在下面几个方面:企业员工的责任心、企业员工的沟通能力、企业员工的领导力、企业员工的IT知识、企业员工以及实施团队的咨询能力、企业员工以及实施团队的技术能力、企业员工以及实施团队的管理知识。这些方面可以在图2中的ERP屋的上方7列看到。其上方的小屋顶将这7个方面的相互影响用特定的符号表示出来。(关联紧密的画“●”,关联一般的画“◎”,关联薄弱的画“○”;这些符号在下面的引用时所表达的含义一致)。

    第3步:将第一步得到的ERP内在特性与第二步得出的智力资源因素的要求对应起来考虑,中间的交叉矩阵显示了它们之间的相互影响。在界定两者相互关系时,需要考虑智力资源因素相互之间的相互影响将产生的新变化。比如:虽然数据集成对于企业员工的管理知识没有直接的要求,可是由于数据集成对企业员工的责任心要求很高,而员工的责任心和员工的管理知识在某种程度上又是密切相关的,所以,数据集成也对员工的管理知识有了一定的要求。

    第4步:在这个矩阵的右边,可以将各个ERP特征要求的重要性(即权重)输入到对应的方格。同时,在其右边展示各个ERP特征在企业现在所具备的水平。比较这两组数据,将差距最大的几个项目(比如设定相互的差距大于3者)作为企业需要重点关注的ERP特征。

    第5步:通过中间的关系矩阵,可以将ERP特征要求的重心转变为对企业员工素质的未来发展目标。同时,总结出企业现今面临的员工素质现状。通过比较员工素质的现状和未来发展目标,将得出员工素质在哪些方面最需要加强,从而确立ERP实施对企业员工素质的要求。

    图2给出了运用EFD方法构建的最终ERP屋。


图2 用于企业员工素质的EFD方法

    图2从上面可以看出:实施ERP所需要的员工素质目标值大大高于企业员工素质的现值。这就表明,为了确保ERP的成功实施,需要投入更多的精力去改善企业的员工素质以达到目标值。所以,这在一定程度上也说明,这个ERP实施的项目具有比较大的风险。在分析这些差异的时候,可以得出最需要解决的几个员工的素质是:IT知识、管理知识以及企业具备的咨询能力。为了充分发挥ERP的功效,员工本身具备的IT知识和管理知识非常重要;而在具体的实施过程当中,企业借助的外界咨询力量或者本身的咨询能力显得尤其重要;而所有员工的责任心则是确保数据准确及时传送给决策所用的前提。

    这些分析的结果可以提示ERP的实施经理人员更加地关注下面4个方面的因素:整个ERP实施小组的咨询能力;员工的责任心;员工的IT知识和管理知识。

3 结论

    作为先进技术和业务处理自动化的前沿结合,ERP使得企业能够消减运作成本、缩短响应时间以及并行处理业务。这样,客户服务质量再ERP的支持下得到了极大的提升。然而,由于ERP系统本身的复杂性以及实旋障碍,大量的实施ERP的企业都没能取得预想的良好的功效。

    本文提出一种新的评估ERP实施风险的方法——EFD。运用这种方法对一个实施ERP的企业实例进行分析后发现,该企业在咨询能力、员工责任感、IT知识和管理知识方面存在很大的差距。这也就表明该企业在实施ERP的过程中将碰到比较大的风险。

    考虑到ERP的实施将极大程度地影响企业的具体运作,并且企业的运作受到来自企业宏观战略、外部经营环境和ERP等3方面的影响和制约。所以,今后还需要对以上的综合影响因素建立整合各种变化的制约作用的模型进行分析。并且,ERP的事实也跟企业实施其他的应用系统(如:SCM,B2B,CRM)具有非常紧密地联系。在以后的研究中也需要考虑类似的不同应用系统之间进行集成的问题。除了人力资源方面受到影响外,企业运作的其他方面(比如:绩效评估体系、企业文化系统)也会因为ERP的实施而产生新的变化。这也是未来的研究方向之一。

 

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