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邯宝公司借助ERP系统进行费用控制
作者:admin;更新时间:05-24 11:33

  核心提示: 邯钢集团邯宝钢铁有限公司(以下简称:邯宝公司)始建于2007年9月25日,从2008年2月以后焦化、炼铁、炼钢、热轧、能源中心相继投产,冷轧线正在建设之中,预计2010年6月份投产。邯宝公...

    邯钢集团邯宝钢铁有限公司(以下简称:邯宝公司)始建于2007年9月25日,从2008年2月以后焦化、炼铁、炼钢、热轧、能源中心相继投产,冷轧线正在建设之中,预计2010年6月份投产。邯宝公司年设计产钢460万吨,正在建设成为国内同类型最具竞争力的钢铁企业。公司建设之初就开始谋划实施信息化建设,2008年11月1日,邯宝公司信息系统一期投入运行,这套系统是宝信软件公司提供技术支持,切合邯宝公司的实际管理需求而开发的,应用这套系统将使得公司的业务流程更加合理,管理更加规范。通过一年来的运行,已经取得了显著的效果。邯宝公司自建设以来,一直注重成本费用的控制,特别是借助ERP的开发环境,更进一步加强了对公司成本费用的有效控制。公司现有职工3000多人,组织机构由八个职能部室和六个生产厂组成。公司发生的所有成本费用都归于相关的部室管理,并制定全面预算和相应的考核标准。

    ERP报支模块分为报支基础资料维护、清单业务管理、清单查询管理、报支扩展业务等。基础资料维护包括类别维护、抛帐规则、员工基本资料维护、合同信息管理、物料基础资料维护等;清单业务管理包括报支清单录入、清单会计审核、核销预付款、付款申请等。费用预算有年度预算和月度预算。根据预算,各部门将发生的费用在ERP系统里先行报支,打印出一式二联报支单。根据授权范围,报支人,审核人、部门负责人、财务负责人、公司领导分别签字,报支部门盖章,一联留报支部门登记费用台帐,一联送财务进行会计审核、付款审核,最后抛帐结清。ERP报支系统具有强大的查询功能,月底,财务查询各单位的费用发生情况,对比期初的预算数,进行对比考核。ERP费用报支模块挑战传统的财务管理和财务记账模式,在以下几个方面得到了很大的改善:

一、利用ERP报支系统加强了公司的内部控制

    公司推行对成本费用实施精细管理和精确控制的“两精”管理,提升了全面预算管理的水平。公司首先通过各种制度和规范文件,明确各部室的职能定位,强化了预算管理的组织体系,将预算指标分解到各职能部室。传统的管理理念认为,预算和核算只是财务部门的事情,与其它部室或生产厂关系不大,有些部门甚至有抵触情绪,认为财务部门把费用控制好就行了,我们只管把自己的费用手续报财务记账,其他的事情跟我们关系不大。事实上,这么大的一个组织机构,仅靠财务部门控制费用,结果也只能是简单的核算和事后分析,难于实现公司的整体目标。ERP报支模块也称全员报支系统,借助ERP的开发平台,各种费用实行归口管理,相关部室负责本部室归口管理的费用,各部门设置专职的报支员,使得所有部门的专业管理人员都清楚本部门的预算以及实际发生数额,规范了广大员工的费用发生行为,避免了以前时候费用的发生与费用报账记账的无序状态。并且根据管理权限各部门领导在报支单上审批签字,不相容岗位严格分离,授权批准制度完善,有效地控制了成本费用的发生,使得业务流程规范,职责权更加明确,预算的精细度和精确度提高了。

二、利用ERP报支系统强大的查询功能,避免了考核时查询账务系统的繁琐

    传统的账务查询,需要根据不同部门所发生的费用,查询管理费用、制造费用、在建工程等几个会计科目,然后再归纳分析进行处理。而在ERP报支模块内,按考核科目查询时,只需要查询归口考核的科目,就可以得到各部门在设定期间所发生的费用,而无需考虑具体的财务抛帐规则;同样地,按部门查询时,可以得到该部门设定期间发生的所有各项费用;按职能部室查询时,可以得到各部室所归口控制的费用,还可以链接到发生费用的部门的费用明细。所有这些查询起来简单方便快捷,也为预算执行时的事中控制提供了保证。
三、针对费用发生的偶发性和经常性的两种情况,ERP报支系统设置了挂账付款和直接付款两种报支形式

    报支人在报支大类里可以选择直接付款或者挂账付款。对于需要先期挂账或者同一个供应商发生的经常性的费用,可以按期先行报支挂账,按需要定期请款或集中请款。这样既规范了会计准则讲的费用的发生核算准则,又有利于资金的管理和控制。

四、报支单上的信息全面,也避免了有些信息的重复提供,而且报支的状态相关报支人都可以方便地查出

    对于所有的费用结算,按照相关的财务规定和公司管理规定,可以选择员工或供应商。选择员工,相应的工号、员工姓名、银行工资卡号自动弹出,报销上卡时方便。清晰,准确。报支单处于审核状态还是已付款状态,报支员可以在系统里实时查到,便于个人报销上卡及时查询核对。选择供应商,初次结算时,供应商信息如税号、单位名称、开户银行账号、开户行名称等维护到系统里,以后再结算时,只要输入单位名称或代号,其它信息将自动弹出,不需要每次结算时都要提供相关资料。

五、降低了财务部门记账的工作量

    传统的财务结算记账,会计审核好结算手续后,以手工录入方式按借贷规则做转账挂账凭证,或做付款凭证转给付款审核,再转出纳结清。而应用这个ERP系统,会计审核只管审核好报支清单所需结算手续,在系统里做审核标识,属挂账的业务,系统自动形成转账凭证,属直接付款的,再转付款审核做付款标识,出纳出票据结清,系统自动抛帐。一些有预付款业务的核销转账更是简单,审核好手续后,只需点按审核即自动转账核销。

Tags:邯宝 宝公 公司 司借 

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