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ERP系统实施上线的后续完善
作者:admin;更新时间:05-24 11:33

  核心提示: ERP系统上线后,ERP项目就结束了吗?不。这只能说ERP系统取得了暂时的顺利,只是攻下了一个碉堡。“革命还未成功,同志尚需努力”呀。ERP项目是个逐步完善的过程,项目成功上线后,用户的注...

    ERP系统上线后,ERP项目就结束了吗?不。这只能说ERP系统取得了暂时的顺利,只是攻下了一个碉堡。“革命还未成功,同志尚需努力”呀。ERP项目是个逐步完善的过程,项目成功上线后,用户的注意力就是要把ERP系统不断的完善起来,要把项目实施时没有考虑到的细节一一完善起来。
   
    但是,想要把ERP系统后续的完善工作做好,可不是一件简单的事情,比起ERP项目上线来说,难度可是一点都没有减少。因为后续完善的过程中,要注意的问题还有不少。
   
    1、要防止用户的老毛病死灰复燃
   
    我见到过不止一个客户,在ERP项目上线之初,他们比较乖。会完全按照标准作业规范来操作系统,即使,利用系统后的流程跟他们的手工流程有差异的情况下,他们也会采用新的流程。但是,当系统用了一段时间后,他们心就痒了,开始搞自己的小动作了。就拿采购定单的变更来说吧。以前手工作业阶段,若发现采购单上的价格或者数量有错误,他们是不会再去重新打一遍采购单的,直接在原由的采购单上修改,然后签上修改人的名字即可。但是,ERP系统是不允许的。他要求所有数据的修改,都必须在ERP系统中完成。在ERP系统上线初期,他们若遇到采购单错误时,还会在系统中修改。但是,时间久了,他们就会比较麻痹了,会旧病复发。采购单有错误了,也不在系统中开采购变更单了,直接在打印出来的采购单上修改即了事。反正以后的仓库、财务作业不管他们采购的事情。
   
    所以,后续完善的一个非常重要的工作,就是要巩固“解放地区”,巩固前段时间好不容易取得的胜利成果。
   
    2、流程的逐渐调整
   
    ERP系统刚开始上线的操作流程,不是完善的流程。其或多或少还有手工作业流程的影子,还有很多尚需改善的流程。当ERP系统运行熟练后,企业ERP系统的操作流程还需要进行优化,提高流程的工作效率。如价格的审批流程,在ERP刚上线时,企业用户可能担心价格有错误,还是按照以前的审批流程,采购单的价格审批要设置两道门槛,一是采购经理审核,二是成本会计复核。在ERP上线初期,也是按照这个流程来走。但是,当ERP系统运行熟练以后,我们会发现,一般采购员无法更改采购定单的价格,也就是说,采购定单的价格我们只需要在有变更的时候,进行二道审批即可,平时的话,价格的审核可以让ERP系统这个铁面判官来做。
   
    象以上这种可以改进的地方,在ERP系统运行稳定后,还有很多。有时候,ERP系统一个小小的改进,就可以给企业的工作效率得到不凡的改进。
   
    3、细节的完善处理上
   
    在ERP项目实施过程中,时间比较紧,工作量比较大,所以,在实施的过程中,可能无法考虑一些细节的内容。但是,在ERP系统上线后,用户相对来说,就有比较多的时间,来考虑这些细节问题。如报表的格式问题上。有些企业报表的格式要求比较高或者内容比较复杂,一下子难以实现。如有个客户,他们要求在当日的销售日报表上,能够带出该产品的毛利率。计算数据即不是按标准成本来算。若按标准成本计算毛利润率的话,也就简单了。他们是要求根据最近的原材料的采购价格来计算产品的材料成本,然后再以此为基础,经过适当的调整后,来计算销售定单的毛利润率。由于这个报表比较复杂,所以在ERP上线后,不能实现。在ERP上线初期,他们只有进行手工统计后,再把数据添入到报表中。随着ERP系统的运行逐渐完善,这些数据也可以从ERP中取得。企业在顾问的帮助下,通过报表自定义系统,实现了这张报表。以后,报表生成以后,不需要再进行人为的改动,就可以直接拿来使用了。
   
    所以,在后续的完善过程中,细节问题的处理,也是一件大工程。但是,却是一件非常重要的工作。细节决定成败呀。
   
    从以上的分析中,我们可以看出,ERP项目的后续完善工作,一点都不比项目实施的工作轻松。具体来说,在后续完善的过程中,企业用户要做好如下工作。
   
    1、定时对ERP进行体检:召开会议,发现ERP系统需要改善的地方
   
    我们在现实生活中,经常会有这种悲剧。某个人平时好好的,看不出有什么毛病;突然腹部痛了,去医院一检查,发现是肝癌晚期。为什么会这样呢?就是因为没有定时做体检,以外能吃能睡,看起来好好的,怎么会想到有癌症呢?其实,现在的医疗技术,若在癌症早期就发现,完全可以治疗痊愈。

    ERP项目也是如此。若对其进行定期的体检,发现毛病,及时处理,那就不会慢慢转化成大毛病;但是,若对小毛病不管不问,或根本没有发现小毛病的存在,则久而久之,其必然会转换成不可治疗的癌症,到时候再后悔也来不及了。
   
    所以,企业内部要定时的开座谈会,如半个月一次或者一个月一次,集中讨论现阶段ERP系统运行中发现的问题及需要改善的地方。有问题不可怕,找到问题原因一一解决即可;怕的是不能发现问题。所以,企业各个部门负责人要定期对ERP系统进行体检、会诊,把发现的问题或者需要改善的地方,一一列出来,无论是其他部门的、还只是本部门的问题,都要摊在桌面上谈,然后,让企业内部的ERP项目负责人,想一些可行的解决方案。若自己不能解决,就要依靠外部的ERP实施顾问了。总之就是,发现一个问题,处理一个问题。如此,ERP软件才能在企业各方的共同努力下,不断进步。
   
    2、便条虽小,用处确大
   
    如何让用户持之以恒的利用标准作业规范为指导对ERP系统进行规范化的操作,如何让新员工尽快熟悉ERP的标准作业流程,让其能够尽快的进入角色。这些流程管理问题,一直是企业非常头疼的问题。而且,由于流程操作的不规范,这也是导致ERP系统出现错误的主要原因之一。有什么简单有效的方法能够有效的解决这一难题呢?
   
    其实,这里有一个非常使用的小方法。我在ERP项目实施的时候,都要求客户在标准作业规范确定下来以后,把一个个标准作业流程配上简短的说明,制作成一张张小的卡片,然后,把他贴在对应用户的电脑旁边,让他们一坐下来,进行ERP操作,就可以看到这个友情提醒。这个潜移默化的效果,有时候比你ERP实施顾问在台上讲个一天的效果还要好。
   
    这种模式,我是极力推崇的。因为其可以说,基本上不需要花费多少成本,但是,却可以其到非常大的作用。对于规范企业对于ERP系统的操作等方面,都有非常大的作用。
   
    不过要注意一点,就是当流程有所改变时,一定要及时更换小卡片,不然的话,用户天天看过时的流程卡片,反而卡片会误导他们。
   
    3、整理实施文档
   
    在ERP项目实施过程中,会产生很多跟项目有关的文档,如标准作业流程文档、作业规范文档、二次开发的文档等等,这些文档在ERP项目实施完成后,用户要抽时间及时进行整理,若文档有缺乏的话,要及时跟顾问联系,补齐文档资料。因为这些文档资料是以后公司ERP运作出现问题时,重要的参考资料。而且这方面资料,很多都是内部资料,在外界是无法取得的。特别是关于二次开发的相关资料,若企业不幸换了一个顾问,而对方顾问很可能对于你这个企业的二次开发的个案不熟悉,所以,要特别重视这些文档资料的整理。
   
    其次,ERP上线后,在实际应用的过程中,难免还会遇到一些问题。如在ERP采购模块的操作中,发现请购转换采购单时,不成功。后来经过一番努力,才发现是原材料没有定义默认的供应商。原来,ERP系统中对于原材料必须定义至少一个供应商,否则的话,就无法自动生成采购单,而需要手工开立采购单。这就会非常的麻烦。遇到诸如此类的问题,企业不能解决了就完事了。而应该在解决问题的同时,把这个问题的情况、发生的原因、解决的方法、预防的措施等写成一份文档,永久的保存起来。这些文档资料都是企业宝贵的财富,是企业以后对于新员工进行ERP培训的最好的教材。也只有如此,企业才不会老是在同一个地方摔交,不会重复的交学费。
   
    4、多培养一些关键用户
   
    在ERP项目实施时,ERP软件培训时,由于受到场地等的制约,一般都只有项目组的成员,如各个部门经理才有机会参加ERP项目的培训。也就是说,接受过ERP项目正规培训的各个部门可能都只有一个人而已。但是,若他们离职了怎么办?关键用户的离职对于ERP系统的运作影响是非常大的。
   
    所以,企业在ERP项目完成后,要开展定期不定期的ERP培训,让每个用户都成为ERP系统的关键用户,让他们在任何时候都能够独当一面。如此,即使有关键用户离职,也不会影响到ERP运作的大局。
   
    同时,对于其他员工进行统一的培训,有利于让他们了解ERP系统的全貌,简单的说,就是让他们了解其他部门的操作,会对自己部门的操作产生什么影响;自己的操作,又会给别人带来那些影响。如此,他们在操作ERP系统时,可能会更有一个全局的概念,会知道,自己如操作不好,会影响到别人的工作。有这种观念之后,他们操作ERP系统起来,会更加规范、更加有责任心。而这是ERP系统得以发展、完善的基础。
   
    总之,ERP系统后续完善的战役说好打好打,说不好打也不好打。这就要看企业的ERP项目负责人的经验与能力了。个人认为,企业在ERP项目的持续改善上,可能比较重视,但是,会忽略ERP项目前期成功的巩固上。但是,ERP项目成果的巩固跟ERP项目的持续改善是手心手背都是肉,企业都应该对其有充分的认识,要两手都要抓,两手都要硬。
   

Tags:ER RP P系 系统 

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