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ERP在徐州发电厂物资管理中的实施与应用
作者:admin;更新时间:05-24 11:33

  核心提示: 0 引 言 随着电力体制改革的进一步深化,电力市场、竞价上网的机制正逐步形成。面对即将到来的、可以预见的激烈竞争局面,发电企业都在努力从优化企业内部管理入手,通过改进与优化业务流程、降低消耗...

0 引 言

    随着电力体制改革的进一步深化,电力市场、竞价上网的机制正逐步形成。面对即将到来的、可以预见的激烈竞争局面,发电企业都在努力从优化企业内部管理入手,通过改进与优化业务流程、降低消耗、控制成本等方面来提高效率和获取最大利润。物料作为企业运营的基本资源,在发电企业成本中占有相当的比重,同时也是发电机组安全稳定运行的物质基础和保证,因此物料管理在发电企业管理中的地位不言而喻,它不仅是影响企业经营绩效的重点,也是企业提高整体管理水平的突破口。但由于其传统管理手段和管理模式自身的局限性,直接影响了企业竞争力的提高,阻碍了企业的进一步成长。

    徐州发电厂作为一个具有30多年历史的老国有企业,拥有3900多名职工,在物资管理系统使用上,共有35个部门近500的用户数,包括25个仓库近16 000种物资。由于之前的管理都是通过手工操作,物资管理上存在重复、遗漏的现象;开领料单要好几个部门签字,费时又费力,而且当时的采购管理没有信息化,很难做到公平,公正,高效。ERP作为当前国际上通用的管理信息系统,它顺应企业面临全球化市场竞争的管理需求,以计算机为工具,将企业各方面的资源进行管理,并合理调配,使企业在激烈的市场竞争中获得更强大的竞争力。如何管理好徐州发电厂庞大的物资系统,是徐州发电厂企业管理的重点和难点,要解决这些问题,应用ERP是企业较好的选择。为了进一步降低成本,加强老厂的信息化建设,2004年4月1号,徐州发电厂与上海伊尔普信息技术有限公司合作,开始物资管理系统的实施,5月8号正式上线,经过2个月的单轨运行,于7月底正式验收通过,2004年8月8号正式完成徐州发电厂物资管理系统项目。

    该系统针对徐州发电厂特点,制定了特别的系统需求,并做到了和徐州发电厂原有的财务FMIS系统全面集成。系统主要包括系统管理及设置、需求及领料业务、采购管理、仓库管理、查询分析等几大模块,利用计算机网络实现从物资计划与领料的申报与审批、物资采购与收货、入库与发料、库存管理等环节的全过程管理。目前经过了试运行和运行初期,现在已经比较稳定的运行于徐州发电厂各部门和班组中,在企业职工的技能水平得到锻炼的同时,也提高了企业信息化管理水平,使得徐州发电厂的整体素质得到提升。

1 根据徐州发电厂特点制定系统需求

    (1)满足物资业务多单位集中管理,分别核算的要求。

    (2)物资管理业务全部在网上实现。利用计算机网络实现从物资计划申报与审批、物资采购、收货与入库、库存管理,物资领料单申报与审批、仓库发料全部流转环节的数量,价格、质量和消耗的全过程管理。

    (3)物资管理业务的全面预算管理。需求计划业务受预算控制,领料受需求计划及预算控制,不能超预算提需求计划,不能超需求计划领料,没有预算不能领料,上述控制必须在系统中得到充分体现。

    (4)账实、账账实时相符。以物料主数据(物料编码)为索引,对所有物料进行数量管理、价值管理,做到物料明细账与实物实时相一致(账实相符),物料明细账与财务账实时相一致(账账一致)。通过对库存物料的入库、出库、移动和盘点等操作进行全面的控制与管理。

    (5)和财务系统全面集成。系统和在用Finis2.0进行集成,实现物资核算业务的自动化。

    (6)和网上采购系统集成。和徐州电厂自行开发的网上采购系统集成,物料系统生成的采购计划自动发送到网上采购系统,网上采购系统生成的订单自动流转到物料系统。

    (7)全面的查询分析功能。系统应提供强大的查询分析功能,满足各级领导对物料管理业务的分析需求,为决策提供正确的依据。

2 系统流程

    徐州发电厂物料管理围绕着物料资源的活动展开,分为需求、采购、库存3个管理环节。首先物料的需求由各车间(部门)、班组根据设备的检修、大修、改造计划或其他各种计划提出对物料的需求计划,在有计划系统集成的情况下,物料需求将自动生成。在没有相应的计划系统时,物料需求由手工申请,经过相应的审核/审批流程后,最后集中到物料管理部门,物料管理部门进行汇总并通过物料管理系统与实时库存进行比较,系统自动进行物料需求运算(MRP运算),择时产生准确的MRP报表,至此物料需求环节结束。而采购管理环节是从MRP开始到物料入库结束,具体为:MRP报表→采购计划(根据供应商及价格管理信息)→采购订单→招投标/合同/直接采购→采购入库,采购管理环节强调的是流程管理和信息管理,使采购业务做到真正的公平,公正、高效而及时,而库存管理环节完全集成在货物的接受和分配过程中,系统支持多种业态的入库、出库和调整等业务。在企业管理系统中,物料管理系统构成了整个企业生产经营活动的物质基础,实现了计划、采购、库存等业务整合并且和生产、财务等子系统的高度集成,帮助企业合理配置物料资源,动态控制物料动向,有效地保障了企业经营活动的供给,降低了库存资金的占用,提高了物品周转效率,使企业的采购成本和生产成本得到有效控制。如图1所示。


图1 物料管理系统流程


3 系统模块构成及功能

    在系统初始化期间,徐州发电厂财务部、物贸公司、信息公司与伊尔普公司工作人员配合,整理了18000多条物资编码,重新设置了物料属性,对物资编码的描述做了规范;由于与财务系统FMIS2.0的集成,在数据库中设置岗位300多个;根据徐州发电厂现实情况定制流程2257条,物资入库与发票的分离,解决了大量的遗留单据,总计3500多笔领料单和860多笔入库单。在物资管理系统下,徐州发电厂各个仓库物资都纳入同一个物资管理系统中,通过物资编码的整理和控管,有利于物资采购管理的规范化,同时物流与资金流的紧密结合,目前所有的物资业务流转均在系统中运营,真正实现了物资管理的信息化处理。下面介绍该系统的主要模块构成及功能:

    3.1 系统管理及系统设置

    主要对系统基础信息进行设置。包括用户权限设置、单位信息,物料编码及属性,业务类型及流程等基础信息设置。

    (1)权限管理。包括权限集设置和用户功能设置。主要设置一些系统菜单处理权限的集合;对系统预置物料管理中常见业务类型及其业务,可对具体业务流程进行标准流程及特殊流程的部门岗位、权限等设置,由此实现业务中心的业务处理。

    (2)公共信息设置。提供物料多种编码体系、编码规则设置,即一套主码和多套辅码,以满足用户不同需要,用户可根据需要实现主辅码互换;还包括供应商信息管理和价格信息管理。

    (3)分单位信息设置。各分单位可根据需要灵活设置物料主数据属性来实现管理控制,且提供新物料在业务进行中的便捷维护功能;同时提供多币种、多物料计量单位及换算系数设置,便于换算;还可对系统已内置需求申请计划、采购业务、库存出入库业务,合同业务、供应商业务、销售业务等7类业务类型及其部分子业务的流程权限等信息的设置,用户还可以根据具体需求在系统允许的范围内添加/编辑/删除各业务类型下的子业务,并提供对业务的流转过程、相应权限进行设置的快捷入口,以便在业务中心对设置的相关业务进行操作及信息处理。

    3.2 需求及领料业务

    (1)物资需求计划的编制与审批。对于有权限提出需求计划申请的用户来说。可在业务中心界面中添加新的需求计划申请,提交相关人员处理;对暂不提交的需求计划可以选择保存,对被驳回的需求申请可以修改后重新提交或者终止流转。审批工作流配置,需求计划审批工作流配置时,其类型可以对应到预算项目、对应到仓库,审批过程中有权限控制(金额和单价2种)。

    (2)物资领料计划的编制与审批。对于有权限申请领料的用户,根据编制的需求提出领料申请,编辑领料对应的预算项目、需要提交的仓库。业务摘要,物料编码、领用数量等信息,提交仓库发料。同样经过领料单制定,领料单审批等流程。

    3.3 采购管理

    (1)采购定单。有此权限的用户可根据需求计划进行汇总,平衡利库,并通过MRP运算,生成采购计划,通过采购计划审批发送到网上采购系统,网上生成的采购订单自动流转到物料系统(特殊情况可以在物料系统直接生成订单),再进行采购定单的提交和审批。

    (2)采购入库。货到后,计划员根据发票是否到达,做采购正式入库或采购估价入库申请。

    3.4 仓库管理

    仓库是企业物流的集散结点,是物料归集、统计和核算的基础。库存管理从货位、批次、单件等不同角度对物料进行管理,通过对物料的入库、出库、调整和盘点等业务操作,实现了对企业的物流的全面控制和管理。同时业务与账务核算系统的高度集成与信息的实时共享,使企业对当前的库存状况有了高度的可视性,物料控制决策成为基于事实的决策,而不再是统计预测。

    (1)收料业务。包括物料的基本信息,货位信息等。

    (2)发料业务。主要是选择出库物料记录,随时查看物料信息,编辑出库数量,选择货位、质量控制码、批号等进行出库记录。

    (3)调拨业务。主要是将要移出仓库的物料信息:仓库信息,物料名称、物料规格型号,物料数量信息,输入调拨申请单中,同时填写物料所移入的仓库信息。再分别由仓库管理员做相应的收发料工作以完成物料的移库工作。

    3.5 查询分析

    信息系统中,强大的查询分析功能是用户了解和管理业务信息的窗口,是用户最直接的要求。本系统在业务流转过程中,可随时查询相关辅助信息,便于业务信息准确维护及审批t对于各类业务,提供多角度、多条件组合的统计查询,使用户对自己业务处理情况,全面了解。而查询信息显示内容的灵活设置及方便导出Excel文件功能,也提高查询结果利用率,不同客户的各类库存管理指标的查询分析,为管理可控和再控提供切实依据。包含了:(1)业务查询。(2)需求计划查询, (3)出库单查询; (4)库存状态查询; (5)物料查询。

4 技术架构

    伊尔普技术架构如图2所示。伊尔普物料管理系统的模块采用了典型的多层开放式体系架构(multitier),支持多种客户端设备和多种大型主流数据库,如DB2、Oracle、Sqserverl操作系统。支持基于Web的调用与传输标准和分布式计算模型,有效解决了系统安全性、开放性和海量数据处理。


图2 伊尔普技术架构


    基于伊尔普物料管理系统的多层开放式体系结构,在稳定的网络环境的前提下,为应付日益增加的数据处理需求,徐州发电厂提供了Dell PowerEdge 1655MC服务器作为物资管理系统中间层,由于和财务方面通过FMIS2.0进行集成,其所使用的DB2数据库是在小型机上来应用,大大提高了物资管理系统的数据服务能力。而对于部分缺乏硬件条件的部门和用户,徐州发电厂也做了针对性的解决。

5 应用效果与体会

    (1)数据规范化。发电企业的数据不仅复杂,而且在开始阶段非常不规范。如物料管理,这些数据包括:物料数据、供应商数据,库存等静态数据,还有价格信息、合同信息等动态信息。因此在数据准备过程中,首先要对这些数据进行分类,然后建立编码规则,通过编码的方法对数据规范化。徐州发电厂在实施物资管理系统后,减少了各类误差,经过前期的新物料整理,目前新物料已经从最初的1000多到减少现在的400左右,而类属性的设置大大减少了因为物料属性错误导致的问题;另外,借条情况规范化并逐步减少。由于借条在实际情况中不可避免,徐州发电厂对借条的使用做了规范,并规定何种类型的借条必须在一定时间内补入领料单据。

    (2)资源整合优化。物料管理系统构成了整个企业生产经营活动的物质基础,实现了计划、采购、库存等业务整合并且和生产、财务等子系统的高度集成,帮助企业合理配置物料资源,动态控制物料动向,有效地保障了企业经营活动的供给,降低了库存资金的占用,提高了物品周转效率,使企业的采购成本和生产成本得到有效控制。从前,从申请到领料要经过好几个部门审批,往往一个流程要跑大半天时间,现在上网操作,几分钟就可以完成一个流程。提高了办公效率,也为企业节约了能源。该系统还尽可能支持徐州发电厂现有计算机和信息资源,使现有资源得以充分利用,以节省投资。通过对系统流程的制定,同时也对徐州发电厂所有的有关物料业务类型、流程、审批权限等进行梭理、优化和确定,并制定有关管理手册,通过项目的实施。将优化后的流程付诸于实践,达到业务持续改进,提高管理水平的目的。

    (3)通过物资管理系统的运行,提高了关键岗位员工的技能水平,使得徐州发电厂的整体素质得到了提升。在项目实施初期。主要面向企业管理层,开展讲座,帮助企业的管理者在了解系统基本原理的基础上,了解系统提供的数据信息,利用系统查询各项业务指标,分析业务状况,了解企业运营状况;在项目实施的中后期,主要是面向实际操作人员和业务骨干,通过培训和模拟网上操作环境,帮助业务人员熟悉系统的基本操作方法,迅速掌握系统的使用方法以及应用模块与业务流程的联系。现在,所有物资管理系统所涉及的班组,部门的相关人员已经可以熟练的在计算机上进行操作了。

6 结 语

    现在,徐州发电厂物资管理系统已初具规模,并稳定地运行于各部门、班组。通过实施,造就了一批能熟练应用计算机的管理人员,也培养了一批懂企业管理的计算机应用软件实施人员。ERP在物资管理系统的应用所带来的管理模式的改变和企业效益的提高,一定会为徐州发电厂的管理信息化进一步应用与推广打下坚实的基础。

Tags:ER RP P在 在徐 

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