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解读ERP项目监理的基本概念实施要点
作者:admin;更新时间:05-22 10:30

  核心提示: 一、 监理的必要性(一)监理是信息产业价值链进一步分工的产物在信息产业价值链上有三层,第一层是软件商,他们主要的任务是开发软件;第二层是实施队伍,他们以实施顾问的身份出现,第三层是咨询公司,...

一、 监理的必要性

(一)监理是信息产业价值链进一步分工的产物

在信息产业价值链上有三层,第一层是软件商,他们主要的任务是开发软件;第二层是实施队伍,他们以实施顾问的身份出现,第三层是咨询公司,提供信息化战略咨询,他们针对企业信息化过程中的流程再造、组织变革、管理变革为企业提供信息咨询。但目前,国内并没有形成明显的三层结构:即做软件的做软件,做实施的做实施,做咨询的做咨询。其中,咨询公司往往都在做实施,实际上无法扮演咨询角色,也就是说咨询公司不能作为用户朋友的身份出现。此外,有些软件公司既做软件开发,也做系统实施,更做管理咨询。在这些情况下,咨询方是站在软件商的立场上,为确保用户方的利益,监理便应运而生。

(二)企业实施ERP的经验不足,需要监理给予必要的指导

管理信息系统对大多数企业来讲并不陌生,但ERP就不然。ERP的实施对绝大多数企业而言往往都是首次遭遇,严重缺乏经验。由于ERP在国内还只有少数企业在应用,再者ERP本身严密的科学性、高度的集成性和实施的复杂性,往往使企业在实施过程中始终会感到心里不踏实,出现问题不知采取何种对策,更谈不上对可能出现的问题预先制定防范措施。因此,需要中立的第三方监理给予必要的帮助,指导企业实施ERP。

(三)引入ERP监理机制是规避ERP风险的需要

ERP投资大、风险高。一家调查机构对美国年营业额在5亿美元以上并采用了ERP系统的公司进行的研究结果披露,ERP 系统采用成本超过预计成本的178%,安装时间超过预计时间的230%,使用后公司亏损却达到令人惊讶的59%。根据以上所述,ERP是一个高风险的企业管理系统工程项目。需要有中立的第三方在项目的绩效控制、项目进度控制、项目成本控制等方面对整个ERP项目进行协调,化解ERP 实施风险。此外 , 监 理的产生也是分担信息化风险的需要。对于大型信息化项目的风险是不容易控制的,通过授权监理公司,使监理公司承担了一部分项目风险

(四) 企业和实施顾问公司之间利益冲突,需要ERP监理从中化解

企业关注的是实施信息化系统后对企业的实际效果如何;而实施顾问公司更为关注项目的成本与利润控制。特别是实施公司为了争夺客户,在与客户接触的前期阶段过分夸大项目的预期效果,过分提高客户的项目期望等等,信息不对称都为后续出现的项目矛盾或纠纷造成了隐患。另一方面,企业由于对信息技术认识差距,要求对实施过程计划更改,对实施结果与软件实施商的认识分歧等,也造成误解和冲突。要减少或消除这种信息化不对称和工作不协调,有必要引人监理机制,从中做必要的协调,化解潜在利益冲突。

二、监理的基本概念

(一)监理的含义

“监理 ”一 词是指人们对一种行为活动的监督理顺。信息化监理源自于国外,20世纪90年代由国内咨询公司引进。ERP监理受业主(企业)的委托,依据国家有关法律、法规、技术标准和信息系统工程监理合同,对该单位信息工程项目的全过程进行监督管理,并站在第三方的立场上,公正地协调企业、软件公司、实施顾问的关系,通过监督、审查、控制ERP 各个模块的实施,使系统按预定的质量、进度、投资目标全面上线。可以看出,监理的服务对象是企业,但代表了企业、实施顾问、软件公司等各方的利益。

(二)监理的内容

总的来说 ,ERP监理的内容可概括为:“三监督,三控制,一协调,一审查”(见图1)。

1.三监督。三监督是指事前监督,事中监督、事后监督,即:ERP 系统实施前监督、实施过程中的监督、实施后的监督。监理专家围绕整个ERP的实施过程,对关系到ERP 顺利实施的各个因素进行监督,并针对潜在的风险提出解决方案,及时地把风险控制在预定的范围内。

2.三控制。“三控制”是指质量控制、投资控制、进度控制。质量控制是指监理专家在实施前对软、硬件质量进行控制,例如,发放评测问卷,评测软、硬件的质量,协助企业选择软、硬件系统,并在实施的过程中,对系统实施效果进行必要的控制,使其上线后系统的质量水平达到预定的目标。投资控制是指监理专家在ERP系统的实施过程中,对软、硬件、人员的投人,确保把ERP的投资控制在预定或企业可以承受的范围内。进度控制是指监理专家在信息系统的实施进程中,按预定的目标控制系统的实施进度,即确保系统的实施进度按计划进行,力争不延期、不提前。

3.一协调。站在公正的角度协调软件开发商、用户之间的可能、潜在的冲突或矛盾,理顺企业、软件、实施顾问三者之间的关系。

    4.一审查。监理专家对项目的所有阶段性成果,或者里程碑式的成果,包括整个项目的技术路线、技术策略、技术方法、项目管理的方法与策略等与项目有关的情况进行审查,并给出评估意见。

(三)监理的费用

理论上讲 ,ERP监理的构成是监理单位在ERP项目监理活动中所需要的全部成本,再加上应交纳的税金以及监理公司应获取的合理的利润。一般工程建设监理费用的估算方式,通常是在工程的概算中列支。所以,一些ERP项目监理的费用也是按照占整个项目费用的3%一5%左右估算。但是,监理费用的定价也可采用灵活的方式,根据双方估计的工作量定价。

(四)ERP项目监理的组织保证

对于实施 ERP系统,监理机构可根据工程项目规模、性质及业主对监理的要求,委派合适的人员担任项目的总监理工程师,代表监理单位全面负责该项目的监理工作。总监理工程师对内向监理单位负责,对外向业主服务。在总监理工程师的具体领导下组建项目的监理班子,并根据签订的监理委托合同,制定监理规划和具体的实施计划,开展监理工作。总监理工程师应进人企业ERP决策委员会,和企业其它的高层领导、实施顾问一起工作,并拥有建议权。

三、监理的过程

2003 年 ,笔者所在的研究队伍承担了某集团型企业ERP项目监理,经过5个月的实施工作,该企业的ERP系统全面上线。ERP项目实施期间,监理组开展的工作主要集中在三个方面。

一)项目实施前监理

在ERP项自实施前,监理的专家主要的任务是全面调研企业的现状,明确企业对信息化的需求,协助企业明晰ERP要为企业自身解决的问题。在此基础上,协助企业开展ERP软、硬件系统和系统实施顾问公司的选择。监理专家以评测的方式对系统软、硬件的功能、技术性能、价位、技术支持等方面评测,确保企业选择满足需要的、高性价比的ERP软件系统和硬件系统。此外,监理专家还应对系统实施顾问的资质、服务能力、实施费用进行评测。必要的时候,监理专家有必要协助企业进行软、硬件系统和实施顾问的商务谈判。

(二)项目实施过程中监理

项目过程监理主要是指在项目实施过程中,对项目实施进行监督和控制,其主要作用和任务是:控制项目实施过程中投人的各种资源和达到的目标,使之达到项目实施计划的要求。项目实施阶段监理工作的主要目的:控制项目质量、进度和费用目标,为项目验收打好基础,实现和满足用户需求。

在项目的实施过程中,监督和控制的依据是计划和目标,监督和控制的目的是要使实施工作按计划进行并达到预期的目标。当有问题发生时,其直接的表现就是实施结果偏离了原来的计划和目标,在这种情况下,项目监理的工作,就是要及早发现这种偏离,分析原因,提出校正偏离的建议。

1.需求诊断。

(1)开展ERP项目策划。协助企业确定ERP总需求、企业拟解决的问题、系统实施的总目标。(2)监理协助企业开展需求调研、完成调研报告。监理专家应参与的工作有:协助企业开展信息化现状(如计算机数据,现有的软件,信息人才储备等)、企业信息化系统应用情况、企业自有信息化技术人员情况、企业竞争力简述、采用信息化业务发展的要点、当前企业基本业务原有流程、业务任务下达与分解过程、目前经营、计划、调度重点业务信息等多方面的调研。(3)需求分析。和企业、实施顾间一起,研究企业对信息化的需求;明晰企业现有流程和ERP系统的冲突;参与企业的业务流程重组。

2.企业蓝图。

在企业蓝图阶段,监理专家应根据需求分析阶段得到的分析结果,审核企业组织结构是否能适应ERP的需要;部门业务流程是否详细,部门之间的业务流程是否流畅;培训计划是否全面、可行。

3.系统准备。

 

系统准备包括软、硬件的准备,也包括人员的准备。监理专家将根据企业草图的需求、,检查软件、硬件系统是否齐全,实施顾问是否得力、是否到位;同时,企业自身的人员投人是否合适,是否能支持系统全面上线。此外,监理专家还应仔细检查企业基础数据准备是否齐全,培训材料是否易于员工学习,员工培训是否到位,用户手册是否完整、规范等。

4.系统实施。

 

在系统实施阶段,监理专家将对系统各模块进行单元测试,并对所有模块一起执行系统整合测试,以确定所有ERP作业是否均符合企业蓝图所订定的流程。在此期间,监理专家应及时地协调实施顾问和部门工作人员发生的冲突,并对出现的问题提出建议,供ERP项目决策委员会参考。

5.系统评佑。

系统评估是指监理专家协助企业对上线后的系统实施情况进行评估。在系统评估阶段,监理专家主要的任务是评估系统的实施结果,如可比生产成本降低情况,库存占用资金的减少情况,生产计划的执行情况等,并能针对实施结果的缺陷提出校正的意见。

(三)项目实施后监理

项目后期监理,是指在项目实施完成以后,再对项目整个实施过程进行回顾、分析和评判,考察项目实施结果,分析项目实施的得与失。项目后期监理工作的主要目的:通过系统试运行,考察系统是否达到合同规定的各项要求,是否满足用户需求。在项目实施后期,监理主要应参与的工作有:组织审查系统试运行方案和项目验收大纲;检查系统的试运行工作日志或纪录;审查各专业(布线、网络、软件)的初步验收测试报告;组织计算机网络系统验收测试;组织应用系统的验收测试;组织项目的考核和验收的评审会议工作;协助办理系统和文档的交付;编写并提交项目监理总结报告。

四、ERP项目监理的基本要求

ERP项目监理是近年才出现的新事物,对于监理目前并没有相应的法则或法规加以规范化。笔者就所处研究队伍近年来开展的ERP项目监理工作出发,认为:

(一)监理是中立的第三方中立机构

ERP项目区别其他项目的特殊性在于它是对业主自身的管理变革,业主具有双重身份,既是项目的所有者,同时又是项目的核心主体,ERP项目的工作量很大一部分必须由业主方自己完成。监理为保证项目按进度正常推进,除了根据项目合约对实施顾问进行监控,也必须对业主进行监控,即:监理处在第三方中立的位置,既要对业主负责,也要对实施顾问负责。

(二)全面了解企业的状况

ERP系统贯穿于产品设计、制造工艺、生产计划、生产作业与控制和财务成本等制造性企业关注的各个管理环节,将企业的不同环节之间的不同职能如计划和日程安排、采购、生产、融资等的关键数据和沟通信息整合起来。实施ERP 系统将会对企业的生产管理、财务、销售、库存等诸多方面带来深刻的变革。作为ERP项目监理,有必要全面了解企业的生产状况,并从系统的角度出发,协助企业做信息化规划,进而选择合适的软、硬件系统,以及适合企业需要的实施顾问。

(三)对ERP系统有充分的认识

要做好ERP项目监理,须全面把握ERP的原理、系统导人等技术;能准确的预测企业实施后,企业会发生的变化;并能根据企业的现状,充分估计企业在实施ERP的过程中,可能出现的问题。如果监理专家对ERP本身没有深刻的认识,就无法协助企业选择适合企业的ERP软件,同时也无法有效地帮助企业开展业务流程重组。

(四)具备技术和管理集成的能力

ERP系统是一个集信息技术与先进管理思想为一体的集成性系统。一方面是由于ERP系统一般需要综合运用自动监控、通信网络、软件工程等诸多先进技术。另一方面ERP系统的实施要对企业的业务流程做必要的重组与再造,涉及到企业管理方式的变革;企业实施ERP,大多出自于以企业发展战略的考虑,ERP系统的导人会更多地反映企业的战略思想。因此,作为监理专家,应从信息技术和管理思想集成的角度,企业发展战略的角度来理解ERP,并协助企业推进ERP的顺利实施和应用。

(五)监理专家应具有咨询能力

 

从概念上 “监理”沿用了建筑行业的监理概念,对ERP来说,监理应包含部分咨询的内容。国外只有一个大咨询的概念,有管理咨询、技术咨询、工程咨询还有财务审计咨询等不同的层面。具体到工程咨询和技术咨询,我国在20世纪80年代借鉴国外经验的时候用了“监理”这个词。这表明,监理由咨询派生而来,监理专家应具备咨询的能力,能在企业业务流程重组中,对各个模块,如生产管理、库存、销售等,就技术和管理问题向ERP决策委员会提出建议。监理专家主要的任务是监督并控制系统的实施,从理论上讲监理专家处于总揽全局的地位,他应比实施顾问具备更强的咨询能力。

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