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库管王软件应对库存控制与风险管理
作者:admin;更新时间:10-31 11:50

  库管王软件应对库存控制与风险管理

  (一)进行合理的存货分类

  发电企业所用原材料的品种和规格繁多,而且收发频繁,为加强对原材料的管理,必须对原材料进行合理分类。将原材料分为委托加工材料、外购件、备品备件、辅助材料等,对每一类原材料分类建帐。设置分类明细帐反映外协加工件的名称、数量、加工费用和运杂费,计算委托外单位加工但尚未加工完成的外协件的实际成本。

  库管王软件技术人员表示必须对一些自制半成品件进行管理,以便从财务帐上能反映出半成品的加工过程。另外,可以根据存货的重要程度,采用ABC控制法,将其分为ABC三种类型。ABC 控制法的基本原理是处理事情要分清主次、轻重, 区别关键的少数和次要的多数, 根据不同的情况进行分类管理。发电企业的存货种类、规格繁多, 价格不等特别是电煤, 各发电机组辅助配件需求量和需求时间也不统一。

  A类存货品种占全部存货的10%~15%,资金占存货总额的80%左右,实行重点管理,如大型备品备件等。B类存货为一般存货,品种占全部存货的20%~30%,资金占全部存货总额的15%左右,适当控制,实行日常管理,如日常生产消耗用材料等。C类存货品种占全部存货的60%~65%,资金占存货总额的5%左右,进行一般管理,如办公用品、劳保用品等随时都可以采购。通过ABC分类后,抓住重点存货,控制一般存货,制定出较为合理的存货采购计划,从而有效地控制存货库存,减少储备资金占用,加速资金周转。

  (二)库管王软件制定合理的存货周转流程

  针对公司的具体情况,以财务部为中心制定一套适合本公司的高效合理的存货周转流程。还是以发电企业为例,市场部、生产调度中心、生产部、采购中心、库房、车间按照流程填制各类单证, 保证电煤等原材料的采购、领用、生产、并网输出, 使每一环节物流、单证流同步进行,财务部根据单证按照一定的方法及时记帐,对重点存货做到永续盘存,从财务帐上反映出产品的生产过程。发电企业具体可采取如下措施,在采购、入库、领用等流转环节实行内部控制:

  1、 库管王软件做出合理的采购计划

  由各使用单位根据单位预算、实际需要等情况, 向物资供应部、机电部等单位提出采购申请, 经物资供应部、机电部、技术部、财务部等相关部门根据规定的职责、权限和程序对采购申请进行审查, 制订采购计划, 经矿分管领导审核批准后, 由物资供应部、机电部集中批量采购

  2、库管王软件加强采购过程的内部会计控制

  为了实现生产目标,必须保证原料的供应及时,不至于发生原料短缺的现象,因此采购计划必定按照生产计划来进行。生产部门只是管生产,其目标就是完成计划中的产量,如果完成了就没有自己的责任;采购部门按照生产部门的要求进行采购,只要保证原料供给正常,也就完成了自己的使命。因此销售部门的预测是否准确具有决定性的意义,一旦销售预测过高(或过低),在这种模式之下,生产和采购并不能立即降低(增加)其产量和采购量,这就会导致生产和存货的大幅度振荡。

  销售部门因为来自领导层的压力、部门的盲目乐观心理往往会过高地预测销售的需求,这样存货的膨胀就难以避免。即便是在预测过低时,因为缺货现象往往导致各个部门增加安全存货的要求,存货也会因此而上升。针对以上情况,应制定“货比三家”制度和“货物跟踪卡”制度, 根据制订的采购计划, 由采购部门、技术部门对市场的商品进行比质比价, 综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等条件, 确定供应商和采购价格, 订立采购合同; 对一些金额较大的设备和配件等重大项目采取招标方式进行采购。

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  3、完善验收制度

  采购过程完成后, 验收部门要根据采购计划, 对采购回的货物进行验收并入库, 填制相应的验收报告、记录, 并配合使用单位填制“货物使用跟踪卡”, 以保证货物的合格和正常使用。

  4、严格控制领用环节

  材料领用实行计划控制、归口管理、严格考核。每年由生产部、技术部、物资供应部、机电部、通风区、财务部等职能部门的管理人员根据生产过程中的历史成本支出数据, 结合集团公司批准的材料消耗指标, 考虑材料的可回收复用性, 制订各自所管辖的材料使用计划, 并把计划指标进行分解, 分解到各科室、各队组, 再根据各使用部门的使用情况, 进行月考核、季度考核和年度总考核。

  同时,大力开展修旧利废项目。发电行业的特殊性使得材料存在很大的回收复用价值, 一些使用过的材料、配件经过技术人员的维修、加工, 再经过检验、验收后, 重新利用, 对于余热、煤渣也可开拓新的利用途径,这样既增强了员工的节约意识, 又大大降低了采购成本。

  5、建立内部稽核制度

  库管王软件技术认为采购、保管、记帐应分工而不能由一个部门担当,部门之间互相稽核。财务部对仓库的稽核只能通过实物盘点,才能做到帐物相符,如帐物不符,应及时查找原因,进行相应的帐务处理,制定盘点制度按每季度进行一次由财务参加的实物抽盘,年度进行一次存货的全面盘点。财务部对销售部门也应稽核,核查销售部门从仓库领货发货后是否已开票,款项是否收回,领货至开票给客户之间存在着时间差,有可能会导致物品从仓库已出库而财务尚未出库,造成帐帐不符,因而应加强不定期稽核的频度。

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